计算机基础 - 电子邮件工具

什么是电子邮件（电子邮箱）？

电子邮件（Electronic mail），是通过互联网在两个或多个用户之间进行通信的一种方式。电子邮件使个人、商务人士和组织能够同时向一个或多个收件人发送消息、邀请函、文件和文档；这意味着邮件中的消息或附件文档副本可以同时发送给多个用户。要使用电子邮件，发件人和收件人必须拥有有效的电子邮件 ID，例如 [email protected]。

发件人（发送电子邮件的人）在计划向一个或多个收件人（接收电子邮件的人）发送电子邮件时，会撰写一封新的电子邮件，方法是添加收件人、添加主题行，并在需要时添加文件或文档附件。邮件发送后，它会通过互联网到达不同的服务器，直到到达收件人的电子邮件地址，收件人可以通过他们的邮件 ID 访问这些信息。

下图显示了电子邮件收件箱 -

在数字时代，电子邮件是最常用的通信方式之一，服务于从个人通信到商务通信和营销等各种目的。

电子邮件的组成部分

电子邮件的主要组成部分如下 -

• 发件人 - 发送电子邮件给收件人的个人，例如 [email protected] 是一个发件人，正在向 [email protected] 发送电子邮件。
• 收件人 - 收件人是通过电子邮件接收发件人发送的电子邮件的人，例如 [email protected] 是一个收件人，正在接收 [email protected] 发送的电子邮件。
• 电子邮件地址 - 电子邮件地址是在互联网上唯一标识个人的唯一地址。例如，[email protected] 是一个电子邮件地址。一旦将电子邮件地址分配给个人或群组，就不能再分配给其他人；这就像学生的学号。
• 邮件客户端 - 它是一个允许用户读取、编写和删除电子邮件的程序。一些流行的邮件客户端包括 Gmail、rediffmail、Outlook 等。
• 邮件服务器 - 邮件服务器是整个电子邮件系统的中央系统或控制器；它保存发送、接收和删除电子邮件的完整日志历史记录，并为其各自的用户管理邮件程序。
• SMTP - SMTP 代表简单邮件传输协议。SMTP 是一种专门为电子邮件系统设计的协议；此协议可以被视为管理整个电子邮件系统的控制器程序；例如，如何将电子邮件发送给收件人、发送邮件的计算机网络、互联网网络连接以及收件人的电子邮件收件箱以通过互联网接收电子邮件消息。

电子邮件是如何工作的？

电子邮件是通过互联网在多个用户之间进行通信的一种方法。以下几点简化了其工作原理概述 -

• 创建电子邮件 - 您使用电子邮件客户端（例如 Gmail、Outlook 或 Yahoo Mail）撰写新的电子邮件。下面提到的图像描述了它。

• 发送电子邮件 - 填写收件人的姓名，在正文部分写下邮件内容，然后点击发送按钮。当您点击“发送”按钮时，您的电子邮件客户端会与发送邮件服务器（SMTP 服务器）通信。

• 检索或访问电子邮件 - 收件人使用其有效的电子邮件 ID（例如 Gmail 或 Outlook）登录并检查其收件箱。当他们这样做时，电子邮件将通过其电子邮件客户端连接到其接收邮件服务器（POP3 或 IMAP 服务器）来检索。
• 查看电子邮件 - 收件人然后可以在其收件箱中查看电子邮件，阅读它并采取必要的措施，例如回复或转发。
• 回复和转发 - 如果收件人决定回复或转发电子邮件，则重复此过程。他们使用其电子邮件 ID 登录，输入收件人的电子邮件地址，并在回复中起草其邮件并发送邮件。之后，这封电子邮件遵循之前概述的过程。
• 存储和删除 - 电子邮件可以保存在发件人和收件人的邮件服务器上。用户可以从其收件箱中删除电子邮件，也许将其移动到“已删除项目”或“垃圾箱”文件夹。这些已删除的电子邮件最终可能会从邮件服务器的数据库中永久删除。

