行政助理指导 - 快速指南

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行政助理指导 - 介绍

说实话，行政助理的工作并没有通常意义上的高薪和光鲜亮丽，这对于那些想靠与富人和成功人士交往来成就事业的人来说，是一个巨大的激励因素。然而，这正是这种工作职位对局外人的印象。

行政助理的工作远不止这些——它关乎为个人及其组织提供宝贵的支持，这使得行政助理的工作独一无二。对于任何想在这个领域取得成功的人来说，都需要长期实践与该职位相关的独特技能。这份工作并不总是像看起来那样轻松有趣，但这段经历可能是值得的。

行政助理每天都要协调多名员工的工作，并监督所有重要的行政职能，以此作为对老板日常工作的支持。他们的工作是确保他们的经理能够充分利用时间，同时以高效的方式完成工作和职责。

这些行政助理通过支持他们的经理并使他们的工作更轻松来帮助创造业务价值。他们就像他们老板的组织者。他们记住约会，与团队协调并同步事件，以便系统地处理任务。

行政助理的工作充满了挑战和大量的职业机会。这是一份全面的工作，从某种意义上说，它没有“选择性”。这份工作的好坏并存，有些人会觉得它既有挑战性又引人入胜，而另一些人则可能误认为它是一份枯燥乏味的工作。

有很多行政助理非常热爱他们的工作，他们想一直做到退休。他们认为行政助理的工作是他们因在人员管理技能方面表现出色而应得的回报。

取决于你处理工作的方式，加上你之前行政工作的经验，你会在这份工作中找到很多积极因素，这些因素可以让一个人的职业发展速度超过任何其他平台。这是唯一一个让你有机会与企业主共事的工作，对于那些想在职业生涯中快速发展的人来说，这难道不好吗？

核心竞争力

成为一名优秀的行政助理最重要的因素是对工作的坚定承诺。换句话说，需要有强烈的成功愿望。作为候选人，必须愿意不断提高自己的绩效并提升新技能。

随着新技术的出现和商业实践的演变，职位的需求也在不断变化，因此行政助理应该具有**适应性、灵活性和好奇心**。行政助理提供的大部分支持几乎是隐形的，因为他们是在没有任何监督的情况下工作的，因此助理不需要提交任何绩效报告。

