项目范围管理及其重要性

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当项目成功完成时，您可能会在经理的最后讲话中听到“范围管理”或“项目范围”这个词。例如，如果您是行业新手，刚开始参与大型或小型项目，那么您必须理解项目范围及其重要性。而如果您是一位经验丰富的经理，您就会知道行业如何关注范围管理及其行动方案。

无论您是新手还是管理技能专家，项目范围管理都是不可预测的，每个项目都会教会您一些新的、意想不到的东西。因此，做好准备，敞开心扉，在项目执行过程中学习。

什么是项目范围？

项目范围的定义包括项目的全部计划，包括它如何向目标客户提供其全部功能。换句话说，范围是指创建所需材料文档、完成项目所涉及的资源以及完成项目所需的预算的计划步骤。项目范围设计项目的目标以及如何在设定的时间范围内实现它。

什么是项目范围管理？

范围管理是为了管理项目并确保其顺利进行，以便在规定的时间内完成。在范围管理中，主要关注的是应该包含什么和不应该包含什么，这表明了主管、协调员和其他团队成员的参与，并简化了整个过程。项目范围管理分为两种类型：产品范围和项目范围。

产品范围 - 产品范围定义了您应该在产品中包含什么以满足客户的需求。如果我们简化它，假设您的产品是自行车；它的范围将是车轮、车把、滚珠轴承、铃铛、座椅等。

项目范围 - 项目范围指示您将在什么时间内以及如何完成一个项目。假设您的项目是家用电器；那么范围将是您为客户准备的设备的功能和功能的蓝图

因此，项目范围非常广泛，涉及许多计划层级、参与资源以及在规定期限内准备交付成果。在范围管理中，参与度非常大，包括团队计划、协调和任务管理，以根据计划完成产品范围和项目范围。因此，项目范围管理包括以下流程 -

计划 - 它涉及如何完成工作。

控制 - 它确保文档记录、跟踪项目记录并批准或拒绝必要的更改。

结束 - 它确保项目的适当审计和计划的评估价值。

项目范围管理可以通过范围说明书很好地理解。这是您的团队成员应该用来理解项目目标和截止日期的文件，以便在项目期间成功完成项目并进行备份以应对挑战。

范围说明书中应该包含什么？

范围说明书可以最大限度地降低项目进行过程中的风险。此外，在提及预算时，报告应提及订单和中断。但是，有效的范围说明书将有利于完成项目及其风险因素和预算分配。报告必须包括以下内容 -

项目目的- 项目的目标是什么？以及项目预期的好处是什么？

项目的详细描述 - 必须包含详细的项目描述以及最终交付成果。

成功率 - 必须与客户和利益相关者协商达成预先商定的成功率。

挑战 - 人力或技术问题可能会出现，并可能导致交付延迟。

假设 - 可能会在任何阶段影响项目的预先假设。

备注 - 经理对项目和计划蓝图的个人意见，以按时完成。

一旦说明书包含了所有这些组件，项目范围就很容易映射，并且可以快速跟踪其开发。

项目范围管理的重要性

如果您处理的是小型产品或相对不太重要的服务，则项目范围管理在资源有限的情况下是可以管理的。但是，当产品和项目范围很大且复杂时，在资源有限的情况下管理它需要付出很多努力。因此，对于更大的项目，您需要大量的劳动力和适当的计划。

经理必须准备好应对项目过程中出现的意外挑战。此外，成本、质量、资源以及所需材料的可用性对于按时成功交付产品和结束项目至关重要。

您必须积极主动地收集有关利益相关者和资金问题的信息，以避免最后一刻的匆忙，这会导致整个过程延迟，有时甚至在项目中途停止。这是不幸的，经理必须制定一个设计良好的计划，其中包含与资金相关的足够信息，并在承诺的话语与他们可能面临的现实之间保持平衡。

范围管理对于项目经理至关重要：为什么？

项目经理是负责在预算和时间内完成项目的主要负责人。通过适当的范围说明书，他可以降低不必要的成本，消除导致项目延误的原因，并通过备份计划消除挑战。

经验丰富的经理可以感知所有可能破坏流程的即将发生和突然出现的因素，并准备好应对障碍。然而，新手则通过在现实基础上进行实践来学习。

项目经理可以做的最好的事情是准备范围管理文档并澄清所需物品。此外，预算对于避免不必要的压力并在没有额外费用的情况下按时完成项目是必要的。

在这里，我们提供了一些明智的建议来改进您的项目概述，您可以在做出明智决策后进行。

成功项目范围管理的技巧

您可能需要多走几步才能成功完成人生中的第一个项目。技巧包括 -

• 出色的计划 - 万无一失的计划可以随时为您节省时间，当您感觉意外的打击会损害您的团队时。

• 展望未来 - 一旦您进入项目，您必须设想整个项目以更好地指导您的协调工作。

• 准备做出改变 - 根据需要进行调整应该是您的口号，因为您不知道未来的情况，并且您必须准备好接受残酷的事实。与其简单地放弃，不如做出改变来推出项目。

• 对客户敏感 - 评估您的客户和需求的紧迫性。了解您的客户及其需求可以使您的工作轻松无压力，并产生更好的结果。

• 沟通 - 保持开放态度并接受下属的建议。与每个人沟通，倾听他们的意见，分享您的知识，并为成功的团队合作创造一个绝佳的协作环境。

结论

范围管理涉及许多参数才能成功完成项目，但它也涉及障碍、意想不到的挑战和巨大的压力。但是，您可以从一开始就通过与您的下属、利益相关者和客户坐在一起，并在与团队建立良好关系的同时制定下一步行动计划，以便他们能够完成各自的工作并忠于自己的责任。范围管理不是火箭科学；唯一需要的是适当的计划以及计划和执行之间智能的协调。