获取资源需谨慎

许多项目经理都深知在正确的时间获取正确资源的痛苦。而且，当需要大量资源时，问题会成倍增加。甚至在某些情况下，由于资源短缺，项目会延误，经理们不得不面对客户的责难。因此，通过准确评估项目的范围来估计完成工作所需的资源数量，从而重视资源规划非常重要。

尽管许多公司拥有专门的资源池，这为直接从中获取所需资源提供了机会。但这并非所有公司都一样，可能没有资源池，或者资源池中的资源很少。在这种组织中，项目经理必须四处奔走，敲开各个部门的大门，以内部获取所需的资源。当它是一个矩阵式组织时，问题会更加严重，部门主管对在其手下工作的资源拥有完全的权力。

项目何时需要额外资源？

最初，项目开始时只有少数预先分配的核心成员，但在规划阶段之后，需要更多资源来开展项目工作。根据项目的规模和预算，所需资源的数量可能会有很大差异。

让我们讨论项目中需要额外资源的情况。

• 通常，在启动阶段，一些成员参与项目的规划和设计活动。但是，一旦工作分解结构 (WBS) 准备就绪并且工作活动得到估算，就会产生对额外资源的需求来开展这些活动。基于该数字，他们开始内部和外部招聘资源的过程，以组建项目团队。
• 有时，由于各种情况，现有团队无法在现有资源下完成期限。然后需要应用进度压缩技术来加快工作进度。快速跟踪技术需要向团队注入更多资源以加快工作进度。
• 此外，当一些资源离开团队或需要特别熟练的资源时，项目中需要寻找新的资源。但在这些情况下，经理通常有足够的时间来获取所需的资源。

在添加所需资源时，您需要仔细处理与此相关的风险。

额外资源的一些风险

• 新增资源的经验应与项目需求相匹配，否则会导致低质量的工作。
• 所需知识和技能应与项目所需技能相当。
• 需要谨慎管理项目的预算，因为增加资源会增加项目的成本。
• 还需要有效分配工作以避免重复。

正如我们所讨论的，在需要时拥有额外资源至关重要。但是资源获取并非易事，尤其是在矩阵式组织中，恰当的谈判是获取所需资源数量的关键。

谈判的技巧——关键作用

谈判是有效讨价还价以根据需求获得所需资源的技巧。谈判的程度取决于具体情况。

在矩阵式组织中，您必须与职能经理协商，而在其他情况下，您可能需要与您的赞助商协商。

让我们讨论一下，作为项目经理，您需要与谁谈判。

职能经理 –对于矩阵式组织，您需要与职能经理协商。讨论资源数量以及他们在您的项目中将利用这些资源的时间段。获得批准，授权资源在您的项目中工作，直到他们从责任中释放出来。

• 外部顾问 –根据您组织的流程，项目经理可能不会直接参与外部顾问。许多组织都指定了人力资源团队来处理各种供应商、供货商和承包商，以雇用外部资源。在某些情况下，人力资源团队会直接从市场上招聘外部资源。
• 项目经理 –有时您无法从资源池中获得所需的资源，但其他项目中有一些资源占用率较低。在这种情况下，您需要与其他项目经理协商以获取资源。

选择合适的候选人

选择合适的候选人是需要完成的关键任务之一。该决定对项目的成功有很大影响；一些错误的选择可能会使您的项目面临风险。在为项目选择资源时，需要考虑许多重要标准。

让我们讨论在选择资源时需要格外注意的这些标准。

• 成本 –在继续决策表之前，请了解您的项目预算。新增资源的成本不应超过估计预算。您需要根据经验水平调整分配给各种资源的预算。
• 可用性 –在选择候选人之前，请检查加入项目的日期。根据您的要求，应接受加入日期。此外，在资源开展实际工作之前，请为培训和知识转移保留缓冲时间。
• 经验 –确保资源的经验水平与项目的需要相符。经验不足的候选人在需要时可能无法展示所需的胜任力。
• 知识和技能 –另一个重要因素是确保资源拥有项目所需的知识和技能。您可能更喜欢那些在相同类型的项目或工具中拥有先前工作经验的资源。
• 态度 –行为评估是资源选择中的另一个重要因素。新增资源不应扰乱团队的运作。他们应该与团队紧密合作，坚定地相信团队合作。

除了上述标准之外，您在选择候选人时还可以考虑其他一些因素。您可能需要一些拥有现场工作知识和经验的资源。此外，根据需要寻找在任何特定工具方面拥有经验的候选人。

一旦选择好资源，请密切关注整个过程，直到他们加入团队。在很多情况下，最终确定的候选人会在最后一刻改变加入团队的计划，这肯定会影响您正在进行的项目工作。

有时，您可能无法获得足够数量的实际可用于与现有团队一起工作的资源。在这种情况下，您可以从另一个位置获得虚拟资源。电子邮件、电话、视频通话、网络会议等最新通信技术使您可以轻松管理虚拟团队。如今，许多公司更愿意让员工在家中舒适地工作。

Samual Sam

更新于：2022年5月10日

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