Outlook 中的任务：如何保持井井有条（附技巧）

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全球各地的商业组织都使用电子邮件进行内部和外部沟通，与客户、供应商、合作伙伴等进行联系。尽管技术取得了进步，但发送和接收电子邮件仍然需要时间，并会中断工作。

Microsoft Outlook 中的任务功能是项目管理的有用工具。Outlook 允许您创建任务、设置提醒和截止日期，以及跟踪即将到来的任务。通过学习如何在 Outlook 中使用任务并确定分配时间以实现目标的最佳方法，您可以为未来的一天和一周制定清晰的计划。

在这篇博文中，我们将引导您了解如何在 Outlook 中使用任务以及它们为何有用。

什么是 Outlook？

Microsoft Outlook 是一种个人信息管理器，被理解为 Microsoft Office 套件的一部分。虽然企业将其用作邮件程序，但它还包括日历、任务管理、联系人管理器、笔记和日记。它自 MS-DOS 时代就存在，并在全国许多公司中使用。Outlook 2016 是微软知名套件 Office ProPlus 的最新版本。

Outlook 中的任务是什么？

Outlook 中的任务是一项功能，允许您存储每日待办事项列表，以帮助您回忆重要的日程安排信息。它可以帮助您确定工作优先级，以便您可以确定哪些需要紧急关注，哪些可以等到当天或一周的晚些时候再处理。任务列表还会显示您接下来一周即将发生的事情。这可以帮助您管理项目和团队，同时在您从列表中勾选项目时创造一种成功和进步的感觉。

Microsoft To-Do 取代了任务，并包括了诸如智能列表之类的功能。您可以使用此工具创建筛选列表、跟踪任务并计划您的日程。

以下是默认列表：

我的日程

此智能列表跟踪您希望在当天完成的任务。当您在一天开始时打开它时，它是空的，但您可以通过将任务从其他列表中转移过来或添加新的任务来将其添加到其中。在午夜，Outlook 会清除“我的日程”，但您可以在其他列表中查看您的任务，因此您不会丢失它们。

重要

此智能列表包含您已设置优先级的所有任务。右键单击并选择“标记为重要”以设置一项任务的优先级。单击星形符号将其标记为重要。

已计划

此智能列表包含所有具有截止日期或提醒的任务。创建任务时，您可以通过为其分配截止日期或提醒将其添加到列表中。当您向现有任务添加截止日期或提醒时，它会被移动到此智能列表。

任务

这是您创建的任何任务的起点。所有任务都保留在此列表中，直到将其移动到其他智能列表之一。要创建一个，请选择“键入新任务框”或“任务输入面板”。您也可以单击“添加任务”右侧的 + 符号。

已标记的电子邮件

To Do 还会根据您已标记的电子邮件生成智能列表。当您将电子邮件标记为重要或向其添加提醒时，To Do 会复制“已标记的电子邮件”智能列表。您还可以通过拖放将其添加到“我的日程”智能列表中。

如何在 Outlook 中使用任务？

以下是在 Outlook 的任务和待办事项列表中创建任务的步骤：

• 使用经典任务

您仍然可以使用传统的任务工具来计划您的日程和项目。以下是 Outlook Classic 中创建新任务的步骤。

任务版本：

• 启动 Outlook。

• 选择“新建项目”。

• 选择一个任务

• 在“主题”框中，为任务命名。

• 设置开始和结束日期。

• 建立优先级和提醒。

• 单击“任务”、“保存”和“关闭”按钮。

• 使用待办事项列表。

Outlook 中的待办事项功能是创建任务的另一种选择。您可以通过将这些列表项拖到日历上将其添加到您的日程中。以下是一些您可以采取的操作：

• 从“待办事项栏”中选择“键入新任务框”。

• 填写您的任务描述。

• 要完成，请按“Enter”键。

• 修改设置

确定完成活动需要多长时间，并调整日历上的项目以适应该时间段。您可以邀请其他项目团队成员并设置提醒。当您将许多任务变成约会时，提醒会通知您何时停止处理一项任务并开始处理另一项任务。

将文件附加到任务

如果您有一个文件，可以将其附加到您分配给团队成员的任务中。为此，请单击“添加文件”，然后转到您要附加的图像或文档。如果您使用的是 Microsoft 365，则可以通过将文件的链接粘贴到“添加注释”区域中来附加文件。

共享任务列表

您可以使用 To Do 与他人共享任务列表。但是，无法共享单个任务，但可以共享任务列表。当您授予某人访问权限时，他们可以查看和修改该列表。要共享任务列表，请右键单击其名称并选择“共享列表”，然后从您的联系人中添加人员。

使用其他任务功能

以下是一些需要考虑的其他任务功能：

• 分配的任务 - 如果您有员工或合作伙伴需要合作，您可以设置任务并将其分配给负责完成任务的人。

• 状态更新 - 使用状态更新和完成百分比功能来确保您的任务按计划进行。如果您已完成任务的一半，则可以将其标记为 50% 完成或“进行中”。

• 导出功能 - 您可以使用 Outlook 的导出工具轻松地将您的项目和任务导出到电子表格。因此，您可以为您的项目生成进度报告。

• 分类 - 使用分类工具快速查找任务类别。Outlook 具有带有分配颜色的基本类别，但您可以创建自己的类别并为其应用颜色。

• 时间跟踪 - 使用时间跟踪功能，按小时收费的自由职业者可以跟踪他们在项目上花费的时间。您可以根据您跟踪时间的方式在 Outlook 中选择“总工作时间”和“实际工作时间”部分之一或两者。

• 委派任务 - 创建任务并将其分配给您与之合作的人后，您可以通过单击发送按钮将其委派出去。您可以检查您的已发送邮件文件夹以确保通过 Outlook 发送了分配电子邮件。

结论

Outlook 和 Office 365 可以帮助您提高工作效率。

当您知道如何充分利用您的电子邮件技术解决方案时，提高工作效率、平均分配您的时间和管理您的收件箱变得更加方便。

使用这些简单的 Outlook 技巧，腾出时间处理更重要的活动。因此，下次您使用 Outlook 管理电子邮件和任务时，请牢记其中的一些建议。