什么是 Microsoft Access 及其主要优点？

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机器让我们的生活更轻松；即使您不了解应用程序的使用方法，您仍然可以使用技术来使您的工作流程更加顺畅。例如，职场人士需要管理一天的数据库，包括日常交易、发票、大小账单等。此外，Microsoft 提供 Access 来帮助专业人士以系统化的方式维护数据库。因此，Microsoft Access 是一种数据库管理系统，它提供软件来创建和管理业务流程，并将所有必要的数据掌握在指尖。

今天的文章将重点介绍 Microsoft Access 及其主要优点。

什么是 Microsoft Access？

Microsoft Access 是一种数据库管理系统，它结合了 ACE 或 Access 数据库引擎和功能强大的图形用户界面。Microsoft Access 是 365 套件应用程序的成员，专为企业管理海量数据进行分析、控制和处理而开发。

1992 年，Microsoft 推出了它的第一个版本。自推出以来，用户拥有良好的使用体验。随着时间的推移，Microsoft 开发人员对 Access 进行了升级，使其能够产生更流畅的结果。

Microsoft Access 的用途是什么？

MS Access 广泛用于构建数据库以帮助数据分析师。这是一种数据库架构，允许定期处理海量数据。以下是 MS Access 的一些实际用途：

• 使用 Access，您可以管理账户和账单

• Access 提供表格和自定义选项来存储数据

• 您可以根据您的需求编辑或修改表格设计

• 数据库可以帮助设计网站

• 存储在 Access 中的海量数据库有助于比较产品和服务，并有助于根据分析报告做出决策。

您可以在 MS Access 中存储哪些类型的数据库？

无论您的业务或客户数量如何，您都可以存储两种类型的数据库。它们是：

• 平面文件数据库 - 在这种格式中，您需要将数据存储在纯文本文件中，并且无法创建多个表。

• 关系数据库 - 在这种形式中，数据库的存储方式使其相互关联。此外，数据的组织形式为行和列，相互支持。

MS Access 的组件是什么？

管理账户是 MS Access 的主要组件。它是一个主要的会计数据库，有助于保持发票和账单的最新状态，管理预算、贷记和借记交易等。如果您处理大量且多笔交易，则需要存储所有这些数据系统，以便您可以计算公司使用的每一分钱。Access 就像您家庭的账簿，但这里的数量很大，并且您将获得一个图形用户界面。

让我们来看看它的组件并简要讨论它们。

表 - 在 Access 中创建的表以行和列的形式存在。您需要输入准确的数据才能提取完美的计算结果。表的显示类似于 Google Spreadsheet 或 Excel 表格，包括列标题和标题。

查询 - 用户在准备表后需要计算或输出。这称为查询。通过查询，您可以筛选度量、筛选未决信息、更新新数据等。

宏 - 宏用于制作报表。它可以自动执行多个任务并获得准确的报表。

关系 - 如果您添加多个表，则会在表之间创建关系。它遵循一对一、一对多和多对多的关系顺序。

窗体 - 窗体是数据库应用程序的用户界面组件。您可以使用分类为绑定和非绑定窗体的窗体。

报表 - 报表在分析或审查数据库后提供您输入的信息。稍后，您可以根据您的需求自定义或修改报表

模块 - 模块是由程序员在数据库中创建的预定义指令。您可以使用模块来管理和控制您的数据库。

Microsoft Access 的主要优点

让我们看看 Microsoft Access 的一些主要优点：

易于安装

MS Access 在您的 PC 上安装所需时间最少。安装完成后，您可以使用其完整的数据库功能以及向导指南。即使您不是技术人员，您仍然可以轻松使用该应用程序并利用其优势。

简单的集成

集成很简单，只需点击几下，您就可以将其与 Windows 系统和其他 Office 套件集成。

管理海量数据

您可以分析大型数据库。它允许您管理 2GB 的数据，包括数据库对象。

与 SQL 兼容

它提供与 SQL 兼容的图形界面。此外，您可以在宏和 Visual Basic for Application (VBA) 中使用其 SQL 语句。

轻松共享数据

Access 提供多用户功能，最多可同时为 40 人启用数据共享选项。他们还可以进一步编辑或修改与您共享数据的条目。最新版本的 Access 允许您创建 Web 应用程序，以便使用 Web 浏览器进行必要的更改。

自动化功能

该程序允许您使用宏来自动化功能。它还可以以数字或打印形式汇总数据报表。

各种模板和向导

Microsoft 在程序中提供各种现成的模板。如果您需要更多，您可以从 Microsoft 网站下载。这些模板和向导允许用户使用预定义的表、查询、窗体、宏和报表。

轻松导入和导出

MS Access 在“外部数据”菜单选项卡下提供工具，允许您从多个来源导入各种数据。例如，如果您有很多数据来源，如 Word、Excel、Web 浏览器等，您可以导入它们。此外，它的“外部数据”选项卡允许您以不同的格式从 Access 导出数据。

简单的用户界面

Access 具有吸引力的图形界面让用户满意。其简单的功能允许您创建、管理、分析数据和准备报表。

经济高效

MS Access 比 Oracle 或 SQL 服务器便宜得多。

一旦您在 PC 上安装 MS Access 并开始使用它，您就可以利用这些优势。我们提出了一些有效使用 MS Access 的技巧。

使用 MS Access 的技巧

• 保持正常的表格

• 为每个表维护主键

• 表应该具有关系

• 为主键维护一个字段和数字键

• 删除不必要的子数据表

• 选择最佳数据类型

• 必要时添加辅助索引

• 不要过度索引

• 进行备份

• 为多字段索引组织小型索引

结论

MS Access 可以为您提供一个系统的程序来管理和分析您的数据库，并允许您准备所有报表以检查您的财务状况。使用该应用程序并系统地组织您的发票和账单。