项目管理：控制计划的端到端研究

---

使用项目控制计划，您可以评估如何有效地控制项目并利用理论知识和当前情景摘要（例如生产力指标）为项目做好准备。控制计划帮助组织密切关注流程，并确保在零件或产品的生命周期中进行必要的改进。

控制计划：它是什么？

在项目管理中，控制计划和监控是一种跟踪项目并确保所需期限和标准达到预期的方法。项目经理的计划需要获取和解释有关项目、团队和环境的信息，以便做出正确的决策。本指南讨论了跟踪基准和审查进度的必要能力。

在项目启动、计划和执行过程之后，项目现在正式启动，控制过程也随之开始。为了保持良好的前进势头，监控团队绩效并适时、及时地应对任何紧急问题至关重要。当项目进入最繁忙的阶段时，项目经理可能还需要评估早期的流程组并进行改进。可以将这些活动分解成五个阶段，使经理能够更熟练地执行每个程序。

项目管理控制计划的步骤

虽然计划过程是多变的，并且每个项目和管理方式都具有独特的形式，但基本结构分为以下五个步骤：

实现绩效目标

在开始对团队和项目进行问责之前，项目管理首先必须制定标准。为了使项目被视为成功或按计划进行，必须达到绩效基准。为了让团队对维护这些标准负责，项目团队在项目的活跃阶段会获得指导和基准，以集中精力。

标准还为项目经理提供了一个评估项目进展的必要衡量标准。只要预期结果得到满足或超过，经理们就可以确信他们的团队走在正确的道路上。如果标准没有得到满足，经理知道他们应该回到早期的流程组，并更改人员、时间安排或目标等内容。

每个项目都将有具体和抽象的要求。有形标准是明确的、可量化的目标，易于观察，而无形标准则更为虚无缥缈，无法主动衡量。

以下是一些可衡量的绩效标准示例：

• 时间

• 财务

• 生产率

• 额外时间

• 奢华

同时，抽象标准可以是：

• 团队精神

• 管理效果

• 客户满意度

尽管难度更大，但设置抽象规范仍然是可行且有益的。由于它们是相互依存的，因此项目的一个有形或无形组件的改进通常会影响另一个组件。如果项目经理优先考虑无形标准，他们将在有形标准方面取得更好的成果。

绩效监控

在建立标准后，控制流程组将根据标准衡量和跟踪绩效。只有通过测量和监控，项目经理才能解决滞后的绩效并使项目重回正轨。

跟踪绩效最简单的方法是监控与已定义标准相关的指标。某些指标与可衡量的标准之间通常存在明确的关联。

例如，管理层可以通过跟踪工作分配的时间以及在批准之前需要进行多少调整来监控团队遵循计划的程度。为了衡量团队相对于预算的表现，经理还可以跟踪在特定项目上花费了多少钱。

在评估针对无形标准的绩效时，项目经理可能需要跳出框框思考。仅凭一项统计数据无法有效地监控员工士气。相反，经理可以通过与员工交谈、收集匿名调查回复以及定期监控团队的态度来收集定性数据。

与标准比较

项目经理的任务是收集绩效数据并将其与他们已设定的标准进行比较。在此阶段，经理可以发现预期标准与团队实际绩效之间的差异。

在这些差距之间，可能存在积极差距（团队超出预期）和消极差距（团队未达到预期）。积极差距表明经理的估计足够保守，这是一个好消息。除了监控它们并表扬团队之外，无需对这些差距采取进一步行动。

消极差距加剧了项目问题。当管理层注意到某个标准未得到满足时，他们必须进一步调查该问题以确定其范围和严重程度。微小的差距可能是可以安全忽略的简单修改。例如，如果团队落后一天的计划，则该项目可能会自行恢复到正轨。如果项目落后大约一周或更长时间，则这将是一个需要解决的更大差异。

检查差异

一旦项目经理确定了那些偏离轨道的领域，了解团队为何未达到预期绩效至关重要。如果先前的流程组获得了适当的时间和关注，则偏差应该很小。如果偏差存在，则表明项目经理没有充分考虑项目的所有情况或要求。如果要成功更新项目中包含的标准或活动以实现最初的目的，那么认识到哪些方面被忽略至关重要。

在检查差异时，需要彻底检查标准和团队绩效。两者之间差异的具体性将帮助项目经理确定原因。始终错过最后期限的团队可以作为一个例子。如果预期最后期限与工作提交之间的时间段持续增长，则团队可能缺乏完成高质量工作所需的技能、动力或资源。

为了更好地了解差异的原因，经理还应考虑与主要指标仅间接相关的指标。在上述情况下，项目经理可能会调查团队累积了多少加班时间。如果他们经常记录大量加班时间，则可能只是人手不足。但是，如果加班时间很少记录或仅在最后期限前记录，则团队可能没有动力努力完成最后期限。

进行必要的修正

对发现的任何差异进行修正是该过程的最后一步。在确定积极差距后，经理应将任何修改推迟到项目完成。由于这些绩效领域的表现优于预期，因此项目在出现更多延迟或挫折时具有一定的缓冲。

但是，当存在不良绩效差距时，管理层必须采取行动。必须进行更改才能有效地完成项目。根据偏差的严重程度和幅度，需要执行不同的步骤。如果团队落后一天的计划，则可能只需要提醒他们项目的紧迫性，以提高他们的工作效率并重回正轨。如果项目落后一周的计划，则经理可能需要采取进一步的措施，例如增加团队规模或强制加班。

结论

用于获取和分析项目数据以管理项目成本和进度的方法。项目控制负责启动、计划、监控、控制、沟通和结束项目的预算和时间表。最终，项目控制是用于评估项目状态、根据这些评估预测预期结果，然后在预测结果低于预期时改进项目绩效的可重复过程。