项目管理软件在管理复杂项目中的作用以及为项目团队选择合适的工具

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失败是生活的一部分。然而，当我们谈论“项目”时，失败尝试的比例却令人震惊。普华永道最近的一项研究表明，超过 60% 的项目失败是由于内部项目问题，例如错过截止日期和资源不足。事实上，项目失败的三个主要原因是——糟糕的估算或错过截止日期、范围变更以及资源短缺。

随着各种规模和类型的组织不得不处理众多项目和计划以满足需求，拥有一个项目管理软件解决方案可以提供帮助。这些工具为公司提供了足够的杠杆作用，可以最大化利润并最大程度地减少失败，同时还为他们提供了竞争优势。因此，让我们马上看看项目管理软件在管理复杂项目中的作用，以及如何为您的团队选择合适的工具。

项目管理软件如何帮助管理复杂项目：五大方式

轻松监控

项目管理软件工具帮助管理复杂项目的第一个方法是协助监控过程。满足项目需求的关键方面之一是监管。对项目进度进行严格检查，为库存管理和记录维护创造了空间。因此，各种项目管理软件工具（如 PRISM）可以让组织监控进度和绩效。

改进计划

项目管理软件能够有效管理项目的原因在于简化了计划过程。如果组织从多年的项目管理中吸取了任何教训，那就是项目计划中花费的大部分时间都白费了。但是，借助合适的项目管理软件，这种情况可以发生 360 度的改变。

借助人工智能技术支持的精确和准确预测，项目管理工具可以评估项目的完成时间、成本、范围和进度等约束条件以及更多内容。因此，项目专家能够为他们的项目奠定坚实的基础，确定关键里程碑，了解相关的交付成果等等。

增强项目协作

不用说，团队是任何项目和组织不可或缺的一部分。但是，个人的投入也构成了正在进行的更大项目的很大一部分。项目管理工具通过帮助每个人保持标准来促进更好的团队合作。项目控制软件工具提供时间线、实时更新和文档管理的界面。

更好的预算管理

所有项目都有一定的成本和支出，所有这些都围绕预算和计划展开。此外，还确定了企业以间接的方式旨在最大化利润。顶级项目管理工具通过管理成本和费用来帮助进行预算计划和控制。例如，整理发票和文档是一项繁琐的任务，尤其是在大规模进行时。在大多数情况下，创建和更新简单的电子表格并不能满足要求。

因此，良好的项目管理软件将通过自动化开票、提供有关当前和先前项目进度的报告和图表等方式有效地处理这些问题。简而言之，预算分配流程通过项目管理软件得到了改善。

改进内部和外部沟通

无论组织的层级结构如何，沟通中断都会对任何企业的增长产生灾难性的影响。项目管理软件解决方案的相关目标之一是协助组织实时协作。借助强大的项目管理工具，企业可以从用户、团队、部门和利益相关者之间的有效沟通中获益。由于每个人都在使用相同的信息，因此项目以更好、更智能的方式进行管理，而不会有任何数据被隔离。

现在我们已经了解了项目管理软件解决方案如何帮助管理复杂项目的五大方法，让我们检查一些选择工具的技巧和窍门。

如何选择合适的项目管理工具？

识别您的挑战和限制

并非所有项目管理解决方案都能解决相同的问题。因此，识别和评估您的特定挑战，然后进入软件选择过程非常重要。

考虑具体标准

在选择项目管理软件之前，您应该考虑某些因素。这些因素包括：

• 预算

• 团队规模以及工具随着您的发展而扩展的潜力

• 集成选项

• 集成选项

• 权限和审查或批准功能

• 访客访问要求

• 文件存储容量

• 安全要求

创建顶级选项列表

在了解您需要什么之后，您可以列出可能符合您要求的选项。

测试每个工具

在不首先使用项目管理工具的情况下，几乎不可能做出正确的选择。因此，注册免费试用。如果某个工具不提供试用版，这很可能意味着您应该继续前进。

与团队一起测试每个应用程序

在选择项目管理软件工具时，必须让您的团队参与进来。最好使用一小群敬业的人员来试用工具的协作功能。这种类型的试点计划将有助于发现一些仅在大规模使用时才会出现的弊端和优势。

获取团队反馈

团队的意见对于确保您选择的新的项目管理软件获得关注并改进工作流程至关重要。

计算并证明成本

最后但并非最不重要的是，引入新软件将花费大量时间和金钱。但是，找到合适的工具可以使项目的执行速度和效率成倍提高，这意味着随着时间的推移，软件可以收回成本。

最后的想法

因此，我们对项目管理工具及其如何帮助简化复杂项目以及选择相同工具的技巧和窍门进行了简要概述。77% 的高绩效项目使用项目管理软件这一事实足以证明其能力、重要性和范围。