电子邮件礼仪

电子邮件被广泛用作一种廉价且高效的商务沟通工具。很少打印电子邮件，通常使用电子版，因为存档和检索电子邮件很容易。它之所以流行，是因为易于访问，从CEO到清洁工，组织中的每个人都可以使用。

电子邮件是高效沟通信息的一种方式，它以清晰易读、专业的方式呈现信息。许多人以缺乏时间为由转发不合格的电子邮件，这些邮件从不完整到难以理解不等。

许多人将电子邮件与短信混淆，或者至少他们撰写电子邮件的方式表明了这一点。让我们讨论一下文本对话和撰写电子邮件之间的区别。在短信对话中，两个人可以以快速往复的沟通方式交换信息、共享细节、提供更正和请求澄清。

相比之下，电子邮件由专业人士阅读，根据他们的工作量，每天可能会收到20到200封电子邮件。他们既不想进行来回对话，也没有时间反复索要细节。他们只想了解电子邮件的内容，阅读说明，处理信息，完成任务，并清空收件箱中的“未读”部分。

记住这一点，让我们讨论一些撰写有效电子邮件的技巧 −

• 计划你的邮件。
• 使用主题行来吸引读者的注意力。
• 保持邮件简短明了。
• 不要全部小写输入你的邮件。
• 发送邮件前校对，并承担责任。
• 生气时，花几分钟冷静一下再发送邮件。
• 不要全部大写输入你的邮件。大写被认为是大喊。

在某些情况下，电子邮件可能不适用。建议在以下情况下打电话： −

• 你需要讨论私人、敏感或机密信息。
• 你要告知坏消息。
• 你的信息很复杂，措辞可能会造成误解。
• 你需要立即回复。

电子邮件的法律风险

电子邮件是许多工作场所首选的沟通方式，这意味着它们携带大量可能属于机密的信息。许多公司对员工如何撰写电子邮件以及应该向谁转发哪些类型的电子邮件进行了广泛的培训。

电子邮件中信息的安全性及机密性是发件人和收件人的共同责任。公司有严格的指南来保护其文件及其内容。让我们讨论一些最常见的预防电子邮件误用的指南。

如果你以下情况，你和你的公司将对多起诉讼承担责任： −

• 发送或转发包含攻击性内容的电子邮件。
• 发送包含病毒的附件。
• 未经许可将发件人的电子邮件转发给其他人。
• 试图伪造他人的电子邮件或从他人的帐户发送电子邮件。
• 发送电子邮件时试图向收件人隐瞒身份。
• 未经许可复制属于他人的邮件。

正式邮件的构成要素

虽然我们大多数人都向朋友发送非正式邮件，其中可能包含语法错误，但写给同事时情况并非如此，尤其是在我们想留下好印象的时候，我们必须更加谨慎和外交。以下是一些关于电子邮件正确格式的一般技巧：

背景 − 所有电子邮件都应使用默认的白色背景。彩色背景或滚动设计显得不专业且分散注意力。

字体 − 首选字体为Times New Roman或Arial，字号为12。

字体颜色 − 字体应仅为深蓝色或黑色。

联系方式 − 签名区域应包含正式联系信息，例如姓名、职位、电子邮件ID、联系电话、公司标志和通信地址。最好避免个人陈述。

名和姓 − 应使用与电子邮件正文相同的字体，字号大两号。不推荐使用草书字体。

（应使用与电子邮件正文相同的字体和字号）

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• 地标和邮政编码
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• 电子邮件地址
• 公司电话号码
• 公司传真号码
• 公司网址
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