如何管理利益相关者参与？

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如果利益相关者不了解那些影响他们生活的人，那么很难说服他们购买你的服务或同意你的提议。项目经理最重要的技能之一就是参与和管理利益相关者。阅读这篇文章，学习如何帮助自己。

当我们谈论利益相关者管理时，我们指的是项目经理在整个过程中吸引人们参与的能力。然而，项目经理通常缺乏权力或权威。但项目经理不必为此担心，因为他们能够仅仅通过花时间与利益相关者合作来获得信任和支持。

与利益相关者合作时，务必花时间了解他们的动机，了解是什么激励他们以及为什么这些诱因很重要。认识到利益相关者管理的重要性可以帮助你降低风险，按时完成期限，甚至通过避免项目终止来保住工作。

管理利益相关者参与的关键原则

以下原则是在吸引利益相关者参与并保持项目一致性的关键。

利益相关者映射

在考虑一个项目时，重要的是要确定谁会感兴趣以及如何最好地解决他们的担忧。你应该在开始项目之前进行彻底的利益相关者分析。进行分析可以让你获得关于利益相关者的宝贵信息，并使流程更容易。

了解你的内部利益相关者也很重要，例如你的核心员工、供应商和承包商、其他公司或联盟以及投资者——他们是你的团队中确保你成功的人。绘制你的内部利益相关者图谱将让你清楚地了解你已经具备了什么，以及为了成功你还可能需要什么。

衡量影响力

人们对你业务的影响程度是不同的。你应该花时间了解每个人的参与如何影响你的项目团队或其他社区成员。级别较低的人通常只会支持你的项目，但级别较高的人可能会在你启动之前更积极地参与塑造和管理。为了衡量他们潜在的影响力，请根据交互量表从低到高识别他们——

高——哪些利益相关者对决策、时间框架或结果具有重大影响力？

中——对项目感兴趣，但影响项目变化的权力相对较低。

低——人们通常认为传统出版商是真正的决策者，但他们没有否决或影响项目结果的能力。

识别触发因素

在处理利益相关者时，了解可能导致投诉的触发因素以及如何减轻负面影响会有所帮助。了解这些情况可以帮助消除你的企业遭受客户或利益相关者强烈抵制的一些原因。

确定可能影响你的项目或战略的现有触发因素，并利用我们的数据来确定可能的反应。确保评估它们的影响，并确定是否需要任何有针对性的沟通、缓解或替代方案。

寻找机会

作为一个组织，重要的是你应该关注所有利益相关者。是的，那些会造成干扰的人可能是优先考虑的。那些对你的项目持积极态度或可能从中受益的人也很重要！确定这些利益相关者，并考虑将他们争取过来作为支持者。

积极的缓解

制定缓解计划的第一步是确定利益相关者及其利益。在发现这些利益后，集思广益，想出一些方法来减轻或消除它们的影响。这将包括确定你的可协商事项以及项目和你的整个业务的不可协商事项。考虑你的选择的另一种方法是将它们分类为可以改变一致性、可以减轻噪音、可以改变建设或可以重新安排交付的方式。

你希望你的利益相关者接受你的缓解计划吗？如果你能让关键人物参与进来，这将使整个过程更容易、更顺利。

尽早咨询

为了避免项目期间出现问题，重要的是定期举行会议，以确保每个人都在同一页面上。尤其是在项目的早期阶段，需求、方法和任务不明确时更是如此。尽早咨询将有助于了解利益相关者想要什么和需要什么，以便你可以协商出对所有相关人员都有效的解决方案。

人为因素

通过预期非理性、不确定和不可预测的行为，你们可以共同创造一种富有成效的关系。当你们彼此信任意图时，结果会更加积极。

计划它！

参与对于任何企业都至关重要，应该认真对待。为每一次参与带来周到的计划，包括对所有利益相关者的分析，有助于确保它不会损害企业。

人际关系将帮助你成长

识别和建立利益相关者关系是一种双赢的局面。在有信任的地方，人们更愿意合作，项目进展顺利。识别你的利益相关者并向他们展示你能如何提供帮助将确保他们对解决方案充满信心。此外，它还可以加快项目决策过程。

保持简单

为意外情况做好计划可以显著提高项目交付效率。这是一个简单的概念，但在实践中却出奇地少见，需要付出有意识的努力才能做好。

管理你的风险

每当启动一个项目时，重要的是要确保所有利益相关者都得到充分的代表，并在决策中有所权衡。每个人都很宝贵，都可以对需要仔细考虑的潜在风险和机遇提供见解。

妥协

管理变化的第一步是确定令人满意的结果的基线。这可以通过分析什么最重要以及推动它来满足项目发起人同意的需求和目标来实现。

理解你对成功的定义

如果一个项目失败了，你需要理解原因，然后准备好按下神奇的启动按钮。

承担责任

为了使项目成功，团队中的每个人都需要参与并致力于有效沟通。这包括了解他们的角色和责任，并坚持正确的做法。良好的项目管理的工作是阐明利益相关者参与的角色和责任，以便所有参与者都能取得进展。

结论

管理项目时，至关重要的一点是获得所有人的支持。你必须考虑每个利益相关者的威胁或机遇，并尽一切努力避免与他们发生冲突。利益相关者的参与应该尽早开始，你需要管理这个过程，以确保你的项目不会失败。