他们绩效的唯一衡量标准是他们如何让老板们的生活更轻松，他们的一些核心职责如下：

• 随时向他们通报所有细节

• 确保他们出席所有重要活动

• 预测他们的需求

• 优先处理他们的工作和其他事务

• 管理日常工作流程。

除了上述职责外，总共有九项核心能力是每个行政助理都必须擅长的，列举如下：

适应能力

• 能够灵活应对变化并做出相应调整。

• 无论工作性质如何，都对工作抱有积极的态度。

• 能够从容地管理和优先处理许多相互冲突的优先事项

组织能力

• 知道如何最好地利用时间。

• 知道如何根据手头任务分配时间。

• 知道如何利用办公空间并整理文件。

任务管理能力

• 预测需求并解决问题。

• 确保在规定的时间内完成关键项目。

• 平衡多项优先事项并设计合适的工作流程。

• 能够预测问题并采取先发制人的行动。

沟通能力

• 倾听并积极努力提高这些技能。

• 能够用专业的语言写出通顺流畅的句子，且没有错误。

• 能够自信地表达，并发出清晰易懂的信息。

• 知道如何运用口头和书面技能来传达积极的信息。

客户服务能力

• 能够及时、专业地回复查询。

• 了解客户业务的最新发展。

• 能够以正式和专业的方式与客户和同事互动。

商业概念能力

• 了解基本的商业原则。

• 了解组织行为并能加以运用。

• 了解整个行业和业务运作。

团队合作能力

• 喜欢被视为一名称职的团队成员。

• 重视团队目标并相应地参与。

• 愿意为与经理一起工作的其他人提供后备支持。

计算机/技术能力

• 熟练使用标准办公设备。

• 熟练使用电脑、外围设备和配件。

• 能够快速适应新技术，展现出高级熟练程度。

判断能力

• 展现出良好的决策能力和公平的判断能力。

• 必要时将问题提交给相应的权威部门。

• 能够在没有持续监督或指导的情况下有效地工作。

这九项核心能力并非一朝一夕就能培养出来，因此现在可以清楚地看出，行政助理应该做的事情清单是详尽的。行政助理的角色绝非易事；有时甚至没有休息的时刻。在这种情况下，保持积极的态度和对工作的坚定专注至关重要。这项工作远比其各个部分的总和要大得多。

行政助理指导 - 类型

行政助理有三种类型，但这三种类型的区别并不取决于工作职责，而是取决于助理自身的职业抱负。随着他们的职业发展和变化，他们会在这三种分类之间转换。

读者可以在这里花些时间，尝试猜测自己属于哪一类。根据他们对以下三类名称的理解，他们可以随意猜测：

• 攀登者
• 终身者
• 合伙人

攀登者

攀登者认为这份工作是他们在商界走向更高成功的“垫脚石”。他们利用自己的职位来拓展人脉，攀登公司阶梯，以便以此进一步发展他们的职业生涯。

这种想法是一种行之有效的方法，既能从工作中学习，又能从中赚钱。助理们了解工作的复杂性，为自己树立了良好的声誉，并有机会与公司和行业的顶级领导者互动。他们还获得了一次千载难逢的机会，可以在能够有所作为的人面前提出自己的想法。

风格

攀登者非常注重职业发展，因此他们天生就是热情的人。他们喜欢自己的想法被听到，所以他们是肯定的说话者。他们把这份工作当作巩固形象、建立声誉和获得关注的平台。他们对工作或雇主都不太忠诚。

攀登者更关注自己的职业生涯，因此他们更关注自己的目标。他们不认为做行政助理是一份长期工作，而是将其视为职业发展的阶梯。

动力

由于他们被未来的职业目标所激励，他们很容易超出职责范围，以提高职业发展的几率。攀登者需要向他们的老板明确表达他们的雄心壮志，以便老板能够为他们提供机会，或者至少能够理解他们换工作的原因。

然而，事实是，一些经理并不喜欢招聘一名助理、培训他、培养他、向他提供业务和专业人脉的细节，然后又将他输送给另一个职位，即使是在同一公司内。因此，保持期望的清晰和透明始终很重要。

终身者

有些行政助理非常热爱他们的工作，他们想一直做到退休。他们不担心转行。他们认为行政助理的工作是他们因在人员管理技能方面表现出色而应得的回报。

终身者不想改变他们的职业或公司。这背后的原因可能并不仅仅是对客户和公司的忠诚；他们可能已经对不同的职业失去了兴趣，因为他们对自己的职位感到满意。

风格

终身者从长远职业选择的角度看待自己的职位，因为他们足够喜欢自己的工作，想一直做下去，这就是为什么他们总是期待表现出色。然而，由于他们寻求的是渐进式的职业发展曲线，而不是陡峭的职业增长，因此他们缺乏超越期望的动力。

终身者喜欢可预测的环境并避免意外。他们对经理并不特别忠诚，而是对自己的工作忠诚。如果他们已经共事多年的经理辞职了，他们可以继续与接替者共事。

动力

终身者被工作带来的稳定性所激励。他们对攀登公司阶梯不感兴趣，因为他们喜欢现在的生活状态，并希望一直持续到职业生涯结束。他们喜欢一致性，因为他们习惯了具有某种确定性的系统化工作量。

他们通常避免突然承担新的责任，但这并不意味着他们不愿意承担新的责任。如果新的责任是他们正在执行的任务的自然而渐进的结果，那么他们会承担。

合伙人

那些把自己视为经理或老板合伙人的行政助理对工作抱有积极的心态，最终处于最佳位置来提升和发展他们的技能和职业。对他们来说，这份工作就像合作一样，他们负责协调，而他们汇报工作的行政人员负责流程。

