识别你的利益相关者:在船沉没之前
让我们讨论一个公司没有正式项目管理流程的场景。一家更相信人力而不是流程的公司。例如,这是一家建筑公司,最近中标了一项在城市繁忙道路上建造立交桥的招标项目。
这对公司来说是个好消息,公司从竞争对手口中抢到了工作订单,并立即开始建造立交桥。他们通知了建筑师、工程师和工人开始工作。每个人都照常计划他们的工作。建筑师绘制他们的图纸,工程师制定他们的计划。所以最终工作开始了,几天后立交桥的一些桥墩就竖立起来了。所以一切进展顺利,一切如预期。
突然,一个人在当地法院提起诉讼,要求停止施工。根据法院命令,工程停止了。什么?!为什么?为什么会发生这样的事?如果不重新开始施工会发生什么,已经投入了大量的资金?
那么,这里发生了什么事?在最初计划一切的时候,公司错过了获得一位阳台挡在立交桥路线上的人的同意。
这是一个关于在没有遵循项目管理流程的情况下管理项目的简单示例。而解决这些问题的简单方法是,如果一个组织诚实地遵循所有流程,并认真实践每个步骤和阶段,那么这种事情根本就不会发生。
项目管理流程在这里有帮助吗?当然,它有帮助。项目启动的重要方面之一是识别利益相关者。在准备项目章程时,应识别所有利益相关者并将其考虑在内。
在项目开始之初,首要任务是准备项目章程。而项目章程的重要组成部分之一就是识别利益相关者。对于任何成功的企业来说,识别和管理我们的利益相关者都至关重要。我们为他们发起项目,根据他们的需求进行计划,根据他们的需求执行和实施,最后交付给他们的使用。
谁是我们的利益相关者?
那么,谁是这些利益相关者?对于任何标准的软件项目,我们通常认为客户是唯一的利益相关者。但这并不正确,利益相关者是指可能受到产品成果影响或可能对产品成果产生影响的人、群体和组织。他们可以以任何方式影响项目。对于建筑项目来说,即使是在施工现场附近的地方居民也是利益相关者,包括政府机构、建筑商、承包商、工人等。因为最初他们可能看起来无关紧要,但在任何特定的一天,如果他们受到任何方式的影响,他们都可能停止你的施工或提出一些可能破坏你的计划的要求。
如何管理你的利益相关者?
对于每个项目,利益相关者都扮演着重要的角色。他们可以以积极或消极的方式影响项目。一些利益相关者影响项目的能力有限,而另一些利益相关者则可能在任何特定的一天破坏项目。因此,根据其影响能力管理利益相关者可能导致项目的成功或失败。项目经理的工作就是正确识别所有利益相关者,然后在整个项目过程中有效地管理他们。
为了更好地管理我们的利益相关者,我们需要将精力和注意力主要集中在四个流程上
识别你的利益相关者
永远不要因为利益相关者目前的职位或对项目的影响而忽略或忽视他们。谁知道情况什么时候会发生变化,他们变成了重要的决策者,从而影响你的项目。这里最重要的是记录所有利益相关者的需求。稍后,您可以根据与他们的互动决定哪些可以接受,哪些不可以接受。利益相关者的识别是贯穿整个项目生命周期的持续过程。
通过与赞助商、高级管理层进行讨论和会议来准备利益相关者清单。从之前参与过相同类型项目的项目经理那里获取输入,通过与他们进行会议;或者从组织存储库中存档的经验教训文档中获取输入。此外,不要忘记征求主题专家 (SME) 的意见。
计划管理他们
制定合适的策略来管理整个项目生命周期中的利益相关者。为了支持项目的利益,应制定一个清晰且可操作的计划。主要目的是维护团队与利益相关者之间的关系,以满足他们的需求,从而改善项目。
管理和与他们沟通
为了让你的利益相关者满意,最大限度地减少阻力,你需要努力与你的利益相关者进行有效的沟通。应让他们了解项目状态、任何变更和问题。重要的是,不要隐瞒,要诚实并随时告知他们。项目经理可能会发现一些利益相关者对变革有抵触情绪,并且有时可能得不到支持,这时经理的沟通技巧可以发挥有效的作用,以吸引这些利益相关者。
控制与利益相关者的互动
请不要将其理解为你可以用任何其他方式控制你的利益相关者,而应理解为用适当的策略与他们互动。持续监控关系,并根据当前需求调整策略。
在整个项目过程中,通过关注他们的需求并有效地满足这些需求来管理你的利益相关者非常重要。根据 PMBOK,一个非常方便且有用的图表叫做权力/利益矩阵。
只需监控对项目权力和兴趣都低的利益相关者即可
如果利益相关者权力高但对项目的兴趣低,我们需要通过向他们发送定期的状态更新来让他们满意。通常他们都是高级管理人员,他们主要关心的是了解项目的健康状况和利润率
而对于权力低但兴趣高的利益相关者,我们需要定期向他们通报项目进展状态。
网格顶部的利益相关者在权力和兴趣方面都很高,需要格外小心地对待他们。例如,有权影响项目的高级客户代表,我们需要通过满足他的需求来谨慎地管理他。
尽早识别利益相关者并在整个项目生命周期中管理他们是项目成功的关键。
因此,一旦我们通过应用必要的流程和技术识别了利益相关者,这些信息就是我们项目章程的重要输入之一。同样,项目章程的另一个重要输入是我们从工作说明书 (SOW) 中检索到的信息。
在我们的下一篇文章中,我们将讨论 SOW 的用法、模板和其他重要方面。