项目管理生命周期阶段

什么是项目管理生命周期？

项目管理生命周期是一组必须完成的任务，才能实现项目的目标或指标。它是一个框架，概述了将想法转化为现实的步骤。项目可能具有不同的维度和复杂程度，但无论其规模大小，都可以映射到项目管理生命周期框架。

• 什么是项目管理生命周期，它是如何运作的？

• 项目管理生命周期的阶段

• 第一阶段：开始

• 准备阶段

• 执行阶段

• 监控、控制和收尾阶段

项目管理生命周期的阶段

如下图所示，项目管理生命周期过程分为四个部分：计划阶段、执行阶段以及监控、控制和收尾阶段。

我们将检查项目生命周期的每个阶段：

阶段 1 - 项目启动

启动阶段定义了开始新项目所需的步骤。项目启动阶段的目标是确定项目应该实现什么。

此阶段主要由两个主要活动组成。

• 制定项目章程并坚持执行。

• 应识别利益相关者。

项目章程和利益相关者登记册记录所有与项目相关的信息。项目章程批准后，项目正式授权。

项目章程

项目章程定义了项目的关键要素。

• 项目目标

• 问题陈述和项目限制

• 任命项目经理。

• 利益相关者名单

• 高级别的进度和预算

• 里程碑

• 审批

此文档允许项目经理利用组织资源来造福项目。企业环境因素、商业案例、协议、工作项目描述和组织流程资产将是构建项目章程所必需的。

利益相关者识别

利益相关者可能会影响项目的成功或失败。利益相关者登记册用于记录有关利益相关者的信息。利益相关者登记册将包含以下详细信息：

• 利益相关者类型

• 利益相关者期望

• 项目参与 (业务分析师、技术架构师、客户项目经理)

• 确认 (总监、业务主管等)

• 沟通频率 (每周/每月)

启动过程组中涉及的其他一些活动包括：

• 选择项目经理

• 确定利益相关者的需求、期望和高级别需求

• 定义项目的成功标准。

• 为每个步骤确定具体的预算。

• 确定项目是否符合组织的战略目标

其他开发组，例如计划过程组，使用利益相关者登记册和项目章程作为输入。

阶段 1：项目计划

项目计划阶段约占整个过程的一半。在计划阶段确定项目的范围以及项目的目标。它从启动阶段的输出（章程、初步范围说明和项目经理）开始。计划阶段的输出用作执行阶段的输入。

以下是计划过程的关键部分：

• 在完成基本计划之前，不应开始计划步骤。

• 在实施阶段开始之前，你不应停止修改计划。

制定工作分解结构 (WBS)