这类行政助理在合适的办公环境中能够高效工作，即在一个相互尊重、认可团队合作和助理付出努力的工作场所。这些助理认为其经理的成功是团队合作的结果。

风格

合作伙伴与他们协助的管理人员之间沟通流畅。他们打破等级界限，经常集思广益并提出意见。合作伙伴欣赏公平竞争的环境，当经理将他们视为平等的伙伴而非下属时，他们才能发挥最佳水平。

当他们一起工作时，管理人员和助理会互相帮助，并共同追求目标。这使得他们彼此非常忠诚，而且当管理人员换公司时，这些助理经常会跟随他们，或者管理人员会要求他们一起转岗。

动力

合作伙伴们因为自己对工作的重大贡献而受到鼓励和激励。他们感到与公司的目标联系在一起，并对自己的角色承担个人责任。他们希望通过提供卓越的支持来做出重要贡献。

他们也受到他们与经理之间良好关系的激励。老板欣赏他们的努力和对工作的贡献，这激励他们做得更好。这类助理薪水很高，因为他们的职能不仅仅是下属，更是老板的“第二大脑”。

在进入下一章节之前，请花些时间考虑一下您是哪种类型的行政助理，以及您想成为哪种类型的行政助理。这里没有对错之分。任何类型的助理都很好。但是，类型应该与您的性格、工作态度和生活目标相匹配。

行政助理辅导 - 职业道路

大多数行政助理从行政助理开始他们的职业生涯，然后在公司内部晋升到更高的职位。但这并不意味着行政助理必须具备一些特殊的技能。

事实上，许多拥有正确技能的员工都成为行政助理，因为这段经验可以证明对公司许多职位都有用。

担任行政助理不仅是获得商业经验最丰富的方式之一，也是最有效的方式之一。作为一名行政助理，您可以获得宝贵的商业运作知识以及可以用于进一步发展职业生涯的网络。

作为一名行政助理，您将：

• 建立勤奋、学习能力强和敬业的良好声誉。

• 了解标准的办公流程和业务运作。

• 认识公司不同部门的重要人物。

• 对商业环境有全面的了解和认识。

• 熟悉日常工作流程。

• 开始理解业务的长期周期。

行政助理的核心竞争力

在回顾行政助理应该具备的九项核心能力清单后，人们可能会发现，这些技能并非与特定工作相关，而是几乎所有与管理相关的职位，特别是那些与公众打交道的职位——例如销售或客户服务。这九项核心能力如下：

• 适应能力
• 组织能力
• 沟通能力
• 主动预判需求
• 判断力
• 团队合作精神
• 客户服务
• 计算机/技术能力
• 商业理念

这就是为什么没有之前的行政工作经验，很难获得行政助理职位的原因。为了充分发挥您的才能，您可以关注您的经验如何表明您具备胜任该职位要求的能力。

为了进一步理解这个概念，我们将讨论两份简历：

• 一份简历的工作经验一直在不断进步，责任级别随着经验的增加而提高；

• 另一份简历的个人是从完全不同的领域开始工作的，但后来改变并适应了强劲的职业发展道路。

下面提到的这份非行政类工作的清单也被认为是成为行政助理的良好经验：

• 餐厅服务员
• 销售助理
• 接待员
• 沙龙/水疗、健身助理
• 教师
• 客户服务代表
• 医疗助理

在下一章节中，我们将考虑行政助理的简历样本。

给新人的建议

那些有兴趣从事行政助理职业，但没有之前的办公室行政工作知识或经验的求职者，需要意识到，起初这个过程对他们来说会困难得多。他们可能一开始需要选择一些非传统的工作，主要是因为他们的简历可能无法反映必要的背景。这通常会导致简历被忽视；有时甚至会被拒绝。

那些想成为行政助理的人应该尝试其他的网络途径，例如朋友和家人，来建立一份具有相当工作经验的简历。简历应该反映你真正的技能，而不仅仅是工作要求你具备的技能。尝试将九项必要的技能与你在简历中提到的特定工作相匹配。

