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法律研究什么是工作场所信息管理的作用？
什么是信息管理？
信息管理 (IM) 是对一个或多个资产的统计数据的组织和管理，以及将这些统计数据分发给一个或多个受众的过程。这正式要求那些拥有这些统计数据辅助或所有权的人。
信息管理提供了利用最新和更高效技术处理数据的能力。这可能是自动化、运营解决方案、专家系统或任何有助于企业从其数据中获得更多收益的高科技产品或服务。
信息管理在工作场所中的作用
信息管理使企业能够实现多种目标。它改进合规性，降低风险并控制对关键业务数据的访问。信息管理在我们的组织中扮演着至关重要的角色。
以下是信息管理的几个方面：
控制记录的创建
虚拟信息管理系统可以帮助公司控制数据的形成和增长。如果没有明确的策略来生成和记录数据，工作场所可能会产生不受限制的纸质和数字记录。
确保法规遵从性
许多组织必须遵守内部准则，规定他们如何处理客户和公司数据。强大的数据管理系统提供执行法律法规合规性的指南，使企业能够避免法律和经济处罚。
降低运营成本
工作场所需要一个高效的数据管理系统来降低记录保存的成本。数据收集、分析、数据存储、共享和销毁都是资本密集型活动，尤其对于大型组织而言。信息管理优先处理最重要的数据，从而降低整个数据生命周期中的成本。
采用新技术
信息管理提供了采用最新和更高效技术来管理数据的能力。这可能是自动化、企业解决方案、人工智能或任何有助于企业从其数据中获得更多收益的技术产品或服务。
提高生产力和效率
良好的数据管理系统可以提高员工在日常活动中存储和检索所需数据的方式。它还可以更容易地通过多种渠道向多个接收者分发数据，使团队能够跨越时区和地点轻松协作和沟通。强大的数据管理系统可以帮助企业从其数据中提取可操作的见解来指导决策。
进行成本效益分析
数据管理系统的成本将包括安装基础设施、培训员工、日常运营和维护的成本。有效的数据管理系统将带来超过成本的益处。
实施和评估
如果成本效益分析为正，您将开始安装系统并提供培训和操作指南。您需要使用该系统的员工来提高他们的工作效率和绩效。
几个月后，您应该评估系统的性能，以确定它如何满足目标，包括确保效益继续超过成本。
记录和检索数据的更短时间以及更多地使用数据进行决策也是系统运行良好的迹象。
维护和改进
评估将显示如何提高系统的有效性，并提供改进基础设施和保留员工的机会。持续改进可以极大地促进公司实现短期和长期目标的能力。
信息管理的关键领域有哪些？
信息管理的五个关键领域是：_数据收集、存储、分发、存档和销毁_。
这些关键领域中的每一个都在数据生命周期中有效管理数据方面发挥着至关重要的作用。
在此阶段，我们必须考察企业如何收集数据，无论是内部产生还是外部产生，是电子形式还是纸质形式，是口头、书面、音频还是视频形式。
数据收集
在此阶段，我们需要检查企业如何收集数据，无论是内部生成还是外部生成，是电子形式还是纸质形式，是口头、书面、音频还是视频形式。
在此阶段，建立必要的数据至关重要，以便控制存储成本，避免查阅与企业治理无关的数据，并确保获得的数据质量高。
存储
我们必须确定在上一节中收集的数据将存储在哪里。基于纸张的文档应存储在配备防火措施的物理档案柜中并进行整理。
另一方面，电子数据可能存储在数据库、文件管理系统、ERP 系统等中。
分发
此步骤涉及确定如何分发信息，以什么格式，分发给谁，多久分发一次，以及通过什么媒介，等等。
只有将信息提供给合适的人员才能采取正确的行动，信息才有价值。这是一个重要的步骤，因为它有助于项目的整体成功。
存档
存档是指以任何格式（包括数字和纸张）安全地存储您不再经常使用的非活动数据，以进行长期保留。此类数据对组织仍然至关重要，需要保留以供将来参考或遵守法规。
您需要明确数据将被存档的位置以及存档多长时间。
销毁
根据 GDPR、HIPAA 等多项法规和政策，数据不应保留或保存超过必要时间，因此需要销毁已过时的数据。
此步骤至关重要，因为它可以避免因不遵守多项法律法规而受到罚款和处罚，同时还可以降低存储成本。
信息管理中涉及的挑战
在转型中的各个国家/地区的组织和机构中对数据的需求急剧增加，这对所有专家来说都是一项重大挑战。
然而，无论转型中各个国家的具体情况如何，令人担忧的情况实际上是巨大的。
以下是信息管理中面临的一些主要挑战：
通过促进数据的使用并将其集成到组织流程中来最大化组织内数据的价值
具有战略性而非功能性重点的数据服务
简单、实用、有针对性、高效且同时在组织上可行的服务和产品
对数据含义（即数据驱动和组织绩效之间的相互依赖性）的理解和强调
新兴数据和电信技术的出现以及通过新技术实现的新服务项目的快速交付
在提供服务过程中加速教育和咨询工作
活动的全面成本绩效重点，服务和产品；
开发简单、实用、有针对性、高效且在组织上可行的服务和产品（这需要相当大的专业知识）。
结论
通过使用信息管理，管理者可以了解员工的绩效，计划新的想法和项目，然后实施这些想法和项目以获得高利润。他们设法降低运营成本并提高生产力和效率。
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