如何进行成功的质量审核？

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质量审核对于企业避免运营偏差并持续逐步发展至关重要。即使许多企业已经获得了ISO 9001等认证，审核也始终是必要的，并且必须定期进行，以确保构建最有效的质量管理体系(QMS)。

为了成功地进行质量审核并找到改进组织产品或服务的机遇，有效的准备、执行和后续跟进是必要的。本博文将介绍成功进行质量审核所需的步骤，包括规划、执行、报告结果和后续跟进。

什么是质量审核？

质量审核是一种验证操作，用于评估产品、设计、流程或系统与标准规范或方法的符合程度。质量审核分为两个部分：第一部分称为质量体系审核，分析产品或服务的创建框架；另一部分是产品或服务质量审核，检查产品本身。

质量审核的重要性

以下是进行质量审核的一些主要好处：

• 发现改进领域 — 质量审核帮助企业发现其质量管理体系、程序和实践需要改进的领域。这些数据对于确定如何提高产品或服务的质量至关重要。

• 确保合规性 — 质量审核帮助企业确保其遵守内部规章制度和流程，以及行业标准和法律法规。合规性对于避免罚款、其他处罚以及保护公司声誉至关重要。

• 提高客户满意度 — 质量审核可以通过识别和纠正企业产品或服务未能满足客户期望的领域来提高客户满意度。这还可以带来更多回头客和客户忠诚度。

• 提高效率 — 质量审核可以帮助发现企业内部流程中的低效率，从而降低成本并提高效率。

• 为持续改进奠定基础 — 质量审核通过帮助企业识别改进领域并制定改进其产品和服务质量的行动计划，为企业持续改进提供了一个框架。

质量审核的类型

• 内部审核 — 内部审核由组织的员工或企业聘请的第三方审核员进行。内部审核旨在评估企业质量管理体系的有效性并找出改进机会。

• 外部审核 — 外部审核由独立的第三方审核员（例如认证机构）进行。外部审核检查企业对法律法规和行业标准的遵守情况。

• 流程审核 — 流程审核侧重于组织的特定流程，以评估其有效性，找出改进领域，并确保其符合组织的规章制度和程序。

• 产品审核 — 产品审核关注企业产品或服务的质量。它们评估产品或服务是否符合法律法规、行业标准和客户需求。

• 供应商审核 — 供应商审核评估供应商的质量管理体系。供应商审核旨在确保组织的供应商遵守法律法规、行业标准和质量标准。

进行质量审核的技巧

1. 确定您的审核员

在进行审核之前，务必了解您的受众。客户、政府机构、被通知实体或您的员工都可能进行审核。了解这些角色的不同特点可以帮助您更好地为每种情况做好准备。

例如，作为您质量协议一部分对您进行检查的客户可以派遣其员工之一或另一家公司的合同审核员。为了向客户展示其价值，合同审核员更有可能寻找尽可能多的不符合项。但是，客户服务代表将特别关注流程和产品，并可能提出更多技术性问题。

2. 组织开幕会议

开幕会议是审核团队首次与被审核方见面、自我介绍以及回顾审核流程和时间表的机会。审核团队还应总结审核标准、目标和特别关注的领域。被审核方也可以利用这段时间提出问题并提供任何必要的背景信息。

3. 收集数据

下一步是根据审核标准收集数据。例如，可能需要评估政策、程序和工作说明。还可能需要进行流程观察和员工访谈。为了确认被审核方是否合规，审核团队还应分析任何相关的外部要求，例如法律法规或行业标准。

4. 分析数据

收集数据后，审核团队应分析数据，以确定被审核方的程序和实践是否符合审核标准。这包括根据审核标准的要求评估被审核方的程序，并找出任何不符合项或改进的潜在机会。

5. 记录结果

审核团队应在审核报告或清单中清晰简洁地记录其工作结果。报告应包括审核标准、审核范围、方法、结论和任何改进建议的描述。报告必须准确无误，并基于审核期间收集的数据。

6. 找出您的弱点

大多数胜任的审核员都是按照某种方法进行审核的。一种策略是审查程序并寻找需要遵循的“线索”。它可以从审查培训文件开始，发现操作员没有及时接受关于特定流程的培训。因此，审核员通常会想要查看操作员参与的运行的批记录。

在了解到此批次是新设备的验证组件后，审核员可能会检查验证包，并发现缺少重要文件。从那时起，拉线索循环将继续。

7. 举行闭幕会议

在闭幕会议上，审核团队可以向被审核方提供反馈并审查审核结果。审核团队应总结结果，包括任何不符合项和改进领域。在允许被审核方对结果发表评论后，审核团队应分享改进建议。讨论应以承诺后续处理未解决的问题并明确了解后续行动结束。

8. 后续跟进

最后，务必确保错误得到纠正，并且审核的改进建议得到实施。审核团队应监控被审核方的进度并进行后续跟进，以确保行动取得成功。被审核方应制定一项行动计划，以解决审核期间发现的任何不符合项或改进机会。可能需要进行后续审核或审查，以确保更改已完成并有效。

结论

为了进一步发展，通过发现改进领域并确认符合法规要求，良好的质量审核可以显著影响组织的绩效。适当的准备对于确保审核顺利有效进行至关重要。这包括确定审核范围，选择审核团队和所需资源，以及制定审核策略。

在整个审计过程中，简洁明了的沟通有助于确保审计目标得到理解，并且获取的审计证据是正确和相关的。审计人员可以通过遵循本博文中提供的指导，并解决审计过程中可能遇到的任何问题，来帮助企业识别和解决风险，改进流程，最终实现其目标。