高效项目管理的顶级技巧

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项目经理经常会向高管或有项目经理经验的人寻求建议，以高效地处理项目。我们了解这种困境。管理项目，尤其是在你承担大量任务的情况下，并非易事。你的角色不仅仅是将任务分配给每个员工，然后把整个项目交给他们。

你必须准备项目章程，获得高级管理层的批准，然后按照优先级列表开始项目工作。所有这些任务都会对你的身心健康造成影响。虽然你或许能够在截止日期前完成这些项目，但当你匆忙完成任务时，质量往往会受到影响。

有效的项目管理技巧

在这篇文章中，我们将分享一些适用于所有项目的有效的项目管理技巧。让我们开始吧。

做好计划

一旦你获得主要利益相关者对项目的批准，下一步就是规划。记住，你的项目管理的有效性取决于你的计划。你的团队遵循计划来执行工作。因此，如果你的项目计划不准确，或者没有围绕截止日期和员工的可用性进行安排，那么结果就不会很好。

计划包括项目的预算、时间表、所需资源和其他因素。当然，预算和时间表以后可能会改变。或者，利益相关者可能会要求其他更改，这可能会影响项目的范围。但是，最好始终从计划开始一个项目。

沟通是关键

清晰的沟通是成功交付项目的关键。经理负责与利益相关者和团队沟通项目的目标、愿景和使命。你必须对你的计划也很清楚，以便每个人都了解自己的角色。

沟通不仅对经理很重要，你还应该鼓励团队进行开放式沟通。让他们与同事讨论项目的目标、规范和范围。他们必须能够自由地提问。在这里使用项目管理工具非常有用。它可以帮助你管理你的员工队伍，同时确保不同部门之间无缝沟通。

明智地选择你的团队

经理规划项目并监督一切是否按计划进行。团队根据项目要求执行计划。项目的成功取决于你的团队。因此，在仔细评估他们的资格后添加人员。将他们的技能与项目要求相匹配，以便更好地了解他们是否适合这项工作。询问每位员工是否同意分配的角色以及他们是否能够按时执行其职责。

资格有时可能会具有误导性。此外，并非所有项目都需要学士或硕士学位。你必须超越员工的资格，选择在类似工作中拥有经验的候选人。这可能需要你一些时间，但一个优秀的团队可以改变游戏规则。当你为工作聘用合适的团队时，你很有可能获得积极的结果。

使用项目管理工具

同时处理多个项目会让经理和团队不堪重负。他们被分配到不同项目中的任务对于团队来说似乎非常混乱，而经理经常难以跟踪分配的任务及其截止日期。这就是项目管理工具发挥作用的地方。

像HubSpot、nTask和Asana这样的工具可以帮助轻松规划多个项目。合适的工具将帮助你规划多个项目，将工作分配给你的员工，密切监控截止日期，检查项目的进度，与你的团队沟通，共享文件并获取报告。所有这些功能都可以在整洁的仪表板上访问。

委派你的责任

你不能单枪匹马地处理所有项目管理工作。多任务处理似乎有效，你可能擅长它，但有时，处理超出你能力范围的工作会影响质量。委派你的责任将使你从你的团队（具备资源并拥有所需技能）能够更有效地执行的任务中解放出来。

这让你有时间专注于其他关键领域，例如监控每个人的绩效，与客户联系以获取最新信息，以及与利益相关者沟通工作的进度。简而言之，你将有更多时间用于只有经理才能处理的任务。

记录一切

每个项目都必须有文档记录，以便你更容易在接下来的项目中遵循相同的流程。经理负责记录从开始到结束的所有内容，以实现有效和更顺畅的管理。这一点很重要，这样你不会错过细节。你可以使用自定义模板来记录你的项目工作流程。这应该列出项目要求、分配给团队的任务、截止日期、预算、使用的资源和外包工作。你可以将此模板用于未来的项目。

识别风险

问题可能会在项目中途出现。如果你的准备不足以应对这些挑战，它们可能会阻止你的项目，甚至可能导致失败。风险评估至关重要，风险管理也同样重要。

你应该在开始时识别潜在的风险。风险管理策略确保你能够在风险干扰项目进度之前识别、分析和解决这些风险。当然，你无法识别所有风险，但是查看之前的项目或你的竞争对手在处理类似项目时遇到的风险可以帮助你识别常见的风险。

进行项目事后分析

项目完成后，会进行项目事后分析，以找出项目的成功和失败之处。它可以帮助你确定你是否达到了客户的目标。即使是失败的项目，也应该在每个项目之后举行这次会议。

它让你清楚地了解哪些方面没有奏效，你可以在哪些方面改进，以及你如何在未来更好地规划项目。要求每位员工参加这次会议并就整个项目发表他们的看法。

项目经理必须从一开始就监督项目的每一项任务和整个时间表。以上技巧将帮助你执行你的角色并高效地完成所有任务。