WBS（工作分解结构）对任何项目的成功都至关重要。创建 WBS 的步骤如下。

• 在头脑风暴会议中列出所有任务。

• 让你的整个团队参与头脑风暴过程。

• 列出任务的结构树，通常称为 WBS（工作分解结构）

• 将你的顶级 WBS 进一步分解为活动的层次结构集合，例如类别、子类别等。硬件、软件、学员、管理团队等等。

• 定义如何将项目输入到你的 WBS 中。

• 询问他人——专家、经验丰富的员工等。

• 粒度——你的工作应该有多具体？估计较高粒度的成本和时间很困难，而估计较低粒度的成本和时间则由于细节过多而受到阻碍。

• 粒度应该恰到好处，既不太高也不太低。

计划进度管理

定义规划、管理、执行和控制项目进度的程序、规则和文档的过程称为计划进度。以下是一些这些活动的输入：

• 项目管理计划

• 项目章程

• 工作场所的环境因素

• 组织流程资产

计划进度管理产生以下结果：

• 时间管理计划

任务识别

记录和指定为了实现项目可交付成果而必须执行的特定活动的方法称为定义活动。

在定义的活动中，每个工作包都被分解为单独的工作进度活动。定义活动的输入包括

• 时间管理计划

• 确定一个起点。

• 工作场所的环境因素

• 组织流程资产

虽然活动的成果多种多样，但

• 活动清单

• 活动的特征

• 里程碑清单

组织你的活动。

“定义活动”的结果通过“排序活动”进行逻辑组织。它确定必须完成活动的顺序。

“网络图”是排序活动过程的主要结果。

网络图是在逻辑顺序上将任务发布到看板上的过程。

如果你想在一个外国建立一家公司，你的操作清单是什么，以及应该按什么顺序完成？

按照此顺序，你将完成这些活动。

• 选择一个国家。

• 获得营业执照

• 雇用经理

• 购买房屋

• 购买家具等。

• 启动公司

活动资源估算

本阶段讨论如何估计执行一项工作所需的时间和资源量。资源的可获得性是此时必须解决的另一个因素。

在评估资源时，应关注计划中最长的路径（关键路径），这将花费最多时间和金钱。

对于两项工作，你必须估算资源。

• 重要任务

• 浮动任务

确保你的关键任务估算正确（完成时间）。

活动资源估算基于五个输入。

• 时间管理计划

• 活动清单

• 资源日历

• 工作场所的环境因素

• 组织流程资产

本阶段的结果是

• 活动的资源需求

• 资源分配结构

• 项目文档更新

注意：“制定进度”将受益于所有先前的活动（定义活动 + 排序活动 + 估算活动资源）。

活动时间估算

活动估算 使用估计的资源预测完成特定活动所需的工作期间（周/月）数量的做法称为持续时间。本阶段确定完成每项工作需要多长时间。

在你不知道执行一项活动需要多少努力和资源之前，你无法计算出该活动需要多长时间。这是应完成估算过程的顺序。

• 首先，确定需要多少劳动力。

• 接下来是资源估算。

• 接下来是任务长度的估算。

你需要输入来估算活动持续时间。

• 活动清单

• 活动的特征

• 资源日历

• 项目范围说明

• 组织流程资产

• 工作场所的环境因素

有两个主要输出。

• 计算每个活动的持续时间。

• 估算活动持续时间-项目文档更新

PERT（项目评估和审查技术）估算是此方法的另一个名称。

制定进度

制定进度是通过检查活动顺序、资源需求、持续时间和进度限制来创建项目进度模型的过程。在安排每项工作时，会考虑三个关键因素。

• 持续时间

• 任务之间的依赖关系

• 约束

项目根据这些参数生成每个活动的开始和结束日期。

要制定进度，你可以使用进度安排软件。它会创建一个进度模型，其中包含项目任务的预计完成日期。

此工具的输入包括：

• 时间管理计划

• 活动清单

• 活动的特征

• 项目进度 - 网络图

• 活动的资源需求

• 资源日历

• 活动持续时间估算

• 项目范围说明

• 风险登记册

• 项目人员分配

• 资源分配结构

• 工作场所的环境因素

• 组织流程资产

这将导致以下结果：

• 项目时间表

• 项目的网络图

• 条形图或甘特图

• 里程碑图

• 建立基线

• 已安排的数据

• 项目文档更新

进度控制

进度控制是计划过程的最后一步。它是跟踪项目活动以使项目过程保持最新并管理时间表基线的更改的做法。

如果需要对进度进行修改，则必须遵循变更控制程序。管理层应主动监控或控制时间表。

进度控制程序有四个主要输出。

• 项目管理计划

• 建立基线

• 时间管理计划

• 项目时间表

• 有关工作绩效的信息

• 组织流程资产

进度控制有五个输出。

• 工作绩效管理

• 组织流程资产更新

• 变更请求

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

项目执行阶段

项目管理计划中描述的行动构成了执行阶段。此过程包括管理利益相关者期望、与人员和资源协作以及完成其他与项目可交付成果相关的任务。

在执行阶段，结果可能需要重新设定基线并修改当前的项目需求。项目管理计划或文档可能会受到执行阶段执行的操作的影响。

项目执行的指导和管理

作为产生项目可交付成果的过程，此阶段消耗了项目的大部分资金、时间和资源。

为了指导和管理项目执行，有四个输入。

• 项目管理计划

• 修改请求已获批准。

• EEFs（环境影响资金）（企业环境因素）

• OPAs是“他人资金（组织过程资产）”的首字母缩写

总共有五个输出。

• 可交付成果

• 工作绩效数据

• 变更请求

• 项目管理计划的更新

• 项目文档更新

专家的判断、会议和报告 KPI（关键绩效指标）在这个阶段都至关重要。

执行质量控制

评估质量要求和质量控制措施结果的过程称为执行质量保证。它是通过记录和监控质量操作的结果来评估绩效的过程。此过程可以通过多种技术辅助，例如控制图、成本效益分析、流程图、运行图、散点图、检查和审查等。

