工作设计：含义与意义

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将工作的具体任务分离并记录下来的过程称为“工作设计”。工作流管理是指将独立的任务以有条理的方式组织成一个统一的整体，以实现一组共同的目标。人力资源经理的首要关注点应是在公司内部创建和维护职位描述。

什么是工作设计？

工作创建遵循工作分析。工作分析规定了完成一项任务所需的技能、经验和教育水平。另一方面，工作设计侧重于如何最好地构建工作的职责，使其对员工和公司都具有生产力。人力资源管理最近引入了工作设计的概念。过去需要让人力资源专家意识到工作设计对员工的生产力和士气至关重要。组织不当的劳动通常会导致无聊、不快乐、高员工流失率、绩效低下以及公司成本增加。换句话说，工作设计就是使工作适合员工技能和经验的过程。

工作设计的技巧

包括

工作轮换

员工在企业内职位之间流动是一种常见的活动。这扩大了技能范围，有助于让员工了解潜在的新任务，并帮助他们通过多样化的经验学习。这些举措可以提高员工的积极性和灵活的部署，从而易于替换参与者。最基本的工作设计类型是在相当简单的作业之间快速轮换员工（一小时、半天、每天）。例如，麦当劳的员工有一天可能准备薯条，第二天烤汉堡，下一班接待顾客，然后在服务台取饮料。

这种工作轮换的好处很多。由于每位员工必须定期将注意力转移到新的活动上，因此首先降低了损坏的可能性。此外，重复性劳损（如腕管综合征）的发生频率也可能降低。其次，随着员工掌握了一系列职责，他们变得更加适应，能够顶替生病或离职的员工。第三，从基层提升起来的管理人员能够更好地了解整个业务的运作方式。工作轮换的主要缺点是每个职责都变得与其他简单的职责一样单调。

此外，绩效和工作满意度可能会下降。然而，一些研究支持轮换的积极影响，特别是在交叉培训和为个人承担更多责任做准备方面。无论如何，与不采取任何行动相比，工作设计是更好的选择。

工作丰富化

工作丰富化是对工作设计中早期、更简单的工作轮换和工作扩大策略的扩展。其理念是，为了激励员工，必须创造工作机会，以提供成就、认可、责任、发展和成长的机会。这是赫茨伯格双因素激励理论的逻辑延伸。该策略包括“丰富”任务以包含这些要素。工作丰富化包括：设计包含更广泛工作相关任务的工作、需要更深层次的理解和技能、赋予员工更多规划、指导和指挥其绩效的自主权和责任、以及提供个人发展和有意义的工作体验的机会。工作量在垂直方向上增加；完成的事情不一定更多，但责任和义务更多。例如，员工将被赋予一个完整的任务循环来完成（工作扩大），并且值得注意的是，他或她将审查自己的绩效（责任）并在其上打上个人标识（责任）。这将取代员工完成常规、专门的任务，然后将其转移给另一个人，最终由检查员进行检查的做法。

从本质上讲，在某些情况下，工作丰富化可能会阻碍员工的工作场所社交生活。考虑到一些可能的缺点，工作丰富化仍然是一种可行的策略。研究表明，它通常会产生积极的结果（更多员工满意度和客户服务、更少的员工负担以及更少的员工错误）。一项研究表明，当员工从事具有挑战性、要求高的任务，并且在具有支持性、非控制性主管的环境中时，他们的创新性要高得多。然而，管理层仍然需要谨慎地使用工作丰富化，并考虑细致入微的人力和环境因素。工作丰富化的工作特征模型是朝着正确方向迈出的一步。

工作简化

工作简化是工作扩大的反面，是一个例外。减少当前角色中的任务以缩小其范围被称为工作简化。工作简化是消除技能差异以产生一个更清晰的任务。当工作随着时间的推移而增长，并因工作蔓延而变得难以维持时，可以使用它。

工作扩大

此工作设计程序将增加员工完成的职责数量。与沃尔玛的收银员或货架整理员相比，销售员的工作职责扩展到包括接待顾客、达成交易、协助信用卡申请、整理商品以及订购更多库存。拥有更多职责的员工可以使用更多技能来完成他们的任务。但是，扩大通常会导致生产力下降，从而降低工作效率。企业在低劳动力成本方面相较于全方位服务的百货商店的优势将很快且显著地消失。然而，员工敬业度和满意度的提高并非总是工作扩大带来的结果。例如，现代裁员的主要结果之一是将更大的工作分配给组织中剩余的员工。由于“下一个就是我”的担忧以及工作量的巨大增加，幸存下来的员工比之前更不满意，与组织的脱节程度也更高。

