关于财务文档管理软件，你需要了解什么？

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很多年前，纸质文件和清单都是用小车和文件夹在车间各个工位之间传递。然而，随着电子存储的出现，这种情况不再必要。得益于企业内容管理、协作工具、文档管理和其他数字服务，无纸化办公正在走向终结。但是，这并不意味着我们效率更高或组织性更强。

我们每天接收的大量文件使得重要文件丢失、处理不当或格式错误的可能性更大。在质量管理方面，混乱会导致不良事件、经济损失甚至失业。

解决方案是文档管理软件。由于标准化和集中的数字仓库，文档管理彻底改变了大小型组织，使用户能够轻松共享、编辑和控制文档。

你如何理解文档管理软件？

大型组织通常在不同站点和部门之间采用不同类型和方法来处理文档。如果没有集中化的系统来确保统一性，创建和分发文档的努力往往会变得冗余。

借助此管理软件，这些工作得到了整合，提供了一个单一的检索和归档受控文档资源，这有助于轻松查找文件和生成报告。文档管理通过在网络上启用基于角色的安全权限来促进交互和协作。

用户可以创建、编辑、链接和归档企业标准。可以将各种类型的文档输入操作中，将某些文件的处理和交付路由到关键人员，包括标准操作程序 (SOP)、最佳实践、培训材料和法规内容。

使用文档管理软件的质量场景

企业质量管理软件 (EQMS) 通常提供文档管理功能。文档管理软件使闭环质量管理的概念成为可能——在价值链中集成跨职能反馈回路的想法——因为许多 EQMS 功能需要标准化的文档和工作流程。

文档管理在以下流程中发挥着重要作用：

• 环境、健康和安全 (EH&S)

• 变更管理

• 合规管理

• 供应商质量管理

• 员工培训

质量经理的文档管理指南

文档管理软件目前拥有强大的市场，客户和公司都在使用，但有很多原因导致质量组织需要比 OneDrive、Google Docs 或更多其他软件所能提供的更多功能。

由于该解决方案作为闭环质量推动者的作用，功能通常以质量流程为中心构建，以便更自然地进行互操作。此外，独立软件供应商 (ISV) 已使用 IBM 和 Microsoft SharePoint 技术开发了解决方案。

文档管理软件的优势

您可以将纸质文件数字化并将其安全地存储在有组织的存储库中，以便在需要时快速检索。轻松拍照、存储、管理、处理、共享和跟踪照片。

员工可以通过受控访问、任务列表和电子邮件通知更有效地处理日常任务，并且决策者可以在此过程中批准、拒绝或请求更多信息。

协作与生产力

• 通过将纸质记录数字化并立即检索，为员工和教职工提供他们需要的信息。

• 通过以电子方式存储客户记录来节省办公空间。

• 使用面向公众的电子表单快速捕获和处理信息请求、索赔表格等。

• 自动化应付和应收账款以支持财务健康。

• 通过将其与您的客户计费系统集成来最大化您现有技术的价值。

合规性、安全性和安全性

• 通过限制未经授权查看机密文档来保护客户隐私。

• 证明符合 HIPAA、萨班斯-奥克斯利法案和 GDPR 的要求。

• 使用最先进的加密保护数据、文档和在线通信免受网络威胁。

• 自动执行保留计划。

IT 和其他未来准备

• 开发一个用户友好的解决方案，以满足多个部门的需求，而不会增加 IT 的工作量。

• 制定故障安全灾难恢复计划，以应对自然灾害。

文档管理趋势

在银行利益相关方在其 DMS 中偏好的首要质量中，易用性、灵活性以及可以与遗留基础设施集成的简单架构位居前列。使用最新的 DMS 是非银行和银行金融机构将其自身与竞争对手区分开来的绝佳方式。银行业已将更多注意力投入到 DMS，这导致了各种趋势，包括

网络安全控制软件

为了在市场上竞争，DMS 产品应提供针对银行机构主机上的网络攻击的防护措施。一些文档网络安全控制提供商认识到这种市场需求，并开发了专门为银行 DMS 设计的网络安全专用功能。

这些系统的一个关键网络安全功能是能够保护或允许特定文件类型和扩展名。为此，将文件头与所有上传文件列表进行比较。

有多种方法可以结合多种身份验证因素。MFA 令牌应根据银行的策略进行定制，以便成为他们的热门选择。

基于云的协作

DMS 的商业案例已发生巨大变化，现在大多数机构都青睐它。由于云能够消除规模和可扩展性限制，因此银行业务可以无限增长。

合并后的企业集团可以通过基于云的协作创造发展和投资组合扩展的机会。由于消除了封闭网络，因此远在国外的合作伙伴现在可以协作进行文档交换和交易跟踪，而无需访问封闭网络。

企业流程自动化

如今，文档管理软件通常包括机器人流程自动化 (RPA) 软件。使用经过 RPA 优化的程序，只需单击一下即可执行文档和记录跟踪工作流程中的自动化任务。

该程序观察人工处理，以帮助程序组件学习如何执行这些业务流程。数据科学家还可以使用自动化来挖掘企业 DMS 中的相关信息。配备人工智能增强功能的正确 DMS 可以让低级数据工程师执行数据挖掘，使小型企业能够获得与大型企业相同的功能。

结论

一些文档管理软件提供各种功能和优势，而另一些则专门针对某些任务量身定制。在为您的业务选择最佳选项时，请考虑您如何开展业务。