此过程的主要信息来源是

• 项目管理计划

• 质量指标

• 质量保证测量

• 有关工作绩效的信息

但是，此过程的结果是

• 变更请求

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

• 组织流程资产更新

组建项目团队

项目团队的组建发生在执行阶段，因为在这个过程中，更有可能需要具备不同技能的人员。

在组建项目团队时，需要考虑三个主要因素。

• 职责和角色

• 项目的组织结构图

• 人员配备管理计划

总共有三个输出。

• 项目人员分配

• 资源日历

• 项目管理计划更新

组建项目团队

大部分人力资源程序都涉及执行阶段，包括项目团队的组建。项目团队发展的首要目标是提高团队成员的整体绩效。此阶段应尽早启动。

项目开发团队的投入包括：

• 人力资源管理计划

• 项目人员分配

• 资源日历

此过程产生的结果：

• 团队绩效评估

• EEFs 的更新

组织项目团队

项目团队管理是项目管理中最重要的方面之一。这是项目管理中最具挑战性的方面，因为许多管理者无法直接接触团队成员，因此无法评估他们的绩效并确定他们的报酬。

为了管理项目团队过程，有五个输入。

• 项目人员分配

• 团队绩效评估

• 绩效报告

• 项目管理计划

• 组织流程资产

输出分为四类。

• 组织流程资产更新

• 工作场所环境变量的更新

• 变更请求

• 项目管理计划更新

有效沟通

三个沟通特征之一与执行过程相关。在沟通管理计划中，必须监控三个关键的沟通特征。

• 项目团队成员到项目经理

• 项目经理到项目经理

• 项目经理到利益相关者或其他赞助商

管理沟通需要使用各种工具。

• 沟通管理计划

• 工作绩效报告

• EEFs

• OPAs

此阶段的结果将是

• 项目的沟通

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

• OPAs 的更新

执行采购

此阶段涉及两个关键角色：买方和卖方。采购过程中的步骤如下：

• 向感兴趣的买方发送投标包。

• 组织投标人会议。

• 审查潜在卖方的报价。

• 选择最合适的卖方提案。

采购过程产生的结果：

• 项目管理计划

• 采购过程中使用的文件

• 选择来源的标准

• 合格卖方名单

• 卖方的提案

• 项目文件

• 决定是自行构建还是购买。

• 合作协议（团队协议）

• 组织流程资产

您将总共有六个输出。

• 选择的供应商

• 采购合同的授予

• 资源日历

• 变更请求

• 项目管理计划更新

利益相关者参与的管理

此阶段涉及在项目持续时间内积极管理项目利益相关者。识别并迅速处理利益相关者的期望，以最大限度地减少项目意外延误或中途放弃。

为了管理利益相关者过程，有五个输入。

• 利益相关者数据库

• 利益相关者管理计划

• 项目管理计划

• 问题记录

• 变更记录

• 组织流程资产

此过程产生的结果：

• 组织流程资产更新

• 变更请求

• 项目管理计划更新

• 项目文档的更新

项目阶段评审

项目阶段评审在执行阶段结束时完成。它可以帮助您记录后续的操作。

• 记录项目管理评审的结果。

• 使赞助商了解项目的进展情况。

• 确定可能阻碍项目的任何潜在风险或问题

• 显示在项目过程中创建的利益相关者可交付成果。

• 请求许可进入下一阶段。

项目监控和控制阶段以及项目收尾

监控和控制阶段在执行阶段之后开始，以确保项目按计划进行。在此阶段进行各种调整和评估，以提高项目的绩效。

监控和控制项目工作。

此阶段涉及跟踪、评估和控制进度，以实现项目目标。它还确保可交付成果符合项目管理计划。此步骤的主要目标是检测项目管理计划制定后所做的任何更改，以便可以采取适当的预防措施。