工作设计的重要性

工作规划和工作组织采用整体方法来定义组织内部的任务、程序和相互关系，以平衡技术目标与企业及其员工的目标。在 20 世纪 70 年代，由于旷工、绩效管理需求的增加以及大量新的员工规则的引入，从事人力资源管理 (HRM) 的人员难以创造新的工作。20 世纪 80 年代，新技术以及随后生产成本向机器转移的转变导致工作场所发生了重大变化。当经济衰退时，裁员变得必要。考虑到这些变化的背景，工作结构正在重新评估。20 世纪 90 年代的快速变化首次对设计工作和组织工作场所的最佳方式提出了质疑。工作再设计成为讨论的重要话题。

工作设计的目标

这些是

• 促进员工对工作的热情和满意度

• 提高员工的士气和产出

• 通过确定需要额外培训的地方来提高员工的能力

• 通过确定最需要培训的地方来提高员工的绩效。

• 解决员工敬业度方面当前存在的问题

• 确保更安全的工作环境

• 提高公司内部沟通方法的清晰度和有效性

• 最大限度地发挥员工在工作场所的潜力

• 减少不必要的监督、检查和控制层级

• 通过建立严格的客户服务标准。

• 通过减少浪费来最大限度地降低成本。

工作设计的指南

包括

• 明确定义职责并将它们组织成职能团队

• 明确职位职责和期望

• 在职位说明中包含足够的自由度，以便自己决定如何完成任务

• 为员工提供参与战略规划的途径

• 详细描述工作的条件，包括工作场所

• 员工敬业度提升

• 及时向员工提供绩效反馈

• 及时认可和正确地支持员工

• 建立可靠的沟通机制，以便员工能够提供有价值的意见。

绩效目标

包括

质量

员工开发高质量产品和服务的能力会受到工作设计的影响。采取安全措施至关重要，但营造鼓励员工寻找改进绩效和减少错误方法的环境也同样重要。

速度

高效地完成工作通常是工作设计中的首要任务。紧急服务人员快速响应紧急情况并可能挽救生命的能力在很大程度上取决于其工作的结构（他们接受培训的任务种类、其批准程序中活动的顺序、他们被赋予采取适当行动的自由度等）。

可靠性

第三，我们希望确保我们的产品和服务始终可以可靠地按需提供。例如，在邮政服务中，邮政工作人员服装的“设计”、工作时间、多任务处理能力以及由于适当的员工-机器界面设计而能够正确使用分拣设备的能力，都可以促进信件和包裹的可靠投递。

适应性

能够快速轻松地适应出现的新的情况。工作设计会影响新产品或服务、产品组合变化、数量变化和交付变化的空间。多技能员工可能更能胜任各种型号和产品的推出。

成本

费用任务设计的所有方面都会影响生产力，进而影响工作的成本。我们所说的“产出”是指每小时服务的客户数量或每位员工生产的商品数量。工作组织方式也将对另外两个更重要的目标产生影响。

健康和安全

无论工作设计做了什么其他事情，都不得危及执行工作的人员、运营的其他员工、可能在场运营的消费者或运营生产的产品的最终用户的健康和安全。

工作生活质量

提高员工的工作幸福感在评估工作绩效时，应考虑工作安全、工作满意度、挑战、晋升机会、压力水平以及对工作世界的整体看法。

重新设计工作

工作设计在不断发展；影响员工绩效的外部因素也在不断变化。技术进步、对工作的文化期望、工作设计的工效学、组织实践和个人因素都会影响人们在工作中的表现。预先存在的工作描述只会有效很短一段时间。为了反映新的事实和理想，必须重新设计职业。在重新设计期间，许多工作可能会被裁减，其职责可能会发生变化，并且可能会增加新的奖励。

结论

工作设计通过简化流程、建立公平的补偿以及识别和消除浪费来提高效率。使角色和职责更加透明、简化工作流程、消除冗余任务以及增加员工责任都是好处。资源分配只是人员管理的一部分。这些因素影响着工作中的动力、承诺、额外努力和满足感。通过工作扩展、丰富和转换得到改善。