获取资源 – 最佳实践！

许多项目经理都知道在正确的时间获取正确资源的痛苦。而且，当需要大量资源时，问题会成倍增加。甚至在某些情况下，由于资源短缺，项目会延迟，经理们不得不面对客户的指责。因此，通过准确评估项目的范围来估计完成工作所需的资源数量，从而对资源计划给予适当的关注非常重要。

尽管许多公司拥有专门的资源池，这为直接从中获取所需资源提供了机会。但并非所有公司都是如此，可能没有资源池或池中资源很少。在这种组织中，项目经理必须四处奔走，敲开各个部门的大门，以在内部获取所需的资源。当组织采用矩阵式结构时，问题会更加严重，因为部门负责人对其下属的资源拥有完全的控制权。

项目何时需要额外资源？

最初，项目开始时只有少数预先分配的核心成员，但在计划阶段之后，需要更多资源来执行项目工作。根据项目的规模和预算，所需资源的数量可能会有很大差异。

让我们讨论一下项目中需要额外资源的情况。

• 通常，在启动阶段，一些成员参与项目的计划和设计活动。但是，一旦工作分解结构 (WBS) 准备就绪并估算了工作活动，就会出现对额外资源的需求，以开展这些活动。根据该数据，他们开始进行资源招聘流程，以在内部和外部获取所需数量的资源，以组建项目团队。
• 有时，由于各种原因，现有团队无法在现有资源的情况下按时完成任务。然后需要应用进度压缩技术来加快工作进度。快速跟踪技术需要向团队注入更多资源来加快工作速度。
• 此外，当一些资源离开团队或出现对特定技能资源的需求时，项目中需要寻找新的资源。但在这些情况下，经理通常有足够的时间来获取所需的资源。

在添加所需资源时，您需要谨慎处理与此相关的以下风险。

一些额外资源的风险

• 新增资源的经验应与项目需求相匹配，否则会导致工作质量低下。
• 所需的知识和技能应与项目工作所需的技能相当。
• 需要谨慎管理项目的预算，因为增加资源会增加项目的成本。
• 还需要有效分配工作，避免重复。

正如我们所讨论的，在需要时拥有额外资源至关重要。但是，资源获取并非易事，尤其是在矩阵式组织中，适当的谈判是获取所需资源数量的关键。

谈判的艺术 – 关键作用

谈判是指有效地进行讨价还价以获得所需资源的艺术。谈判的程度取决于具体情况。

在矩阵式组织中，您必须与职能经理协商，而在其他情况下，您可能需要与您的赞助商协商。

让我们讨论一下，作为项目经理，您需要与谁协商。

职能经理 – 对于矩阵式组织，您需要与职能经理协商。讨论资源数量以及他们在您的项目中使用资源的时间段。获得批准，授权资源在您的项目中工作，直到他们从职责中解脱出来。

• 外部顾问 – 根据您组织的流程，项目经理可能不会直接与外部顾问打交道。许多组织设有指定的人力资源团队来处理各种供应商、承包商以聘用外部资源。在某些情况下，人力资源团队会直接从市场上聘用外部资源。
• 项目经理 – 有时您可能无法从资源池中获得所需的资源，但其他项目中有一些占用率较低的资源。在这种情况下，您需要与其他项目经理协商以获取资源。

选择合适的候选人

选择合适的候选人是需要完成的关键任务之一。该决定对项目的成功有重大影响；一些错误的选择可能会使您的项目面临风险。在为项目选择资源时，需要考虑许多重要的标准。

让我们讨论一下在选择资源时需要格外注意的标准。

• 成本− 在继续决策之前，了解您的项目预算。新增资源的成本不得超过预估预算。您需要根据经验水平调整分配给不同资源范围的预算。
• 可用性− 在选择候选人之前，请检查他们加入项目的日期。根据您的要求，应接受加入日期。此外，在资源开始实际工作之前，为培训和知识转移留出缓冲时间。
• 经验− 确保资源的经验水平与项目的需要相符。经验不足的候选人在需要时可能无法展现所需的胜任能力。
• 知识和技能− 另一个重要因素是确保资源具备项目所需的知识和技能。您可能更喜欢那些之前在同类项目或工具中拥有工作经验的资源。
• 态度− 行为评估是资源选择中的另一个重要因素。新增资源不应扰乱团队的运作。他们应该与团队紧密合作，坚定地相信团队合作。

除了上述标准外，在选择候选人时，您还可以考虑其他一些因素。您可能需要一些具有现场工作知识和经验的资源。此外，根据需要寻找在特定工具方面有经验的候选人。

一旦选定了资源，请密切关注整个流程，直到他们加入团队。在许多情况下，观察到最终确定的候选人在最后一刻改变了加入团队的计划，这肯定会影响您正在进行的项目的工作。

有时，您可能无法获得所需数量的资源来与现有团队一起工作。在这种情况下，您可以从其他位置获取虚拟资源。电子邮件、电话、视频通话、网络会议等最新通信技术的可用性使您可以轻松管理虚拟团队。如今，许多公司更愿意让员工在家中工作。

Samual Sam

更新于： 2020年7月14日

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