项目组合管理概述

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负责处理公司内部重大和次要项目的统一管理被称为 PPM 或项目组合管理。即使这些项目彼此相关或不相关，它在 PPM 中也具有重要意义。

流程摄入程序，包括识别可能的项目、分配经理和授权经理，也是组合管理的一部分。为了确保组合中的所有项目都符合企业的总体目标和战略，会实施高级控制和跟踪机制。

为什么 PPM 在项目中至关重要？

为了理解 PPM 的目标，我们必须首先考察公司要求 PPM 的动机。通常，企业寻求 PPM 以提前了解以下问题，以便项目能够以较低的风险和较高的利润执行。

• 项目应在指定时间内完成哪些目标？

• 这些项目是否在推进公司目标？

• 当前的项目相互依赖关系如何，它们带来了哪些风险？

• 短期和长期项目是否保持健康平衡？

• 为什么会出现资源争端？

• 为什么如此多的项目会延迟并需要推迟投资回报率？

• 是否有必要的工具来启动新项目？

为什么组织需要它？

当项目机会的数量和复杂性大幅增加，迫使项目经理做出艰难的权衡决策时，公司通常开始感受到对正式项目组合管理方法的需求。预算、现金流、设备和资源能力对组织来说本质上都是有限的。将可用的生产手段分配到一些简单的任务中通常是有意义的。但是，跨多个领域规划和排序数十个相关工作需要更多的计划和能力。

如果没有一个可靠且完善的方法来分类、排序和组织项目想法和需求，企业要么最终会遇到一个无法管理的项目积压，要么会遇到一个错配、不连贯或重复的混乱项目团队。

完整流程 - 项目组合管理

建立清单和策略 - PPM 的第一步是确定您管道中的所有项目，包括可能出现的任何项目。收集所有相关的项目基本信息，然后对项目进行分类。现在是确定和确定组织的业务动机的时候了。有了所有这些信息，您可以制定计划来成功完成这些工作。

确认一致性 - 此阶段的目的是确保组合中的项目与组织的策略目标和计划相一致。对于此阶段，需要考虑一些基本方面。首先分析组合在多大程度上补充了更广泛的计划。长期目标和增长之间应该保持平衡，以支持对创新的长期需求。确保项目分配在财政上是谨慎的，并且与各种目标保持一致。在评估组合中的风险时，请考虑范围、时间表、项目资源、技术和各种因素。

项目组合管理 - 此步骤包括监控预算和组合。根据您在早期步骤中获得的信息，您甚至可能需要重新排序项目和活动。除了资源管理之外，团队负责人或项目组合经理可能还需要实施变更管理和风险管理程序。

测试和修改 - 最后一阶段是根据需要进行测试和修改。项目组合管理是一项持续的努力。甚至可能有一些情况需要立即更改。此外，您的 PPM 方法很有可能不会在第一次尝试时就完美运行。通过收集关键参与者的意见，寻找可以改进的地方。

PPM 的优势

良好的 PPM 方法引入了管理规模化项目标准化的方法，这使企业获得了深度和成熟度。它们为成功的项目执行提供了量化和定性优势，因此它们是成功的支点。

一项 PMI 调查表明，拥有成熟的 PPM 程序的企业成功完成的项目增加了 35%，项目失败率降低，支出也减少。所有这些优势的副作用是客户满意度的提高。

PPM 提供了广泛的其他优势。在组织朝着主要目标努力的情况下，例如为即将到来的监管变化做准备，决策可以更容易地以客观事实为中心，而不是主观因素。PPM 使您能够退一步，并考虑必要的更改将如何影响风险。

不同团队成员在 PPM 中的角色

项目组合经理通过组织和整合所有与已决定和正在运行的项目相关的数据，为希望投资新项目的企业提供预测和业务数据分析。它使经理和组织能够看到更大的图景。

高管 - 了解要联系的项目经理

项目经理 - 他们应该能够快速访问团队。

团队成员 - 更好地与领导层和其他团队成员联系

利益相关者 - 通过可靠和一致的反馈让利益相关者了解情况

项目组合管理成功的指导原则

为了满足组织需求，正确的流程适应对于项目组合管理的成功至关重要。但是，一些要点可以帮助企业和高级团队成员最大限度地发挥 PPM 的作用。

• 当项目不再与公司的战略相符时，不应犹豫取消它们。

• 保持任务管理和时间跟踪简单。选择自助程序，让团队成员能够轻松记录所需的工作和时间数据。

• 正确数据的收集必须始终放在首位。不准确的数据会导致错误的决策，而错误的决策会直接影响项目的整体成功、组织的底线及其整体战略。

最终结论

无论企业规模大小，每个任务的管理流程都涉及其中。每个公司都承认若干项目支持预计的增长，并最终支持公司的增长。因此，PPM（项目组合管理）获得了极大的重要性。有效的团队领导者在早期阶段就意识到了使用项目组合管理工具的重要性。这些工具有助于了解哪些因素可以加速项目的执行，从而带来卓越的增长并在组织中创造巨大的利润。