利益相关方管理

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项目失败大多与缺乏对细节的关注或偏离利益相关方的指示有关。您需要与利益相关方合作，并在整个项目生命周期中与他们保持联系，以确保项目的成功完成。管理您的利益相关方就是与参与项目的每个团队成员保持良好关系。

与您的利益相关方沟通您的想法、项目的当前进展、预算、时间表和其他因素是高效完成项目的关键。在这篇文章中，我们将引导您了解有效的利益相关方管理策略以及其必要性。让我们开始吧。

什么是利益相关方管理？

无论项目规模和复杂程度如何，单凭一个人无法处理项目管理的各个方面。您必须与投资者、员工、商业伙伴、广告商和项目经理合作，以保持一切井然有序。利益相关方是指已投资您的项目的人、您从中获取资源的人或受项目进展影响的任何人。

简单来说，利益相关方管理就是根据利益相关方的需求和指示开展工作。您需要将这些人纳入每个阶段，从计划到项目执行。除了上述各方之外，政府机构、供应商和外部客户也可能成为您的利益相关方。

如何制定利益相关方管理计划？

利益相关方管理计划是一个管理流程，您需要在其中识别项目的关键利益相关方，并确定如何与他们沟通您的业务目标。该计划通过列出他们的联系信息、状态以及他们如何影响您的业务来识别利益相关方。让我们看看制定利益相关方管理计划的分步流程。

识别您的利益相关方

如前所述，计划从列出参与项目或受其结果影响的每个利益相关方开始。这并不包括将投资您的业务的人，但任何对项目结果感兴趣的人都被视为利益相关方。如果您还没有他们的联系方式，只需记下他们的姓名或公司信息即可。

确定利益相关方的优先级

下一步是进行利益相关方分析，以确定他们在您组织中的地位和角色。您可以使用洋葱图来清楚地了解他们在项目中的影响力以及满足每个人的重要程度。在此基础上，您可以设定优先级。在评估他们对项目的影响力后，将每个人的姓名归入不同的类别。

完成此操作后，您将知道应该与哪些利益相关方投入更多时间。位于高权力象限的人是关键人物。您需要在整个项目生命周期中随时让他们了解项目的状况。位于低权力象限的人不需要高水平的参与，也不需要在达到每个里程碑后就打电话给他们。他们也需要一份最终结果的报告。

与他们进行访谈

采访每个利益相关方，以确定他们的独特需求、他们希望您如何执行项目、理想的时间表、您应该为原材料和人力资源分配多少预算，以及他们期望的结果。了解利益相关方的期望将使您更好地了解项目所需的资源以及您应该将责任委派给哪些成员。在此过程中，询问他们的疑虑或任何特殊说明。

管理期望

一旦您了解了利益相关方的需求，就更容易制定管理其期望的策略。您需要制定一个计划，定期与每个利益相关方沟通，尤其是位于高权力象限的那些人。考虑一下您将如何让他们及时了解项目的状况。

为什么使用软件来管理利益相关方？

识别不同的利益相关方、根据他们对项目的贡献确定其优先级以及与他们沟通您的业务目标可能会变得非常棘手。使用软件应用程序在一个集中的系统中管理您的利益相关方、项目和其他任务，可以使管理流程变得更加轻松和高效。

设定时间表

利益相关方管理软件允许您为每个任务创建时间表。它还创建了一个空间，您的团队和参与项目的人员可以在其中分享他们的意见。易于访问的功能促进了良好的协作。

分配工作

设定时间表后，下一步就是确定谁应该参与项目。请记住，在流程得到正确执行之前，任何时间表都没有意义。您的利益相关方不会参与项目管理的这一阶段。尽管如此，最好为他们提供“查看访问权限”，以便他们能够了解谁被分配了哪个角色。

监控进度

如果您使用过利益相关方管理软件，您就会知道它包含了强大的功能和报告，可以清楚地向您展示进度。该软件具有简洁且组织良好的仪表板，可以使您的利益相关方深入了解您已完成的任务数量、团队完成项目需要多长时间、项目进展情况、您是否在预算和时间表内等等。

平衡工作量

当员工承担过多他们无法处理的任务时，没有什么比这更能让他们筋疲力尽了。您的利益相关方可能不知道您的员工的资格和经验，以及他们是否有资格完成分配的任务。只有项目经理和人力资源部门才能判断员工的能力。使用利益相关方管理软件，您可以查看您的员工是否根据其专业领域被分配了职责。您可以通过在每个员工之间平均分配职责来减少员工的工作量。

结论

将每个利益相关方识别并分类为内部和外部成员可以帮助您密切遵循他们的指示并满足他们的期望。权力利益网格可以让您清楚地了解哪些利益相关方是关键人物。定期与这些成员沟通项目的进展情况。并使用软件应用程序简化利益相关方的管理和员工的工作量，并生成项目的报告。