有效的采购技巧

如今，将工作外包给第三方供应商的情况非常普遍。你可能会问为什么？一个简单的理由是，当你查看内部员工时——在服务方面——你并非总能找到合适的人才。但是，如果你的组织打算购买产品，那么始终存在需要执行的“自制与外购”研究，以便为公司带来成本效益。

采购产品或服务本身就是一门艺术。它需要大量的分析和研究才能确定合适的供应商。在本文中，我们将讨论一些成功进行采购的成熟技巧。

普遍接受的采购流程

例如，一旦你的组织决定将项目外包给外部机构/组织，你需要评估能够在规定的范围、预算和持续时间内完成特定任务或工作的供应商。一旦你选择了合适的供应商，就必须签订合同以执行所需的工作。这一过程中取得进展的第一步是投标人会议。

在投标人会议上，你需要召集所有潜在卖家开会，讨论需求。卖家在提交投标前应清楚地了解需求。因此，会议组织者应公平对待所有人，确保所有卖家都能听到各个供应商提出的问题以及买方给出的答案。组织者需要耐心倾听他们的疑问，并对需求提供清晰的说明。通常，投标人会议通过在线会议电话和会议虚拟举行。

一旦卖家澄清了他们的疑问并理解了需求，他们就会向你的组织提交他们的提案。这时，你需要评估各种提案以选择合适的提案。

在得出结论之前，有一些评估提案的选择标准最佳实践。以下是示例标准清单：

因此，你需要应用来源选择标准来选择合适的卖家。对于复杂的采购，提案将提交给遴选委员会，专家们将集思广益以选择合适的卖家，并提交给管理层批准。

让我们讨论更多评估卖家的技巧。

你可以考虑组织内部或外部的独立机构进行评估。他们将评估所有提案并推荐最佳卖家。如果提案的成本远高于估计成本，则可以认为采购工作说明书不够全面，或者供应商误解了工作的实际范围。
你还可以寻求来自工程、设计、质量、合同、法律、财务等各个领域的专家团队的帮助来对提交的提案进行评估。
供应商的过去业绩也是选择背后的衡量因素之一。关注供应商表现不佳的领域，从而关注这些领域以确保成功完成。

一旦选择卖家，就邀请他来到谈判桌，讨论工作结构、需求以及其他条款和条件的每一个方面。

讨论将包括买方和卖方的责任、商定的预算和付款计划、整体

项目进度和质量标准、沟通渠道以及任何变更的指定权限、许可和所有权、任何适用的治理法律以及其他此类适用的条款和条件。双方需要在签署合同之前就合同条款达成一致。

项目经理和团队可能会在需要时提供关于项目技术性和其他要求的任何澄清。

谈判结束后，是时候批准最终合同并将其授予选定的卖家了。合同是一份双方同意的法律文件，其中一方是服务提供商，即卖家，另一方是服务、产品或合同中商定的某种价值的接收者或买方。因此，根据你的工作领域，你可以选择固定价格合同、成本可报销合同或时间和材料合同。

一旦所有这些流程都完成了，不要忘记更新你的项目管理计划，包括所有三个基准——成本、范围和进度、沟通管理计划和采购管理计划。还要更新其他项目文档，例如需求文档、风险登记册和利益相关者登记册，因为供应商现在已包含在你的利益相关者列表中。

因此，在向供应商授予合同时，请使用这些工具和技术，这些工具和技术可以帮助你无歧视地选择合适的供应商。为确保项目的顺利进行，选择合适的卖家至关重要。

莎伦·克里斯汀

更新于：2022年4月26日

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