使用 MS Office 管理时间并保持井然有序

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在当今这个网络无处不在、节奏飞快的职场环境中，时间管理至关重要。如果您在时间管理方面遇到困难，请不要担心：更高效地工作是一项任何人都可以学习的技能。无论您是拖延症患者、完美主义者还是磨蹭者，这篇博文都提供了时间管理策略，帮助您掌控职业责任。

为什么要提升您的时间管理技能？

了解如何有效管理您的时间可以帮助您更快、更有条理地完成工作，即使在您工作最繁忙的日子里也是如此。

改进的时间管理能力还可以 -

• 帮助您更轻松、更快速地满足截止日期。

• 改善您与同事、商业伙伴和供应商的互动。

• 提升您公司和您所在行业的声誉。

• 增强您的幸福感并减少压力，这甚至可能对您的健康有益。

• 有助于您整体职业生涯的成功

当然，更高效地工作并不意味着要延长工作时间或牺牲工作与生活的平衡。知道何时该离开您的办公桌休息一下，以及何时该下班，都是更聪明地工作的一部分。

时间管理技巧

一个管理良好的工作周可以将一个压力重重、混乱的工作周转变为一个富有成效的工作周。以下十种时间管理方法可能对您有所帮助 -

在开始工作前，优先处理您的任务

避免每天早上处理第一个出现在您面前的事情。根据截止日期和任务对您的组织的重要性来整理您的项目和活动。先完成最关键、最紧迫的部分。然后处理其他关键部分，这些部分的截止日期稍晚一些。

在可行的情况下进行委托

确定哪些项目可以委托给初级员工或供应商。在您的日程安排中留出时间来澄清任何需要完成的具体任务，并在出现疑问时随时待命。尽可能地将常规任务外包给同一个人或团队。

制定计划

当一个新项目出现在您的工作中时，留出一些时间来审查规范，即使您可能几天后才能开始。确定您是否拥有完成工作所需的所有信息，在哪里可以获取缺失的信息，或者可以向谁寻求帮助。

制定项目时间表。

将较大的项目分解成单个任务，同时列出这些任务，并估计每个任务需要多长时间。将每个活动添加到您的日历或项目跟踪应用程序中。这样您就知道何时需要开始和完成它。确定哪些责任（如果有）可以分配给您的同事或商业供应商。

为您的任务制定计划

在深入项目核心内容之前，收集利益相关者和合作者的联系信息，并建立所需的文件夹、文件和在线聊天群组。现在稍微提前思考一下，可以节省您在项目进展时的时间和烦恼。

避免多任务处理

整天在项目之间来回切换会打乱您的工作流程。相反，一次专注于一项活动，并将类似的、次要的活动（例如回复电子邮件或填充电子表格字段）保留下来，一次性完成。

抽出一些时间来恢复精力

在切换需要高度专注的项目之前，花几分钟时间离开电脑。您可能会发现，这能为您提供保持全天动力所需的思维重置。

设定会议时间并严格遵守

在安排或同意参加会议之前，请考虑一下它是否必要。将会议安排在您认为需要的最短时间内，并尽一切努力使其按计划进行。

减少干扰

关闭您的手机并退出您未用于业务的社交媒体帐户。如果您正在处理一个具有挑战性或时间敏感的项目，并且希望减少同事的即时消息，请不要害怕使用团队的职场聊天应用程序的“忙碌”或“请勿打扰”设置。

设定长期目标

维护一份全年需要完成的关键但非紧急项目的清单，并将它们纳入您的每月或每季度计划中。将每个项目分解成阶段或里程碑，然后分解成更小的任务。没有计划的目标很少能实现。

提高时间管理技能的工具

互联网上充斥着声称可以帮助您更高效地工作并保持井然有序的应用程序。可以帮助您有效管理时间的数字技术包括 -

• 待办事项清单 - 保持每日和每周的待办事项清单将帮助您保持井然有序，同时减少压力。保留您需要完成的任务的数字记录，可以免除您记住或花费额外时间思考它们的需要。创建每日待办事项清单还可以帮助您专注于您每天需要完成的最关键和最紧迫的活动。

• 日历 - 您的数字日历不仅仅用于提醒您下次员工会议的时间。使用它来标记高优先级任务的截止日期，在一个地方查看您的每周和每月截止日期，并为需要全神贯注的密集工作留出时间。

• 电子表格、调度或项目管理应用程序 - 项目越复杂，管理其里程碑所需的工具就越全面。

• 时间跟踪应用程序 - 例如 Clockify、Toggl 和 My Hours，可以衡量您在每个工作或项目上花费的时间。使用其中一个应用程序跟踪您在一个月内在职业生涯的每个方面花费的时间。（您花费多少时间与同事闲聊？）然后专注于从您的日历中消除时间浪费。

开始使用时间管理策略来提高生产力

了解如何有效管理您的时间需要时间。我们都知道，我们应该限制在工作中花费在非必要事务上的时间，例如向同事发送有趣的猫猫表情包和回复个人短信。但是，这并不意味着我们总是能达到这个理想状态。

培养有效的时间管理能力，就像任何其他习惯一样，需要练习。为了获得益处，您必须先付出努力。您越早开始使用这些时间管理策略和工具，您就越早能够控制您的任务。