项目进度管理的实用步骤
在项目管理中,分析概述了工作范围,并制定了何时以及如何完成工作的计划。起草计划,包括一个为每个活动定义时间范围的时间表,使员工能够透明地了解他们需要执行的任务,并保持所有参与者的目标一致。
项目时间表分为目标和行动。该计划还必须概述完成任务所需的资源,并提供项目截止日期。对于多个流程,始终会识别真实的限制和相互依赖关系,因为所有这些对于预算控制目标都至关重要。
如何规划项目进度?
如果没有规划阶段,您的团队将不知道他们应该完成多少工作以及如何完成。通过减少不确定性,规划使每个人都保持专注,并尽可能快地朝着下一个发展目标前进。当个人能够快速地在任务之间切换并在适当的时候将他们的工作交给下一个团队成员时,项目就能按计划和预算完成。
这比深入一项任务然后遇到意想不到的障碍要令人沮丧得多。除了解决新问题所需增加的资金外,您可能还需要修改已经完成的部分工作。提前制定详细的时间表,可以帮助您发现重大冲突并制定解决方案。
您必须对完成工作所需的要素充满信心,从资金到物资,再到设施和基础设施。精确的工作计划确保您不会遗漏任何重要任务,并且企业了解完成工作需要多少资源。
所有这些优势都会为您的公司带来更有利的成果。例如,一旦您的公司为同事提供对既定目标和他们实现目标所需资源的了解,他们将更有动力完成工作。投入的员工是任何组织都应该拥有的最宝贵的资产之一,并且往往会成为组织中所有人的榜样。
定义项目进度
以下是详细规划项目进度的要点。
如果项目参与者在开始项目时间表之前以项目进度表的形式完成了战略规划,那么您会在本阶段发现它非常有用。使用您为项目创建的结构,指定完成工作所需的活动和阶段。虽然您可能不想在创建日历时就开始详细记录每个程序的步骤,但您仍然需要具体到活动分解的程度,以确保您的时间安排是准确的。
当您已经确定完成计划所需的所有活动和交付成果后,您必须对它们进行优先排序。许多任务可能依赖于先前任务的完成。如果在此阶段没有考虑依赖关系,其他同事就必须排队等待他们的任务完成,从而影响时间安排。即使没有强制性要求,团队成员也需要知道他们何时可以完成某些活动。
关键路径是一系列必须按时完成的活动,以防止整体计划延误。这些活动中的任何一个失败都会导致项目延迟相同的时间。正确确定关键路径意味着您了解必须完成哪些活动才能按计划进行项目。在构建关键路径时,务必考虑上述依赖关系。您还可以与负责完成关键任务的团队成员进行更多沟通。
同事是否需要特殊的设备来执行其工作?在特定角色中整合新员工是否可以帮助他们更快地完成分配的任务?收集所有必要的信息,以充分了解开发的能力需求和团队的能力限制,然后努力使它们匹配,以便您的时间表是可实现的。在建设开始之前就预算材料成本以及收集它们所需的时间,可以使您的时间表更贴近现实。
您终于准备好创建具有每个生产阶段具体日期的时间表了。为了处理发现的任何限制或依赖关系,您的时间表应该反映您上面列出的关键路径和阶段。不要忘记考虑假期、团队成员的休假、休假以及可能影响可用工作时间的其他情况。虽然您可能会预期时间表由于范围调整、意外的性能变化和其他问题原因而发生变化,但您确实希望确保它一开始就尽可能准确。
您已经完成了时间表,并且工作已经开始。由于延误和意外问题是不可避免的,您必须跟踪每个任务和目标的进度。如果看起来需要更改时间表,请尽快实施更改以保持进度。这里实施良好的项目管理至关重要,以便您即使面对严重的挑战也能保持时间表。
在设计项目时间表时,设置实际的任务长度至关重要。显然,它应该具有可衡量性;如果可能,应简短,但如有必要,应留有修改的空间。为此,您必须首先评估您的能力以及团队完成任务的能力。在项目开始之前完成的工作越多;项目开始后遇到的问题就越少。
维护时间表包括评估工作计划并调整活动和时间表,以保持计划按进度进行。更密切地关注范围因素如何影响您的计划时间表,以及更改是否会影响文档的完成。
设计阶段概述了工作的管理方式。项目计划首先可用,或者项目时间表通常是更大项目的一个子集。在您的提案中勾勒出任务的大致轮廓之前,您无法建立工作包。一旦设计被接受,就可以包含时间表,包括确切的日期。