电子签名如何具有法律约束力?
随着远程工作的普及,电子签名(也称为“电子签名”或“e签名”)越来越普遍。即使员工在家工作,组织也必须继续运营并获得具有法律效力的签署文件。
购买仍需批准,新员工仍需入职,发票仍需审批。用户可以使用电子签名,通过鼠标、触控笔或触摸屏设备在线签署电子文件。企业仍然可以执行公司政策和有效的治理。
电子签名软件可以加快这些日常任务的速度,因为不需要打印、签名、扫描或归档。管理人员甚至可以随时随地使用移动设备批准采购订单或招聘人员。
但是,电子签名是否具有法律约束力呢?
什么是电子签名?
在数字通信中,数字签名通过使用加密技术来验证原始且未经修改的材料,从而确保电子文档或消息的真实性。
电子商务、软件分发、金融交易以及其他依赖于伪造或篡改检测技术的场景都使用数字签名。电子签名也称为数字签名。
以下是数字签名的应用和验证方法:
文档或消息发送者(签名者)或公钥/私钥提供者向最终用户共享公钥。
发送者使用其私钥将加密签名添加到消息或文档中。
最终用户解密文档并检查签名,确认文档是由预期接收者发送的。
数字签名与电子签名
虽然“数字签名”和“电子签名”这两个术语看起来可以互换,但它们并不相同,也不应该混淆。一种说法是,所有数字签名都是电子签名,但并非所有电子签名都是数字签名。
在大多数情况下,数字签名比其他电子签名更安全。最基本的是,电子签名允许某人用自己的名字在文档上签名。数字签名更进一步,确认签名人的身份。在数字签名之前,个人必须先进行某种证书认证。
必须提供密码或PIN,并且签名者必须拥有私钥。
另一种理解数字签名和电子签名之间区别的方法是,将签署并公证的纸质文件与未经公证的签署的纸质文件进行比较。当有人签署文件时,他们会在物理纸张上写下自己的名字或标记。如果他们在办公室或家中的私密环境下签名,则无法验证他们的身份或其他人是否伪造了他们的签名。
电子签名——它们合法吗?
既然您已经了解了电子签名的含义,您可能对它们的合法性感兴趣。是的,您可以使用电子签名签署文件,但这是否使其合法呢?
在三十个欧洲国家、美国和世界上大多数国家,电子签名具有法律约束力。纸质文件上的电子签名可以与笔迹签名具有相同的法律效力和作用。
在所有电子签名具有法律效力的国家,都需要确定以下三个要素:
谁签署了文件?
这是必须验证签名者身份的地方。身份验证可以通过多种方式进行,包括短信、电子邮件和电子身份证,例如瑞典的 BankID。方法提供的安全级别越高,身份验证控制就越严格。
此外,会记录和记录关于每个合同交互的大量数据。请记住,即使数字签名几乎总是优于模拟签名,但这些身份验证方法中没有任何一种是完全安全的!
签署了什么以及目的是什么?
影响签署文件的法律效力的以下因素是文件的內容和当事人的意图。签署的是什么?合同的邀请人是否打算签署并将其在法律上约束在该文件上?
这时,合同的内容和当事人在签署的文件中的声明就变得很重要。如果合同文本在签署之前发生更改,则新的合同要约将成为新的合同。如果有多个当事方被邀请签署文件,则只有在所有当事方都同意内容后,合同才算签署。
电子签名的完整性
文件在签署后是否被篡改或修改?签署后,文件的完整性是确定电子签署文件的法律地位的最终因素。这意味着在各方签署文件后,必须保持文件的完整性,并且不得更改或篡改。
使用基于PKI的电子签名时,文档会被“哈希”并使用非对称加密密钥对进行签名。哈希值作为文档的唯一指纹。这样可以保护文档的完整性,即使对文档进行微小的修改,例如添加逗号、句点或空格,也会导致完全不同的哈希值,表明发生了更改。
电子签名具有法律约束力的标准
如您所见,并非所有电子签名都被视为具有法律效力。显然,您不能仅仅将您的签名拍照,裁剪它,然后将其放入您的文件中以使其“合法”。这种方法不会提供足够的证据,因为其他人可以轻松地将信息从一个文档复制粘贴到另一个文档。
确定谁使用了电子签名、他们的身份以及签署的材料在签署后没有更改的能力将决定其法律效力。