将混乱转化为成果——如何处理多个项目？

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项目经理的工作是最复杂的工作之一。每个项目都带来一组新的挑战和一个新的团队。经理不仅需要了解项目的相关基础知识，还需要围绕截止日期、预算、员工的可用性状态和其他因素来计划整个项目。有时，您必须同时处理多个项目，以确保所有任务都能完成。

但您知道，无论项目复杂程度如何，同时处理多个项目都是可能的？您只需要正确的管理策略，就可以顺利进行。

处理多个项目

在这篇文章中，我们将讨论一些同时管理多个项目的有效技巧。让我们来看一看。

计划和优先级排序

计划是项目成功完成的关键。仅仅知道您必须在特定截止日期前完成项目是不够的。重要的是，您需要准备一份项目章程，其中列出所有任务以及预计的截止日期和整个项目所需的预算。您应该每天至少花一个小时进行项目计划。请记住，如果您计划得当，您的团队将能够在没有错误的情况下执行项目。

在创建列表时，请优先考虑任务。查看哪些任务需要紧急完成。您可以为每个项目设置提醒，以便您可以随时了解截止日期。这样，您就会知道哪些项目必须首先完成和交付。检查任务列表，并优先处理那些需要最少时间且易于完成的项目。

在一开始就进行任务分配

每个员工都应该从一开始就知道自己在不同项目中的角色和职责。您还应该为反馈和审批设置一个日期，因为在处理紧急项目时，这些往往会被忽视。将您的职责委派给员工将使您的工作更容易。您可以使用项目管理工具（例如 nTask）来确保每个员工都了解和理解他们的职责、项目的截止日期以及描述。

保持灵活

因此，您已经根据每个员工的带宽和技能分配了职责。但是，您在项目开始时设定的优先级可能会随时改变。项目经理和团队必须足够灵活，能够根据这些变化进行工作。

这就是为什么需要一个集中式系统。在那里，您可以清楚地了解哪些员工被分配了哪些职责、待处理任务的更新以及优先级列表中的更改。您可以评估这些指标，并将职责重新分配给有空承担更多工作的员工。

确保有效的沟通

团队中的每个人都应该知道每个工作何时完成。他们应该了解跨部门的工作。这使他们能够随时了解项目的进展。沟通不畅会对项目产生负面影响。当您的员工不知道优先级列表中的截止日期为何发生变化以及职责为何重新分配时，他们将无法正确地执行他们的工作。

不仅团队，利益相关者也需要定期了解不同项目的进展情况。使用提供有关工作状态定期更新的项目管理工具是让每个人了解每个项目的最简单方法，而无需手动更新每个人。

管理人力资源

项目的成功很大程度上取决于您如何管理您的员工队伍。大多数项目失败是因为经理没有充分利用员工的才能。有些员工承担了他们无法按时完成的任务，而其他同样有才华的员工却工作量很少。

在一次只处理一个项目时，管理团队很容易，但是如果有多个项目具有相同的截止日期，则需要使用项目管理工具。了解员工的工作状态将帮助您避免错过截止日期。检查每个项目、不同的任务、每个员工被分配了多少任务等等。您可以相应地更改每个任务。

注意项目时间表

经理在同时处理多个项目时报告的常见问题是延迟。一次处理多个任务很困难。您必须优先考虑其中一个，而您没有首先完成的那个就会被延迟。当您不注意项目时间表时，就会发生这种情况。每个项目都有一个截止日期。

您需要根据这些截止日期安排每个项目中的任务。询问您的团队他们可以处理多少工作，并相应地分配工作。任务不仅会延迟，而且在同时处理多个项目时很难保持质量。您需要非常谨慎地对待截止日期和任务分配，以确保充分利用员工的技能，并按需完成每个项目。

保存您的工作流程

假设您刚刚完成了本季度的项目，现在您要开始为下一季度做一个类似的项目。但是您不知道您是如何管理第一季度的工作的。因此，您无法复制工作流程。重要的是从一开始就跟踪您的工作流程，并保存以清晰格式说明所有任务的模板。

这将帮助您将此模板用于未来的项目，尤其是在您一次处理多个项目时。保留此模板，并在您整合新策略或添加更多角色时进行更改。此外，允许您的整个团队访问此模板，以便每个人都能有效地管理项目。自定义此模板并将其用于所有项目。

结论

管理具有不同需求和截止日期的多个项目并非易事。经理通常必须为团队分配多个职责，并且他们可能需要加班加点才能按时完成所有工作，而不会影响质量。对于一系列待处理的项目感到不知所措是很正常的。以上技巧将帮助您将混乱转化为一个具有明确规范的计划良好的项目。