为什么要与团队进行项目状态会议?


随着 18 个月的交付周期变得越来越难以实现,敏捷方法论现在成为最安全的赌注,它采用季度发布和两周交付周期。敏捷的工作方式对客户和项目成员都很有吸引力,因为产品能够更快地推向市场。

然而,当公司采用敏捷方法时,项目经理却需要承担每周向客户更新项目计划的重担。这使得团队内部需要频繁开会,讨论项目更新和进展情况。

通过本文,让我们深入了解项目状态会议的核心内容,以及它如何成为项目经理工具箱中宝贵的工具。

什么是项目状态会议?

在内部和外部项目利益相关者之间进行的所有会议中,项目状态会议是最有帮助的会议,它可以帮助监控项目。尤其是在敏捷团队中,它有助于密切跟踪项目的进展情况,以便能够定期与客户共享准确的状态报告。

简单来说,项目评审会议涉及项目经理定期全面了解团队的表现,了解项目进展情况,并指导整个团队解决可能影响交付成果的关键问题。

项目状态会议的目标是 -

  • 记录迄今为止已完成的工作

  • 控制和审查预算

  • 讨论挑战和障碍

  • 设定优先级 - 哪些任务需要优先处理

  • 识别弱点以便尽早纠正

  • 做出有助于推动项目向前发展的关键决策

安排项目状态会议的原因

项目能够保持公司的正常运转,而对这些项目的有效管理则决定着公司成败的关键。有效的项目管理不仅来自团队成员的不懈努力,还来自项目在截止日期前是如何被管理的。

成功的沟通对于准确了解项目的起伏至关重要,而项目状态会议的作用就在于此。

但是,作为项目经理/领导者,你为什么要费心组织项目状态会议呢?让我们深入了解细节。

对于确定项目的成功至关重要

一个新项目就意味着一个新的团队和一个新的经理来领导它。为了及时了解任务状态,新团队成员必须互相熟悉;而这只能通过不断保持联系来实现。

正如著名领导力演讲家马克·桑伯恩 (Mark Sanborn) 正确所说,“在团队合作中,沉默不是金子,而是一场灾难”,我们相信项目状态会议是通往更好的团队和项目处理方式的途径。

另一方面,项目经理可以激励团队并确保其保持正轨,以免危及项目的时程。

建立问责制和透明度

记录项目进展情况的会议可以采用多种形式,包括电话会议和一对一通话。但是,状态会议对于任何组织都至关重要,因为它们能够将所有团队成员聚集在一起,从而提高开放性和问责制。

如果你的团队知道他们必须在项目状态会议上提交更新,他们往往更有动力按时完成任务。

当团队成员在这些会议后回到自己的办公桌时,他们对自己的下一步行动、行动计划和下一个可行的目标有了清晰的认识。

因此,作为项目经理,你有责任创造一个环境,让每个人都了解其行动项目和共同目标的重要性,以便即使在你不在的时候,项目也不会脱轨。

有助于集思广益解决问题

项目状态会议可能是项目经理收集团队关于项目的集体知识并几乎立即解决问题的合适场所。如果团队讨论了想法和问题,那么这次会议可以为项目增加巨大的价值。因此,一个明智的项目不会仅仅将项目状态会议视为一次审查会议,而是会充分利用它。

利用团队的才能

为了让这些状态会议有一个良好的开端,项目经理通常会从已经取得的里程碑开始,并赞赏团队的努力。任何来自单个团队成员的重大成就也将得到表彰,从而激励其他团队成员表现得更好。

同时,项目经理将了解他们是否为团队分配了正确类型的任务,或者是否需要交换任务以利用每个候选人的正确潜力。

确保团队成员步调一致

当团队成员在冲刺期间离开组织时,你的项目通常会暂时停止。为了避免这种情况,项目状态会议发挥着至关重要的作用。当每个团队成员都清楚地了解项目的进展情况以及每个团队成员的进展情况时,就很容易承担额外的任务并按时完成。

状态审查会议的频率应该如何?

在不举行太多会议(从而造成更多工作)和通过频繁开会来防范潜在问题之间取得平衡是一项艰巨的任务。以下是你可以考虑安排项目状态会议适当频率的一些事项。

项目的时长

项目越大,状态会议的频率就越低,因为冲刺周期会分散开来,团队有足够的时间展示进展。冗长的项目通常可以从频繁的会议开始,直到获得清晰度,然后减少到两周一次。随着项目进入尾声,团队可以选择再次频繁开会。

项目的复杂性

项目越复杂,就越需要开会;就这么简单。也就是说,每周开会可能足以澄清疑问并确保项目走上正轨。

每次状态会议的目的

你是否有来自客户需要回答的问题?你是否应该向你的主管更新项目的问责制?事先设定议程的持续(每周)项目状态会议是回答所有这些问题的关键。有了正确的议程,每个人都知道在会议上要展示什么,从而节省了大量时间。

更新时间: 2023年1月30日

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