预付费用

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什么是预付费用？

预付费用是指公司在获得商品或服务或享受其利益之前，预先支付的费用。它与应付费用相反，在应付费用中，公司在未来某个日期支付服务和商品的费用。

在预付费用的情况下，它在资产负债表中被记录为资产。它是公司损益表中的费用。预付费用所支付的服务或商品在未来较长一段时间内提供价值。

例如，一家公司可能在年初支付其工厂建筑物的全年租金。在这种情况下，每个月的租金（即价值）都涵盖了全年的每个月。这样，预付费用涵盖了未来期限的付款。预付费用的价值在以后出现。

其他一些预付费用的例子可能包括 -

• 员工保险福利

• 税款

• 其他与公司相关的保险单

• 贷款利息费用

• 租赁办公设备

• 员工薪资

• 批量订购用品的付款

• 为法律服务支付的保留费。

谁从预付费用中受益？

预付费用使公司和个人都受益。

• 对于公司而言，它可以节省商品和用品的成本，因为付款是预先支付的。通常，供应商在预先付款时会提供折扣，这有助于公司从长远来看节省资金。

• 预付费用还可以帮助公司根据税收扣除规则的法律合规性节省税款，这些规则表明公司如何注销它们。因此，公司在选择预付费用时可能会考虑未来的购买和会计影响。

• 个人也可以从预付费用中受益。例如，个人可以计算并为退休后的福祉存钱。在这种情况下，他们在工作期间每个月都按单位存钱。因此，当个人退休时，他们有足够的钱来维持余生，因为他们已经预先支付了这笔钱。

记录预付费用

最初，公司会计账簿和资产负债表将预付费用记录为资产。这意味着，尽管付款已预先支付，但在会计账簿中不将其视为费用。会计团队在以后的会计期间确认这些费用。最常见的做法是在公司确认这些费用时记录预付费用。

当预付费用发生的服务的期限涵盖多个期间时，公司会根据每个期间发生的状况分配资源。这表明，最初预付费用预先支付时，可能不会影响公司的财务报表，因为它尚未收到服务或产品。随着公司体验服务或获得商品，资产账户减少或费用增加。

预付费用记录示例

假设 XYZ 公司以每月 50,000 卢比的价格租赁办公室。业主要求预付一年的费用。然后 XYZ 必须预付全年 600,000 卢比的费用。XYZ 最初将把这笔预付费用记入预付租金账户的借方，并记入现金账户的贷方。

一个月后，公司收到价值 50,000 卢比的服务。因此，这被记录为租金费用（借方），以及 50,000 卢比的预付租金账户贷方。因此，这些值从各自的账户中减去。该公司每月进行此操作，直到租金账户中的余额为零。

可以遵循以下步骤来记录预付费用 -

付款并将其标记为资产负债表上的资产

第一步是支付预付费用并将其标记为资产负债表上的资产。它必须被标记为资产，因为公司将来必须获得收益，并且尚未收到收益。如果公司在未来 12 个月内不会获得服务，则不应将其标记为资产。

将付款输入会计日记账

付款后，必须将其记录在会计日记账中，这将显示已付款。例如，如果一家公司为未来 12 个月的办公室租金支付了 100000 卢比，请将其记入日记账的预付租金账户。这开始了公司为尚未收到的服务支付费用的记录的开始。

借记资产账户

对于预付分录的第一条记录，借记资产账户并从现金账户中减去该值，以使净总额不受影响。例如，在上述支付 100000 卢比租金的情况下，在预付租金账户的资产账户中增加 100000 卢比，并从现金账户中减去它，这使净总额记录保持不变。

在损益表中记入其中一部分费用

在每个会计期间结束时，随着公司获得服务或商品，在损益表中记入公司已使用的那部分费用。例如，假设一家公司为保险支付预付费用，每月需支付 10,000 卢比的费用。该公司已预付了一年的费用，共计 120,000 卢比。您必须每月从预付保险账户中减去 10,000 卢比，并每月向现金账户中增加 10,000 卢比。这将减少预付账户的余额并将其变为支出。

重复上述过程

必须重复上述过程，直到公司确认预付费用的全部金额。例如，在上述保险案例中，您可能需要执行此操作 12 次，以便在保险由第三方保险公司承保的 12 个月内，预付费用 120,000 卢比的全部金额变为零。

结论

了解预付费用以及如何记录它们非常重要，因为如果没有有效的会计实践，组织从长远来看可能会面临会计问题。此外，由于这些费用处理方式不同，因此在管理它们时必须给予额外的考虑。这就是为什么预付费用对商业组织如此重要的原因。

常见问题

问题 1. 预付费用是什么意思？

答案。预付费用是指公司在获得商品或服务或享受其利益之前，预先支付的费用。

问题 2. 举两个预付费用的例子。

答案。预付费用的两个例子是预付税款和预付工资。

问题 3. 预付费用最初是如何在资产负债表上记录的？

答案。预付费用最初被记录为资产，因为它们尚未发生。