组织沟通的功能是什么?
什么是组织沟通?
组织沟通被定义为机构、慈善机构和执行机构等组织中沟通的传递和形式,以及组织内部发生的中心沟通以及组织与其股东之间面向外部的沟通。
增强组织沟通可以对组织的有效性产生重大影响。拥有组织沟通学士和/或硕士学位的个人可以在人力资源、员工培训和管理、公共关系和公共事件、零售、通信管理、媒体管理、战略和国防以及调查和指导等领域工作。
组织沟通的主要功能
控制
激励
情感表达
信息
控制
沟通以多种方式控制成员的行为。组织有权力等级和员工必须遵守的正式规定。
例如,当员工需要先将其与工作相关的任何异议传达给他们的直接主管,遵循其工作说明,或根据公司政策行事时,沟通就在发挥控制功能。但非正式沟通也控制着行为。当工作小组取笑或激怒一个生产过剩的成员(并使小组的其他成员看起来很糟糕)时,他们就在非正式地与该成员沟通并监督其行为。
激励
一个有动机的人在组织中扮演着有用和积极的角色。沟通通过让员工了解他们必须做什么、他们做得有多好以及如果绩效不足如何改进,来促进激励。沟通激励和引导个人实现共同的目标。分享特定个人克服挑战并实现目标的成功故事可以做到这一点。尽管沟通的功能在生活的各个方面都适用,但在商业和工业中更为突出,因为沟通正逐渐被用作激励的工具。
建立个人目标、对实现目标的看法以及对期望行为的奖励,都能刷新动力,并且需要沟通。
情感表达
情感表达对于增强信息、传达真实性和建立信任至关重要。人类需要以两种方式表达自己的感受。它可以是口头的和非口头的,情感的表达像爱、愤怒、快乐、恐惧、希望或任何其他情感。
通过语言表达的情感以感叹号的形式出现,例如——是的!,哦,不!
信息
组织需要让员工了解其目标、行业信息、首选流程、新发展和技术等,以便他们能够正确有效地完成工作。这些信息可以通过正式的方式传达给员工,例如与经理开会,通过集中式系统(如内联网站点)发布新闻和消息,或者可以是非正式的,例如当装配线上的团队成员建议一种更快的任务处理方法并让他的同事采用该方法时。
组织中沟通的方向
通常,沟通在组织结构中沿三个方向流动。它们如下:
向下沟通
向上沟通
横向沟通
向下沟通
向下沟通是指公司领导和高管与下级员工分享信息。除非消息中要求回复,否则发送者通常不期望(或特别希望)得到回复。
例如,新任首席执行官的声明或与前候选人合并的通知。其他形式的高层向下沟通包括演讲、博客、播客和视频。
最常见的向下沟通类型是部门主管或一线经理对员工的日常指示。
这些甚至可以是操作手册或公司指南的形式。
向上沟通
从下级员工到高层员工的信息流动是向上沟通(有时也称为垂直沟通)。
例如,向上沟通发生在员工与经理沟通时,或团队领导向部门主管汇报时。
通常向上沟通的内容包括进度报告、项目计划、预算估计、违规和申诉、改进建议和时间安排问题。
横向沟通
组织中的横向沟通描述了组织中同一级别不同部门和群体之间的交流。与其他不太正式的沟通职位相比,工作场所的横向沟通隐含着更集中的目标。
通常,组织中涉及同一基本领域的不同群体或个人之间的信息流动是为了明确的目的而执行的——获取信息、交换想法、协调任务、实现共同目标或解决冲突。
什么是人际沟通?
人际沟通是通过口头或非口头方式在两个人或多人之间交换信息、概念和情感的过程。
它通常包括面对面的信息交流,以语音、面部表情、肢体语言和手势的形式进行。某人的人际沟通能力水平通过有效地向他人传递信息来维持。
组织中经常使用的人际沟通包括日常内部员工沟通、客户会议、员工绩效评估和项目交流。此外,如今的在线对话构成了员工在工作场所人际沟通的重要部分。
人际沟通的类型
口头沟通
书面沟通
非语言沟通
口头沟通
口头沟通是指通过嘴唇进行沟通。它包括个人之间的谈话,无论是直接交谈还是电话交谈。演讲、介绍和对话都是口头沟通的形式。当沟通事项属于临时性质或需要直接交流时,会采用口头沟通。
书面沟通
当您通过书面符号获取信息时,您就在进行书面沟通。从电子邮件和短信到更正式的沟通和报告,书面沟通是大多数商业信息共享的基础。
当需要共享特别复杂或持久的信息时,通常会通过书面沟通传递。众所周知,书面沟通通常被认为比口头更有权威性。因此,它通常充当“正式”的沟通方式。书面沟通还可以包括表情符号,这有助于传达更多的情感信息和环境,而这些信息和环境可能难以从文字本身推断出来。
非语言沟通
在不使用书面或口头语言的情况下传达意义是非语言沟通的本质。这可以通过从面部表情到某些手势(任何“爵士手”吗?)到肢体语言和某些姿势的一切来实现。
此外,非语言沟通通常补充口头沟通。像“想象中的引号”或耸肩等手势增加了,如果不是完全不同的含义,也会添加到所说的话中。
结论
我们已经涵盖了组织可能用来解决与人们在工作中的行为方式相关的问题的所有方法。此外,您必须熟悉可能影响一个人的行为和观点的大量因素,这些因素既围绕在个人周围,也存在于环境中。