如何有效地组织会议?
会议的主要目标之一是与同行决策者讨论关键问题,并达成切实可行的决定。公司会议不能仅仅是为了“求同存异”——这样的结果更适合与抗议的工会进行谈判,在那里你可以争取时间来为下一次会议设定议程,等等。
如果你恰好是主持会议的领导者,那么不言而喻,你应该负责会议,为此,你需要超出你在组织中的职位才能设定议程。
最大程度参与
确保每个参与者都知道会议的议程是什么,理想情况下,这应该是一项解决问题的活动。确定你的团队面临的挑战,并从每个部门主管或团队负责人那里获取他们对问题的看法。在大多数情况下,人们的观点并不完全一致,而在某些情况下,他们对挑战的性质了解也不充分。
让大家参与解决团队面临的特定挑战的最佳方法是允许参与的部门主管或团队负责人分享他们的观点。此后,坚持要求每个人都提出解决方案。
让大家步调一致
一旦你拥有了所有观点和解决方案,就要仔细考虑每个观点和解决方案的优缺点,并将其整理出来,以缩小问题的可能性质和最可能的解决方案范围。重要的是,你的整个团队对问题是什么以及解决方案是什么要有相同的认识。
为增长而努力
最后,你确定行动计划和每个团队在实施计划中所扮演的角色,这将帮助团队朝着解决问题的方向前进。你不能让部门间或团队间的竞争阻碍已商定的解决方案。因此,让参与者使用一个共享的平台或工具,每个人都在其中记录他们在实施商定计划中的进度更新。
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