充分准备。如果你接到电话，你应该在面试过程中记住所有必要的细节。要明确你的意图和方法，不要试图融入并成为某种类型。忠于真实的自己，展现你作为一个有机整体，而不仅仅是你简历中解释的部分之和。

理解职责

要理解是什么使高效行政助理的职位如此独特和特殊，我们首先需要理解这样一个事实，即“行政助理”的职位名称伴随着其自身挑战，形式为频繁出现的独特和具有挑战性的场景。

认识所有独特的挑战和场景将帮助求职者更好地理解工作的需求及其责任。话虽如此，这项工作并不仅仅只有挑战。它也拥有其他工作简介中不具备的独特而罕见的优势；至少在职业生涯的早期阶段是这样。

处在“炮火”线上

行政助理的工作是不断地直接与老板沟通，即使其他员工很少与老板互动。这为工作提出了不同的要求，因为他们总是处于老板“炮火”的线上。

如果行政助理为老板的成功而欢欣鼓舞，他们也必须应对老板的挫败感。老板期望他们的助理投入与他们一样多的精力和时间，这使得他们几乎没有时间用于工作以外的生活。

混乱的权限级别

即使行政助理代表经理行事，人们也经常忘记他们只是传话者，而不是决策者。这使得助理们倾向于自作主张地直接做出改变或提出意见，甚至没有征求管理层的意见。

有时，他们开始回答本应直接向老板提出的问题。行政助理可能会与老板分享他们的意见和建议。但是，他们应该记住，最终责任始终在老板身上。

无所不知的期望

行政助理自己也承认，一旦他们与老板共事很长时间，他们就会变得如此密切，以至于他们可以预判老板的需求。这在生活方式和习惯方面可能是可能的。然而，老板经常误以为他们的助理是“无所不知”的人。

他们期望他们的助理能够读懂他们的心思，这会使他/她变得自满和沟通减少。他/她需要明白，即使是最有经验的助理有时也需要口头沟通来解决某些决定。

与同事的距离

助理通常被认为是经理团队的一员，尽管并非总是如此。因此，普遍的看法是他们掌握内部信息。这使得同事在与助理互动时变得谨慎，因为他们觉得他们说的每一句话都可能被报告给老板。

助理也应该知道，他们说的任何话都将被视为老板的话。因此，他们应该避免参与八卦或谣言传播，因为他们说的任何话都会被曲解为“内部消息”。

中间人的角色

行政助理扮演的最困难的角色是中间人的角色。这是占据他们大部分时间的一项工作。他们就像看门人一样，选择性地允许人们与他们的老板会面，并阻止其他外人侵入他们老板的私人空间并浪费他们的宝贵时间。

这可能会赢得他们老板的赞扬，但他们在那些无法见到老板的人眼中却变成了“坏人”。在许多情况下，助理经常会代替老板，例如做笔记或在会议上提出问题。

独特的回报

除了行政助理工作带来的挑战之外，还有许多在其他工作岗位上很难找到的独特优势和职业机会。

与老板一对一的互动

虽然不断与老板沟通有其挑战，但这既是福也是祸。然而，这种直接和透明的讨论使得有机会准确了解老板心中存在哪些问题，以便行政助理能够提供强大、持久的支持和帮助。

除此之外，助理还有机会学习成功人士如何思考、沟通和影响决策。很少有职位能有机会与灵感来源进行直接和频繁的互动。

有机会每天处理多项任务

助理习惯于执行各种各样的任务，从日常事务到独特任务，例如参加客户会议和策划活动。

如果助理喜欢做这些独特任务，他/她会发现自己会做更多这类任务。但是，如果助理感到厌倦，他/她需要告诉老板他/她想做其他事情。通常情况下，老板会同意并提供新的任务。