电子邮件的结构 / 电子邮件的结构

电子邮件是复杂而强大的工具。人们出于各种原因使用电子邮件，从发送个人消息、营销消息和正式信函到共享大型文件和文档。多年来，电子邮件的工作方式发生了很大变化，但电子邮件的基本格式保持不变。电子邮件通常有四个主要部分 -

• 邮件头 - 当您打开电子邮件时，它是我们首先看到的内容。邮件头包含发件人的姓名和地址、收件人的电子邮件地址、主题行以及发送邮件的日期和时间。
• 主题行 - 电子邮件最重要的部分之一是主题行，它告诉收件人电子邮件的主题。主题行应简洁明了，让收件人了解他们将在该电子邮件中找到的内容。
• 称呼 - 称呼显示发件人如何正式或非正式地称呼收件人。最佳的电子邮件称呼可能包括您好（名字）、你好（姓名）、尊敬的（姓名）、您好和早上好/下午好/晚上好。
• 正文 - 邮件的主要内容包含在电子邮件的正文部分。这是发件人包含邮件正文、附件或链接的部分。
• 签名 - 签名是电子邮件的最后一部分。它通常包含发件人的姓名、职位、组织名称和联系信息。这是一种确保收件人如果需要可以轻松与您联系的好方法。

电子邮件沟通的重要性

电子邮件仍然是个人和专业领域沟通的基石，原因如下 -

• 可访问性 - 它可以 24/7 访问；随着智能手机和互联网访问的普及，电子邮件可以随时随地访问。
• 记录保存 - 电子邮件提供通信的书面记录，方便快速访问以前的对话、协议或文档。这对个人、商业和法律文档非常有用。
• 正式性和专业性 - 电子邮件是一种正式且合适的沟通方式。它使用称呼、签名和格式来组织沟通。
• 文件共享和协作 - 电子邮件用于共享数据、图像等。它通过共享信息和获取反馈来鼓励团队合作。
• 营销和推广 - 电子邮件营销仍然帮助公司接触其目标受众。它提供目标受众、个性化沟通和活动绩效跟踪。
• 经济高效的系统 - 电子邮件比其他通信方式便宜得多。它减少了纸张使用量、邮资成本和对物理基础设施的需求。
• 隐私和安全 - 现代电子邮件系统使用加密和其他安全功能来保护机密信息。电子邮件还允许发件人使用隐私设置来管理谁可以访问数据/信息。

总的来说，电子邮件继续在沟通中发挥着至关重要的作用，在各种环境中提供便利、可靠性和多功能性。

电子邮件礼仪

电子邮件礼仪包含管理通过电子邮件进行的人际交往的社会规范。这些建议可能会根据行业、公司甚至代际而略有变化。电子邮件礼仪的基本原则是清晰而尊重地进行沟通。一些常见的电子邮件礼仪包括 -

• 专业语气 - 为了建立和维持专业的关系，电子邮件沟通中的专业性或专业语气至关重要。您可以通过遵守清晰简洁的主题行、正式的问候语、礼貌的语言、清晰有序的结构、清晰和准确、校对、适当的结尾、附件和格式以及后续操作来确保电子邮件消息中的专业性和尊重。
• 语法和拼写 - 发件人在起草电子邮件时应注意语法和拼写，确保邮件专业、清晰有效。为了确保专业和清晰的沟通；语法和拼写包括发送前校对、使用拼写检查、注意标点符号、避免网络用语、使用完整的句子、注意语气并在必要时寻求反馈。
• 回复时间 - 及时的电子邮件回复通常被视为专业和良好礼仪的标志。除非电子邮件需要立即关注或发件人给出了其他截止日期，否则请尝试在 24 到 48 小时内回复电子邮件。如果您需要更多时间才能完整回复，礼貌地向发件人发送快速确认，让他们知道您已收到他们的电子邮件，并将很快详细回复。保持沟通渠道畅通并保持回复方式的一致性有助于维持积极的关系。