虚拟办公室与实体办公室的区别

近年来，办公室和公司文化建立方式发生了根本性转变。曾经被认为奇怪的事情现在已成为常态，有时甚至受到公司及其员工的青睐。为预防COVID-19疫情的传播，更多工作场所采用虚拟办公室或居家办公，而不是去实体办公室。由于零工经济的扩张以及虚拟办公室提供的成本节约优势，越来越多的企业选择虚拟办公室。员工也喜欢这种趋势，因为它赋予他们更大的工作自由度。那么，传统工作场所与其虚拟等效物之间主要区别是什么呢？

什么是虚拟办公室？

虚拟办公室使企业能够灵活地远程工作，同时参与办公室相关活动，而无需承担传统办公室租赁的承诺。当企业使用虚拟办公室设置时，员工可以访问电话会议、在线会议空间和消息接收。小型和初创公司越来越多地使用“虚拟办公室”（或“居家办公室”）。视频会议功能被添加到更多消息平台和软件中，加速了这一发展。

采用虚拟办公室选择的公司可以获得以下益处：

  • 降低运营成本 – 选择虚拟办公室而不是传统办公室空间的公司，可以通过利用互联网开展业务来节省大量租金。这释放了可以用于业务管理和推广的资金。

  • 减少办公室冲突 – 由于广泛使用在线聊天和视频会议应用程序来管理工作流程，员工可以在没有典型办公室冲突的情况下完成工作。与更传统的工作场所相比，这是一个巨大的优势。

  • 减少管理需求 – 由于虚拟办公室减少了行政工作，因此使用虚拟办公室的公司需要的管理人员较少。这可能会导致企业的管理费用降低。

  • 提高生产力 – 员工的生产力提高与虚拟办公室的使用有关。因为他们不必浪费时间通勤，所以员工可以在更短的时间内完成更多工作。

  • 提高灵活性 – 由于员工不局限于办公室，他们可以在方便的时候、在任何有互联网接入的地方工作，只要他们完成工作即可。

  • 易于扩展 – 使用虚拟办公室的组织更容易将其业务扩展到其他地区，因为他们不必搬迁到更大的办公室。

然而，虚拟办公室也存在一些缺点，包括：

  • 缺乏实体办公室空间 – 虽然越来越多的企业能够在没有实体场所的情况下运作，但某些类型的工作环境可能需要实体场所。

  • 缺乏结构 – 公司在通过虚拟办公室开展业务时，应该有一个遵循规章制度的结构。缺乏这种结构可能会对员工的工作效率产生负面影响。

  • 缺乏员工之间的联系和社区感 – 随着虚拟办公室的引入，员工面对面交流的时间减少了。因此，如果员工需要整天在物理工作场所工作，他们可能会变得不那么社交、不那么信任和不那么合群。企业最好营造一种鼓励更多联系和更强人际关系的文化。

  • 分心 – 虚拟工作场所可能会导致更多分心。许多人发现，在不太传统的环境中工作，例如他们的家或当地的咖啡馆，由于分心的可能性很高，会导致生产力下降。

什么是实体办公室？

这是众多工作场所之一，它充当办公室环境的中心枢纽。尽管虚拟工作场所备受关注，但许多组织仍然更喜欢将其运营基地设在实体场所。这很大程度上取决于业务类型、公司文化和可用资源。

大多数人仍然选择在传统办公室工作的主要原因是，它使他们能够创造一个环境，在该环境中他们可以将工作与生活的其他方面在物理上分开。公司的办公空间可以在创造一种文化方面发挥作用，这种文化能够激励和鼓励员工实现其使命。

实体办公室有很多优势，包括：

  • 拥有实体办公室可以为公司增添信誉和专业性，因为它为客户提供了一个与代表会面和开展其他业务的地点。拥有实体场所的企业具有优势，因为它们能够在自身和客户之间培养社区意识。

  • 对工作场所的管理权限拥有自己的办公大楼供员工工作的公司对员工在工作场所必须承受的条件拥有更多发言权。建立一家拥有既定文化和等级制度的企业也不难。

  • 共享工作空间使员工更容易互动和协作完成任务。

  • 很容易看出员工的工作执行情况。

  • 它有助于员工提高沟通能力。

另一方面，一些缺点如下：

  • 这可能是一项非常昂贵的投资。办公室租赁以及办公家具、用品、技术和其他运营成本的费用可能会迅速累积。

  • 公司无法雇用特定地理区域以外的人员。员工可以自由地搬到更靠近他们工作的地方；但是，并非每个人都能重新安排自己的生活来做到这一点。因此，企业错过了全球范围内熟练潜在员工的资源库。

  • 员工的生产力可能会因此降低，尤其是在通勤时间较长的情况下。

区别——虚拟办公室和实体办公室

下表重点介绍了虚拟办公室和实体办公室的主要区别：

特征 虚拟办公室 实体办公室
定义 “虚拟办公室”一词用于描述公司用来避免需要长期办公室租赁，同时仍为员工提供工作场所和在家有效完成工作所需工具的一种选择。 “实体办公室”是指公司员工可以前往从事日常业务的固定场所。
成本 使用虚拟办公室是节省传统办公空间成本的好方法。 除了高昂的租金和水电费之外，经营实体办公室还需要投资办公家具、用品和技术等。
通勤 在虚拟办公室工作时，员工每天不必通勤到实际地点，从而节省时间和金钱。 在传统工作场所，员工必须每天到办公室上班。
灵活性 使用虚拟办公室的员工可以在任何有互联网连接的地方工作。 永久分配到办公室的人员无法远程工作。
员工协作和沟通 由于缺乏员工之间的面对面互动，虚拟工作场所可能会增加孤立感、不信任感和怨恨感。 当员工都在同一个地方时，他们更容易一起工作和沟通。

结论

“虚拟办公室”一词用于描述公司用来避免需要长期办公室租赁，同时仍为员工提供工作场所和在家有效完成工作所需工具的一种选择。“实体办公室”则指公司内大多数日常业务开展的中心位置。实体办公室和虚拟办公室都有许多优点，因此选择哪一种将取决于许多因素，包括团队规模、业务类型、可用资金、公司和团队文化以及您自己的生活方式和偏好。如果您想建立虚拟办公室，周密的计划对于保持员工效率至关重要。

更新于：2022年11月30日

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