在组织中建立声誉

直接与组织的老板合作，有机会结识许多部门的负责人，这反过来有助于建立良好的形象和声誉。

行政助理知道，他们与之互动的每一个人都可能是他们未来的雇主。因此，他们尽最大努力做到尽可能热情和专业，以便他们能够与定期互动和合作的人建立强大而长久的关系。

行政助理辅导 - 误区

行政助理的工作需要高度的谨慎，因此人们很容易对这份工作的实际性质产生各种猜测。有些人可能认为助理被高估了，而另一些人则认为他们才是幕后操盘手。

的确，这份工作包含许多非正式的职责，因此行政助理明白他们可能不得不忍受一些围绕他们工作的误解。

下面列出了一些最常见的误解。

误解1：“行政助理”只是秘书的另一个说法

现实——虽然行政助理最重要的任务本质上是秘书性的，但他们的工作职责往往赋予他们额外的权力，可以代表上司在会议和演示中充当替身。他们被认为是上司的自然延伸。

许多高管完全依赖他们的助理来跟踪他们的进度、工作和任务。他们还依赖助理提供新的想法、观点和进行头脑风暴。在这些情况下，助理也可以影响决策。因此，他们在高管和他们所属组织的成功中扮演着不可或缺的角色。

误解2：担任行政助理意味着被利用和虐待

现实——行政助理与上司的关系复杂而独特。上司对助理的依赖程度可能会将这种关系从“上司—下属”的关系转变为真正的伙伴关系。

通常，助理和高管之间的关系涉及共享重要的机密信息。因此，这需要高度的信任。助理明确参与规划，并且必须是一个正直的人。由于他们之间的这种忠诚，他们的目标往往由彼此的成功来定义。

助理面临一些最大的挑战，仅仅是因为他们管理的是整个部门，甚至可能是整个组织中最有权势的高管。将会有许多流程同时运行，而助理需要跟踪所有这些流程，并为所有流程提供及时的结论。

大多数领导者都强烈地被他们的目标和愿景所驱动，这使得他们对自己的观点非常直言不讳。这往往会导致压力和脾气暴躁。助理有时会受到这种情绪爆发的影响。然而，经验丰富的行政助理知道，处理冲突是任何工作的标准部分，并且知道如何在压力条件下有效沟通。

误解3：行政助理是一个薪酬低、机会少的工作

现实——行政助理拥有无限的可能性。他们有幸接触到组织所有重要部门。他们很可能获得一些其他人只能梦想的工作机会。这是因为他们经常与组织中有影响力的人互动。

与公众的看法相反，担任行政助理也是一个非常有利可图的职业选择。此外，行政助理也有资格获得许多基于绩效的奖金。更不用说他们在工作中获得的各种福利、折扣、附加福利和奖励，例如差旅补贴、里程积分、医疗福利、健身房会员资格等。

这使得行政助理的工作在经济上稳定，并且在许多方面都是令人羡慕的工作。他们不仅与组织中的精英人士一起工作，而且还在证明自己的技能，并因其辛勤努力而获得丰厚的报酬。

误解4：担任行政助理不需要或几乎不需要培训

现实——虽然行政助理的一些工作内容相当基础且属于文书性质，但总体工作责任堪比老板本人。虽然这个职位并不总是要求大学学位，但这对于那些追求雄心勃勃和有影响力职业目标的人来说，是一个宝贵的资产。

许多行政助理并非从拥有学位开始他们的职业生涯。如果没有学位，他们会寻求额外的服务，例如参加社区大学课程并获得重要且相关的证书，最好是在计算机技术或工商管理方面，或者任何有助于助理专业提升技能的领域。

这个职位需要一个头脑冷静、性格开朗的人。这个人需要是一个解决问题的人，所以他/她应该具备分析能力。这些技能会随着时间的推移和面对不同的场景而逐渐掌握。这些复杂细节不可能在一夜之间学会。