此步骤需要以下输入：

• 项目管理计划

• 绩效报告

• 估计成本

• 时间预测

• 应验证更改。

• 工作场所的环境因素

• 组织流程资产

最终产品包括

• 变更请求

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

集成变更控制

这是最重要的项目管理流程之一。在此阶段，将针对项目审查任何更改的影响。如果此阶段更改项目的任何组成部分，将评估整个项目。最好在项目早期应用更改，因为随着项目的进行，更改的成本会增加。

此阶段的输入包括：

• 项目管理计划

• 工作绩效报告

• 变更请求

• EEFs

• OPAs

结果是：

• 已批准的变更请求

• 变更记录

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

验证项目范围

范围验证包括确保可交付成果符合客户的要求。范围验证管理包括与客户或利益相关者的外部检查。

范围验证需要以下输入：

• 项目管理计划

• 需求

• 文档

• 需求跟踪矩阵

• 已验证的可交付成果

• 工作绩效数据

而范围验证的输出包含：

• 已验收的可交付成果

• 变更请求

• 有关工作绩效的信息

• 项目文档更新

范围控制

范围控制确保只完成已指定在范围内的工作。将实际结果与范围基线进行比较，以确认已完成全部范围的工作。

范围控制过程的输入如下：

• 项目管理计划

• 有关工作绩效的信息

• 需求文档

• 需求跟踪矩阵

• 组织流程资产

最终产品包括

• 工作绩效测量

• 组织流程资产更新

• 变更请求

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

进度控制

控制进度过程可以多种方式帮助您。它帮助您捕获当前进度状态，确定与进度基线的偏差，了解偏差的性质并做出相应的响应。

如果需要对进度进行修改，则必须首先通过变更控制过程，重新评估，然后用于更新进度基线。

控制进度有四个主要输入。

• 项目管理计划

• 建立基线

• 时间管理计划

• 项目时间表

• 有关工作绩效的信息

• 组织流程资产

结果包括：

• 工作绩效测量

• 组织流程资产更新

• 变更请求

• 项目管理计划更新

• 项目文档更新

完成阶段

收尾阶段是在结束时完成项目受控关闭的过程。项目中发生三个收尾事件。

• 如果项目是外部项目，则让客户接受最终可交付成果称为产品收尾。

• 正式结束项目包括关闭管理运营、更新项目文件以及存档相关的数据库和记录。

• 项目资源收尾——在项目财务收尾后，应归还项目的资源。

此过程的一些输入包括：

• 项目管理计划

• 已验收的可交付成果

• OPAs

此过程产生的结果

• 从最终产品、服务或结果的过渡

• OPAs 的更新

总结

启动阶段定义了开始新项目所需的步骤。它指定了项目应该在合理的时间内实现的目标。

启动阶段主要由两项活动组成。

• 准备项目章程。

• 应识别利益相关者。

利益相关者登记册和项目章程也可用于其他项目管理过程组，例如规划过程。

在规划阶段确定项目的范围和目标。它包括生成一系列蓝图，这些蓝图将指导您完成项目的执行和完成阶段。

执行阶段包含项目管理计划中描述的步骤。这是项目生命周期中最耗时和最费力的阶段。项目管理计划或文档可能会受到执行阶段执行的操作的影响。

以下是执行项目生命周期阶段的关键任务

• 规划和执行项目管理策略

• 项目执行的指导和管理

• 执行任务分配

• 组织进度状态会议，等等。

在执行阶段，结果可能需要重新设定基线并修改当前的项目需求。

在收尾阶段之前，监控和控制阶段确保可交付成果符合项目管理计划。

此阶段的主要目标是识别项目管理计划制定后所做的任何更改，以便在出现意外结果时可以采取预防措施。

收尾阶段是在结束时完成项目受控关闭的过程。

Vineet Nanda

更新于：2021年12月2日

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