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法学高效办公的Outlook技巧和窍门
数百万人使用Microsoft Outlook管理他们的电子邮件、会议和联系人。它提供了许多功能，但我们很少有人真正知道如何充分利用其功能。当您有效地使用这些有用的功能时，Microsoft Outlook使您能够无缝且高效地完成工作。
下面列出了一些技巧和窍门
使用快速部件避免重复输入
如果您需要反复使用标准文本段落，请将其保存为快速部件，以便轻松插入电子邮件。为此，只需突出显示撰写窗口中的文本，然后转到“插入”选项卡，单击“快速部件”下拉菜单，然后选择“将所选内容保存到快速部件库”。我们也可以通过“快速部件”下拉菜单使用鼠标选择文本，然后右键单击文本以选择放置选项或编辑和管理快速部件。
撰写将在未来时间发送的消息
如果您撰写了电子邮件，但不想立即发送，Outlook可以将邮件保存在“发件箱”中，并在以后的日期发送。撰写您的电子邮件，然后切换到“选项”选项卡并单击“延迟发送”。这将打开一个请求程序，其中包含“不要在……之前发送”字段；输入日期和时间，然后单击“关闭”。点击“发送”后，邮件将被保留到指定发送时间。如果您使用的是Exchange服务器，在设置邮件并将其发送到“发件箱”时，您可能需要使用联机模式，而不是缓存模式。
将邮件分组
如果您收到大量电子邮件，查找相关的邮件可能是一项困难的任务。Outlook可以将电子邮件分组到对话中，以便只需单击一次即可显示所有相关的邮件。您可以通过单击“视图”选项卡，然后选中“显示为对话”来在全局或每个邮箱的基础上设置此选项。单击邮件列表顶部的“按……排列”栏。
为常用搜索创建搜索文件夹
当您在Outlook中搜索电子邮件时，默认位置是您的当前邮箱。如果您经常执行任何搜索，只需保存搜索以方便访问。单击左侧导航菜单中的“搜索文件夹”，选择“新建搜索文件夹”，然后使用向导或手动自定义搜索以满足您的要求。右键单击并选择“重命名文件夹”以给它一个方便的名称。
筛选电子邮件以查找相关邮件
查找特定电子邮件的另一种方法是使用“开始”选项卡中的“筛选电子邮件”下拉选项。选择一个菜单选项，该选项会立即筛选您的邮箱，仅显示特定类型的电子邮件，例如特定日期内的电子邮件、带有附件的电子邮件等等。在筛选的视图中，您还可以键入搜索框以进一步缩小范围。
有关更多搜索选项，请从下拉菜单中选择“更多筛选器……”以显示“搜索工具”选项卡，您可以在其中找到其他设置，以及允许您单击一下即可重复最近搜索的“最近搜索”下拉菜单。
阻止或忽略不需要的电子邮件
如果有人不断向您的收件箱发送垃圾邮件，您可以通过单击“开始”选项卡中的“垃圾邮件”下拉菜单来阻止该发件人的电子邮件。选择“垃圾邮件选项”以打开一个配置对话框，您可以指定哪些邮件被视为垃圾邮件，哪些邮件不被视为垃圾邮件。如果发件人已知，但对话不相关，则单击“忽略”。这不会永久阻止任何人，而是在邮件到达后立即将其和所有未来的邮件移动到“已删除邮件”文件夹。
立即创建新的电子邮件和约会
您可以使用“开始”选项卡上的“新建邮件”下拉菜单创建新的电子邮件、约会、联系人等等。如果您不想打开Outlook界面，只需右键单击Outlook图标即可打开一个跳转列表，提供创建任何此类新项目的直接快捷方式。
使用规则和条件格式排序邮件
“开始”选项卡“移动”部分中的“规则”下拉菜单提供了创建和管理规则的选项，这些规则用于在邮件到达时自动处理邮件。选择“创建规则”，您将可以选择设置各种要检查的条件——发件人、收件人、大小、日期等等——并选择对匹配的电子邮件应该执行的操作。
类似的功能是条件格式，它允许您选择满足特定标准的邮件以具有不同的格式，以便您可以立即在收件箱中发现它们。满足设定条件的电子邮件可以使用不同的字体、颜色、大小、样式和效果进行自定义。为此，只需选择“视图” - “按……排列” - “自定义” - “自动格式”。
从Outlook发送短信
您可以直接向您的联系人发送短信。您需要注册第三方消息服务才能使用此功能。要设置短信，请单击“开始”选项卡下的“新建邮件”下拉菜单，选择“短信”，这将打开一个新的对话框，然后单击以查找您的移动运营商的短信服务。
委派访问您的邮件和日历
委派访问是Outlook的一项功能，允许其他人暂时管理您的收件箱和约会。要设置此功能，请打开“文件”选项卡，然后单击“帐户设置”下拉菜单并选择“委派访问”。单击“添加”，然后输入您要授予访问权限的人员的姓名。您将看到一组权限下拉菜单：默认情况下，您的代表可以访问和更新您的日历和任务列表，而电子邮件和联系人仍然是私密的。
请注意，您的代表必须使用与您相同的Outlook版本，并且您希望他们访问的项目必须存储在Exchange服务器上：他们将无法访问存储在您硬盘驱动器上的邮箱。
双时区设置
如果您在多个时区工作，在安排任何会议之前，了解另一侧的时间非常重要，以避免安排过早或过晚的会议和约会。Outlook可以通过同时显示两个时区来帮助您。要启用它，请转到“工具”|“选项”|“首选项”|“日历选项”|“时区”按钮并添加第二个时区。现在，当您以日历规划程序格式查看日历时，您将看到显示的两个时间刻度。您可以右键单击刻度并选择“时区”来更改时区或交换它们。
“便利贴”
Outlook包含一个内置的便利贴功能，可以帮助保存您以后可能需要的信息，例如您想在其他项目或文档中重复使用的方向或文本。要创建或管理您的便签，请单击“视图”窗格底部的“便签”图标，或者只需在Outlook界面的任何位置按Ctrl+Shift+N。输入便签的文本，该文本会自动保存。
Outlook的键盘快捷键
- Ctrl+R - 回复电子邮件
- Alt+R - 全部回复电子邮件或切换到工作日历视图
- Alt+W - 转发电子邮件或切换到周历视图
- Ctrl+M - F9 发送/接收全部
- Alt+S - 发送电子邮件
- Ctrl+G - 打开“转到日期”对话框，跳转到日历中的任何日期。
- Ctrl + [项目的序号] - 在导航窗格中邮件、日历、联系人和其他项目之间切换。例如，Ctrl+1 用于邮件等
希望这些技巧可以节省您的时间，帮助您更高效地工作，并协调家庭和工作生活。
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