误解5：担任行政助理是一份枯燥乏味、吃力不讨好的工作。

现实——行政助理的工作有多枯燥，取决于助理自己。换句话说，这个职位提供了无数的职业机会和学习机会。当你直接向组织的老板汇报工作时，职责不会短缺，而最好的助理会努力学习所有角色，以便他们能够自信地代表老板参加会议。

正是由于这项工作的极度个人化性质，有些人觉得它极其令人着迷，而另一些人则认为它极具挑战性。有些人也会觉得它枯燥乏味，然而，可以说他们根本就没有理解这份工作。

大多数人在担任行政助理一段时间后，都会感到有所收获和经验丰富。话虽如此，该职位的意义和价值会根据公司和组织的需求而变化。

简历样本

在本章中，我们将向您展示两份样例简历，一份是1级行政助理的简历，另一份是2级行政助理的简历。

1级行政助理样例简历

Jane Doe

Antwon, Berkley, 美国

电话：020-515-5752 | 电子邮件：[email protected]

资格概要

• 优秀的书面和口头沟通能力。

• 能够在时间紧迫的压力下工作。

• 具备团队合作能力，并提供优质的客户服务。

• 能够建立和维护富有成效的长期关系。

• 精通Excel、Word、PowerPoint和互联网搜索。

• 能够以礼貌和专业的方式与人互动。

工作经验

Financials Inc.，高级行政助理，2010-2016

• 负责协调所有客户会议。

• 开发跟踪系统以检查时间安排是否及时和适当。

• 设计议程和电子表格等。

• 管理同事的日常工作流程，并确定任务和义务的优先级。

• 执行行政任务，例如客户信函和其他服务。

• 执行文书工作，例如接听电话、更新计算机数据库、填写文件等。

Cooperative Union，客户服务代表，2008-2010

• 有效地处理客户服务咨询和请求。

• 有效地执行任务以确保现金余额和抽屉余额。

• 始终通过时间管理技能为客户提供优质服务。

• 与客户一起进行财务交易，例如存款、取款等。

Lawson Suite，接待员，2006-2008

• 偶尔整理文件。

• 保持办公室整洁有序。

• 以专业和友好的方式迎接客户和访客。

• 回答问题并将客户引导至相应的团队成员。

教育背景

• 副学士学位，Jackson’s Senior College。

• 1年职业培训证书，商业技术。

• 精通MS Office、Excel和互联网搜索。

2级行政助理样例简历

Vickey Rourke

地址：Plot-66, Hitech City, 海德拉巴, 500081

电话：010-565-4762 | 电子邮件：[email protected]

资格概要

一位极具动力的优秀员工，在旅游行业拥有十二年的经验。擅长与客户和员工建立并保持长期富有成效的工作关系。拥有卓越的协调、组织和时间管理能力，并拥有在压力大和时间紧迫的情况下提供冷静解决方案的良好记录。

职业经历

1. 助理经理，Nigel Tours (2012-2016)。从主管晋升

• 协助安排和监督40名游客的小组。

• 保持良好的客户关系和人际交往能力。

• 处理各种财务和行政职责，包括：

  • 规划不同的旅游线路
  • 制作批次和发票
  • 游客游戏和景点
  • 检查收据
  • 检查住宿和膳宿
  • 检查现金交易

2. 班组主管，Troxy Travels (2008 - 2012) 旅游套餐公司

• 有效地管理时间并提供及时的客户服务。

• 在员工和客户之间提供有效的协调。

• 执行前台主管职责，例如接待和库存管理。

3. 主导向导，The Fun House (2006 - 2008)，旅游套餐公司

• 负责引导大约10名游客。

• 培训新导游了解公司的政策、程序和礼仪。

• 推广不同的公司套餐并解答客户疑问。

4. 向导，Italian Stallion (2004 – 2006) 家庭旅游套餐公司

• 始终展现最高质量的客户关怀。

• 与主管协调以迅速满足客户的需求。

• 负责接听电话、解答疑问、迎接客户。

教育背景和执照

• 毕业于Bramhas Senior College，工商管理专业。

• 精通MS Word、Excel、10键键盘和互联网搜索。