什么是组织过程资产 (OPA)？

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大多数组织都开发了各种工具和模板来帮助他们管理项目。这些工具可以以各种方式使用，例如创建合同、评估和模板。组织还可以通过经验教训来更多地了解自身。

组织过程资产 (OPA) 是组织可用于管理其项目的各种设备。这些包括计划、程序和指南，这些对于规划阶段非常重要。无论您的项目是短期还是长期项目，这些都是必备的。

什么是组织过程资产 (OPA)？

组织的过程资产是与组织用于运营其业务的各种流程相关的资产集合。这些包括商业计划、程序和知识。

过程资产可能来自各种来源，例如程序、项目和文档。过程资产主要分为三类：政策和程序、企业知识库以及团队和 SME 知识。一些最重要或最常见的 OPA 是：

• 标准化指南

• 缺陷管理流程

• 工作分解结构模板

• 变更控制程序

• 项目收尾指南

• 组织标准流程

• 提案评估标准

• 风险模板

• 财务控制程序 项目文件

• 经验教训和历史数据库

• 项目进度网络图模板

OPA 的重要性

组织过程资产 (OPA) 是包含管理项目所需所有必要信息的文档。无论项目长短，这些记录对于任何业务规划流程都至关重要。它们可以帮助您做出明智的决策并提高项目的效率。OPA 可用于跟踪项目的全部细节。您还可以定期更新文档。

参考过去项目的文档可以帮助加快项目的流程并增加其成功的可能性。由于它与以前的项目非常相似，它还可以帮助顺利管理新项目。不幸的是，如果团队成员无法检索必要的资产，项目可能无法快速启动。OPA 可以分为三大类。以下是主要的 OPA 类型及其示例：

流程和程序

此类别描述了组织过程资产的各个要素。以下是这些要素的一些示例。项目活动的的历史记录可以提供宝贵的见解，了解项目过程中可能遇到的各种风险和机遇。

示例 1：指南和标准

标准是一套公司用来确保其产品或服务具有最高质量的程序或流程。公司使用哪些标准来确定其交付成果的质量？

示例 2：组织标准

此标准是指组织用来确保其产品或服务具有最高质量的策略。例如，健康和安全政策通常用于确保公司员工受到保护。

示例 3：模板

每个组织都会创建一个模板，用于各种流程和活动。这将在整个组织中重复使用。一些模板示例包括商业案例、项目计划、积压列表、风险登记册等等。

企业知识库

在管理项目知识方面，有两种知识：显性知识和隐性知识。前者是指可以解码成文字、图片和数字的信息，而后者是主观的或不可表达的类型，例如经验、信仰和见解。

存储在企业知识库和企业知识库中的大部分信息都是显性的。然后将这种类型的知识进行分析并存储在组织中。

在执行业务分析时，团队成员或经理通常会求助于企业知识库来获取有关特定产品的必要信息。这些知识库充当专门收集有关特定产品所有必要详细信息的研究中心。

示例 1 - 业务知识

业务知识库可以存储与交付的产品和文档相关的所有详细信息。它可以在整个企业或特定产品中共享。可以存储在此存储库中的一些信息包括需求、解决方案和以前项目的成果。

示例 2：历史项目知识

与过去项目相关的所有文档都存档在此存储库中。这些包括业务分析报告、绩效记录、项目收尾信息以及过去完成的项目中的其他重要详细信息。

示例 3：问题和缺陷管理数据

与过去项目相关的所有详细信息都存储在此存储库中。它可以用于存储有关项目的各种详细信息，例如其状态、操作和问题。在某些组织中，缺陷和问题的信息根据其偏好进行分类。

团队和 SME 知识

尽管与产品相关的一些信息可能没有正式记录，但黑白打印件只是组织资产的一部分。除了能够提供产品技术规格的全面视图外，主题专家还可以帮助您分析数据。

“主题专家”是指在特定领域拥有高水平专业知识的人。他们可以帮助您更好地理解项目的需要，并深入了解项目的成功。通常，这些人是开发团队的成员或拥有高级资格。

示例 1：组织变革

部门的各种任务和职责，例如主管的工作，都由主题专家控制。这是因为他们拥有必要的知识和技能来了解部门的运作和流程。通常，他们从初级水平开始，逐渐增加他们的知识，以便他们能够充分了解团队的工作方式。

他们是组织的大脑，重要的是他们应定期参与项目的规划和实施。这将使他们能够深入了解项目及其运作。

示例 2：有效的沟通

在某些情况下，对话可以提供对项目的见解。重要的是参与这些讨论的人员要产生适当的可交付成果，以便团队成员可以轻松访问它。这将使他们能够跟踪与项目相关的所有详细信息。

结论

组织过程资产 (OPA) 是可以在组织文档中找到的信息集合。它有助于顺利进行项目并确保其成功。从收集的数据中获得必要的见解可以帮助提高项目的效率。这也可以作为组织的重要记录。

人们经常混淆企业环境因素和组织过程资产之间的区别。虽然前者通常与组织外部相关，但后者始终在组织内部。区分这两个重要因素非常重要，以便您可以轻松识别它们。“组织过程资产”和“企业环境因素”这两个术语通常由项目经理和其他组织管理团队成员使用。