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法律研究避免范围蔓延：控制项目范围
让我们来讨论一下我们最喜欢的、也是一位优秀的项目经理 K 先生，他正在一家知名的软件产品公司工作。在过去的七个月里，他成功地管理着一个项目。所有利益相关者，包括客户，都对项目的进展非常满意。此外，他公司的上级管理层也对他管理项目并在过去七个月中创造收入的方式印象深刻。这是一个大客户，几个月前，他的公司已经为同一个客户交付了另外两个大型项目。
有一天，他收到了一封来自客户方一位高级人士的邮件，要求他添加一些新的需求，这些需求将作为现有功能的附加功能。新的添加将使产品的价值成倍增加。虽然他最初对添加这些需求犹豫不决，因为这可能会增加工作范围，并且根据项目管理理念是不道德的，但由于这是一个长期项目，他最终同意了。此外，他不想让客户不高兴，这可能会影响他们长期的企业关系。
几个月后，客户再次要求进行一些额外的更改，这次也是为了维护与客户的关系，K 先生同意添加这些额外的功能。这个过程持续了一段时间。
项目交付日期越来越近，但项目工作仍未完成。新增功能增加了项目范围。他们已经错过了一些重要的里程碑，并且时间已经不多了。K 先生和他的团队现在正在付出更多努力，加班加点以赶上截止日期。这正在打击他的团队士气，也正在耗尽项目预算。他公司的最高管理层一直在对他施压，要求他按时完成项目。
K 先生现在承受着巨大的压力，项目正在失去控制。但他的错在哪里？他犯了什么错误？他同意将额外功能添加到范围中，因为他不想让客户不高兴，也希望与他们保持良好的关系。在当今竞争激烈的市场中，你无法承受让客户失望的后果。与客户建立良好的关系可以让你在未来获得更多项目。
集成的变更控制流程能否帮助他避免陷入这种情况？是的，受控变更流程通过调整项目的时间、成本、资源和预算来帮助扩展项目范围。这是一个范围蔓延的典型例子。
范围蔓延为什么会发生？
即使你严格遵循项目管理流程，并坚持你的项目范围基线，仍然无法避免添加新功能/更改。范围蔓延的一些原因是
- 有时，复杂的需求会被客户的业务分析师误解。此外，客户有时可能不清楚，这在以后看到产品的初步版本时才会出现。
- 有时，在收集需求时，客户会给出模糊的想法，并表示他可以再说一些。在这些情况下，你不应该断定为肯定，你应该遵循需求收集技术，例如头脑风暴、专家判断、研讨会、调查等，以获取该需求的更多详细信息。有时，原型可以帮助客户可视化并更清晰地思考该需求。
- 糟糕的变更控制流程也可能有助于避免范围蔓延。适当的变更控制流程有助于分析和评估更改对项目范围、进度、时间和成本的影响。而且，该流程要求每个更改都必须有良好的文档记录，并得到发起人和客户的批准，以便为将来参考保留记录。
- 有时，不是客户，而是你的利益相关者想要添加一些额外的功能来为产品增加价值并让客户满意。这被称为镀金。避免镀金，因为这些更改可能会增加项目成本和进度，但不能保证客户满意。
- 这听起来可能不太好，但有时范围蔓延是由于项目经理或发起人能力不足造成的。
如何避免范围蔓延？
让我们讨论一下如果 K 先生应该从一开始就采取的一些步骤，这些步骤可以使他的项目免受范围蔓延的影响
- 首先也是最重要的一点是**避免镀金**。是的，学习拒绝客户对项目双方商定的范围进行任何额外更改的技术。这可能难以当面拒绝客户，但你可以争取一些时间来查看你的计划、进度和其他项目状态，然后稍后再回复他。这可以给你一些时间来考虑他的建议。
- 变化是不可避免的，但适当的变更管理流程可以帮助你避免任何范围蔓延。该流程可以对更改进行分类，确定其对范围的影响，找出差异的原因，并分析对进度、成本和预算的影响。这些信息可以帮助项目经理做出关于范围更改的决策。
- 根据这些信息，将更改与你的范围基线进行比较，并预估未来的计划。不要犹豫，突出显示与基线的更改及其对成本、时间、资源和预算的影响。根据你的估算与合作伙伴讨论，如有必要，争取更多时间和更多预算。
- 沟通在这个阶段至关重要。将进度、预算和其他受影响领域的更改传达给相关利益相关者。
- 最佳实践是在更改请求获得批准并决定继续进行更改后更新你的计划。更新所有计划，并将更新后的计划与利益相关者共享。
- 不要害怕从相关人员（包括客户和项目发起人）那里获得更改请求文档的书面批准。
- 另一件重要的事情是，更改请求应以书面形式提出，不要接受任何口头的更改请求。
为了避免范围蔓延，在考虑更改时，请返回到启动阶段，并使用新的更改再次执行这些流程。将新的需求分解成工作包，并相应地更新你的工作分解结构 (WBS)。根据此估算项目进度，之前定义的主要和次要里程碑日期可能会更改。因此，更新它们，获得批准，并与你的利益相关者（包括客户）共享。
正如我们所讨论的，在当今竞争激烈的市场中，我们无法避免在项目的任何阶段对需求进行更改或新增，无论是在客户的要求下还是受到利益相关者的影响。但是，通过实践适当的流程和技术，我们可以管理这些不需要的更改并防止范围蔓延。
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