项目结束实施的最佳实践

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项目的计划需要花费大量时间和精力，因此有时会忽略项目的结束同样至关重要。即使项目正式结束，仍然有很多工作要做。关于项目管理，完成一个项目不仅仅是完成交付成果。正式的结束阶段确保所有未完成的事项都得到解决，文件得到签署和授权，承包商得到付款，每个人都步调一致，即使这看起来可能很费力或不必要地繁琐。

通过成功的结束和移交流程，项目的目标得以实现，利益相关者感到满意，项目的成果得以保护。本博文的目的是重点介绍项目完成和向运营移交的最佳实践。

什么是项目结束？

在项目管理生命周期中，项目结束是至关重要的最后阶段。团队在项目结束时评估交付成果，将其质量与预期的项目结束结果进行比较和测试。然后，将交付成果提供给项目的客户。

项目生命周期的结束阶段是项目管理的最后阶段。所有交付成果都已完成并正式移交，所有支持文件都已签署、授权和保存。

结束项目的 7 个步骤

1. 进行最终测试

从事新产品或功能发布的团队会发现这个初始阶段最有帮助。在正式结束项目工作之前，运行最终测试以确保您的最终输出稳定并按预期运行。这一点至关重要，因为性能在发布后通常会发生变化，尤其是在您的产品提供给大量消费者时。在产品发布之前，预测产品在规模化后的表现通常很困难。

2. 验证项目的完成情况

接下来，确保项目已完成。您不能仅仅宣布项目完成。在您能够正确关闭项目并继续前进之前，所有相关人员都必须同意项目已完成。

如果您忽略此步骤，您可能会继续收到（并获得报酬）客户的修改请求。从项目利益相关者处获得正式签字，并批准项目交付成果（即，所有利益相关者必须同意您已履行项目计划的所有方面），以证明项目已完成。为了证明项目结束已获得正式批准，请确保记录此步骤。

3. 通知您的员工后续行动

接下来，向您的团队发送一封信，说明您的收尾策略。告知他们后续行动，例如您将如何处理或转移任何未完成项目交付成果的所有权。

此外，让您的团队了解他们应该参加的任何与利益相关者的最终聚会或回顾会议。现在是让您的团队知道您是否希望他们参与事后分析的时候了，以便他们做好准备。

4. 释放资源

您为项目组建了一个团队，现在是时候让他们离开了。由于这个正式而重要的流程，他们可以继续下一个项目。每个团队都是为了他们为项目提供的各种知识和专业技能而组建的。每个项目都会略有不同，这体现在为执行项目而招募的团队中。项目决定了您希望与之合作的团队成员。

内部和外部资源都具有这种特性。由于您与他们签订了合同，并且该合同将有一定的期限，因此外部资源可能更清晰。确保在所有事情完成后，他们都已全额付款，以便他们可以离开并签字。

5. 进行事后分析会议

项目结束流程中最重要的阶段之一是事后分析或项目审查。此时回顾项目的成就、挫折和困难可以帮助您发现未来可以改进的领域。

为了收集有关项目进展情况的反馈，请对项目管理团队进行调查或召开会议。这些反馈将提供对项目绩效更全面的了解。然后，您可以根据项目的绩效和反馈，确定未来的可能性和经验教训。从评估项目的绩效开始您的事后分析。换句话说，根据成本、时间和质量计算项目的绩效。

6. 归档文件

旧项目有很多经验教训可以教给我们，因此您在项目期间经常与团队会面并在事后进行反思。但是，如果您没有一个可以访问早期数据的存档，那么您获得的任何信息都将由于管理和组织效率低下而丢失。不要丢失您努力创建的优秀的项目文档。

在宣布项目完成之前，请存档所有文件以及任何评论和数据。即使您从未查看过，也需要为公司中的其他人保留项目完成工作的纸质记录。

7. 庆祝成就

如果您认为这很荒谬，那说明您没有尽职尽责。奖励员工以表彰他们出色地完成工作并非荒谬。结束阶段已经实现，这就是这个项目阶段的全部意义所在，但它也播下了一颗种子，这颗种子将在您与以前团队成员合作的未来项目中开花结果。

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如果项目没有正确结束会发生什么？

未完成的项目使您无法利用机会从其流程和结果中学习。下次启动项目时，您更有可能遇到相同的问题，并且团队的积极性也会降低。

如果项目没有结束，就不会吸取任何教训，团队的努力也不会得到认可和赞赏。无论项目是针对内部受众还是外部公司，您的客户也可能对结果不满意。无论它多么符合项目要求，或者您的交付成果多么迅速地到达您的客户，情况都是如此。

无论您的时间限制、继续下一个重要事项的压力，还是渴望回归到日常工作中，成功结束一个项目都会增加您在当前工作中未来成功的可能性，并且可能还会增加您和您的团队成员职业生涯的成功可能性。

结论

如您所见，项目结束涉及多个步骤。它甚至可能看起来毫无用处或令人不堪重负。但是，有效的项目管理需要正式的项目完成。当您对项目有任何疑问时，它为您提供了一个隔离的、组织良好的位置进行查看。此外，它有助于随着时间的推移优化流程。