项目管理完整指南

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对于项目领域的新手来说，从头到尾处理一个项目可能是一项繁琐的任务。项目经理必须时刻关注，确保项目下的每一项任务都顺利进行。经过时间考验的项目管理流程帮助经理将项目分解成阶段和任务，并有效率地进行管理。

处理项目的项目管理流程

项目管理主要包括5个阶段：

项目启动

这是第一个阶段，您需要定义启动新项目的目的以及项目将交付的业务价值的宏观视图。进行详细分析以检查项目的可行性。最后，将项目理念提交给利益相关者以获得批准。

此阶段的一个重要特征是创建简短的正式文档，称为项目章程。

项目章程通常会解答有关新项目的一些问题：

• 项目的目的是什么？

• 项目的范围是什么？

• 主要利益相关者是谁？

• 主要的限制和障碍是什么？

• 项目的预算是什么？

• 项目的团队成员是谁？

此阶段的重要性在于它有助于引导利益相关者，确保获得关键资源并避免项目的主要障碍。

项目规划

这是项目管理中最关键的阶段之一，因为项目的成功取决于您计划的完善程度。在此阶段，项目经理决定如何执行、监控和控制项目。换句话说，您需要确定项目的“什么、谁、何时、何地和如何”。它为利益相关者提供了成功的项目完成的清晰路线图。项目经理需要在设定项目可交付成果、分配资源、制定项目时间表和创建任何支持计划方面做到尽可能的细致。

项目规划的要素

• 设定计划的范围

• 将项目分解成更小的组成部分。（工作分解结构）

• 安排项目进度

• 规划所需的资源

• 规划项目的预算

• 规划资源的采购

• 规划项目风险管理

• 规划项目质量管理

• 规划团队之间的有效沟通

项目规划是一个动态过程，需要不断调整，直到项目完成。项目计划越详细，就越接近现实。

项目执行

项目执行基本上是将您的计划付诸行动。您将与所有主要成员举行启动会议，告知他们各自的角色和责任，并解释项目的时间表。有人可能会认为这个阶段很容易，您只需要执行您计划的内容。正是在这种情况下，“执行差距”一词变得重要。

执行差距

这是愿景与现实之间的不匹配。当项目进展不符合计划时，就会出现执行差距。这可能由于各种原因造成，包括资源分配过于乐观、仅进行表面思考就设定计划目标、利益相关者过度承诺、时间表计划不切实际等。

项目执行成功的关键

明确定义项目目标

明确定义项目目标非常重要，这样每个人都朝着共同的目标努力。为了确保这一点，项目经理不应依赖全面的项目章程让成员阅读。相反，经理应该利用启动会议主动解决所有问题。

不要对时间表不切实际

在跨职能项目中，建议在将项目移交给其他部门时留出缓冲时间。让其他部门了解项目的现状和变化同样重要，以确保他们在接手项目时不会盲目行动。

注意依赖关系

假设有一组任务，只有在完成这些任务后，才能开始另一项任务。这称为任务依赖关系。同样，还存在资源依赖关系，即任何缺少的资源都会阻止您开始下一步。这些依赖关系需要特别注意，因为它们有可能使您的整个项目停滞。

定期检查进度

这不仅仅是启动会议和结束会议。项目经理应经常监控进度，定期确保进行检查，并不断将项目推向正确的方向。不时向您的团队成员征求反馈意见也很重要。

项目监控和控制

项目监控是指持续跟踪项目指标的过程，确保一切均按照项目要求和标准进行，每一笔成本都在预算内，项目满足所有截止日期。持续监控对于获得有关项目进展情况、哪些领域需要关注以及需要做出哪些决策来改善痛点的宝贵见解至关重要。

项目监控和控制步骤

了解项目基线

项目经理必须了解在项目规划阶段计划的项目的范围、预算和时间表。

这有助于在整个项目中衡量成功。

监控和控制

它包括定期评估项目的各种指标，并将它们与基线目标进行比较。项目经理应随时向利益相关者通报情况。

进行必要的调整

没有哪个项目可以完美规划。每个项目都需要对一个或多个指标进行一些调整才能适应现实。应维护一份适当的文档，记录项目计划中所做的所有更改。

检查成本、时间表和质量

项目经理必须时刻关注，以确保按时完成项目、项目在预算范围内运行并达到预期质量。

报告

为了衡量项目相对于基线目标的绩效，重要的是将所有数据汇总在一起，并在每个步骤完成后为项目准备一份成绩报告。

项目收尾

这是您结束项目的阶段，无论是因为您实现了目标还是未能实现目标。根据速度、准确性和质量等各种 KPI 对项目可交付成果进行评估。将与利益相关者举行项目结果会议，报告项目可交付成果。

学习是这个阶段的重要成果。项目经理了解团队的能力，并且在下一个项目中分配任务时更有优势。如果项目失败，经理应反思错误，并尝试在下个项目中避免这些错误。

结论

领导整个项目并非易事。将项目分解成小的可操作任务总是有帮助的。项目管理流程在这里派上用场。整个过程分为 5 个阶段，每个阶段都相互依赖。您在一个阶段的执行越好，下一个阶段就越顺利。细致的规划和持续的监控对于项目的成功大有裨益。