项目范围管理 – 流程组

---

每个项目经理的目标都是项目从始至终顺利进行，不会延误或超支。尽管目标是可以实现的，但在幕后仍需要付出诸多努力。

即使您提前与项目利益相关者讨论并规划所有细节，某些事情也可能在项目执行过程中影响项目的范围。 Wellingtone 2021 年年度报告显示：只有 34% 的组织能够按时完成项目。

通过一流的项目管理策略，您可以完成项目目标并避免范围蔓延等问题，方法是制定正确的策略并控制项目的范围。

项目范围管理

项目范围管理的实践有助于在规划阶段识别和记录项目的所有目标、可交付成果、截止日期和预算清单。在项目管理中，大型项目随着时间的推移而发生变化是很常见的。

如果从一开始就明确规定项目管理范围，项目团队就会更容易进行管理并进行必要的修改。

项目范围管理的重要性

项目经理的主要职责之一是管理并满足客户和利益相关者的期望。通过清晰的项目范围，经理可以轻松地保持正轨并确保在整个项目生命周期中满足所有截止日期。

制定清晰的项目范围管理计划将有助于您避免某些问题。

• 频繁变更和需求

• 项目启动后改变项目方向

• 识别项目结果与期望之间的差异

• 超出商定的预算

• 错过项目的截止日期。有效的项目范围管理能够准确理解项目的时间、人力和内容。它有助于确定完成工作所需的内容和不需要的内容。项目管理中的项目范围还创建项目的控制因素，以解决项目生命周期中可能发生变化的组件。

什么决定了项目的范围？

项目规划过程包括一个名为项目范围的步骤，该步骤概述了精确的目标、可交付成果、功能和预算。范围文档中描述了成功执行项目所需的各项任务清单。

了解项目需求和客户期望有助于确定范围。通常，范围说明包括项目目标、项目产品、排除项、项目限制和前提声明。

项目管理范围定义

项目范围文件或工作说明书是范围说明的另一个名称。项目的范围，

• 确定团队的角色以及项目的所有边界

• 描述必须采取的所有步骤以验证和批准已完成的工作

• 为团队成员提供清晰的项目决策方向。

范围蔓延是指由于规划不当或沟通不畅，一些项目组件最终需要比最初预期的更多时间和精力，可以通过详细说明团队成员和利益相关者来避免。

团队可以确保项目按计划完成，并制定全面的项目沟通计划。他们还可以通过使用有效的项目管理技术来确保最终产品符合原始规范。

管理项目范围的流程

规划中的范围管理

在项目范围管理的初始阶段，您会生成一个范围计划文档，然后可以在后续阶段将其用作参考。该文档主要帮助建立、管理、验证和控制项目的范围。

其中包括：

• 深入的项目范围说明

• 每个项目需求的细分列表

• 预期的项目成果

• 项目变更控制流程

该文档只需要适合预期用途即可；不需要过于详细。此外，您可以将先前项目的范围管理策略作为此策略的模型。

收集前提条件

确定利益相关者的需求和期望是下一个阶段。您将需要使用访谈、调查和焦点小组来记录项目的所有需求、期望、预算和可交付成果。

这是一个关键步骤，因为利益相关者通常会有不合理的要求或期望。项目经理必须介入以找到所有各方都能接受的解决方案，以避免项目延误。

在需求收集阶段之后，您应该拥有以下内容：

• 功能性和非功能性需求

• 利益相关者的期望

• 业务需求

• 支持和培训需求

• 项目规范

明确主题

您现在必须将您的需求转换为对您试图通过项目提供的服务或产品的详细描述。之后，您将拥有一个项目范围说明，您可以在整个项目中使用它。

虽然记下项目范围中包含的内容是必要的，但同样重要的是要注意项目范围中排除的内容。为了确保团队只从事他们应该从事的任务，因此任何对范围的补充都必须经过完整的变更控制流程。

当范围明确定义时，您的项目团队和任何其他相关人员都将有一个参考点。团队不必完成任何超出其范围的任务。

构建项目分解结构

项目中需要完成的工作被分解成可管理的小块，然后将每个任务分配给团队成员。其中包含必要的交付成果清单以及完成每个交付成果的截止日期。

在此过程阶段，可以使用项目管理软件来分配和优先处理项目活动。这使得更容易监控项目的整体进度并避免任何不必要的瓶颈。

范围验证

在此阶段，将您已记录的范围和可交付成果发送给项目主管和利益相关者，使您能够获得必要的批准。项目开始前必须完成范围验证，以确保万一出现问题，可以快速识别问题。

范围管理

项目范围必须始终保持在范围内，因此项目经理必须在项目工作开始后立即确保这一点。如果需要更改，则应使用适当的变更控制流程。

高效项目范围管理的建议

• 创建工作分解结构 (WBS)，以便可以将范围说明分解成更小、更容易管理的部分。

• 避免范围不明确以节省时间并减少压力。给出尽可能清晰的定义。

• 使范围定义过程具有协作性，以避免误解需求。项目协作工具可以帮助项目团队更有效地相互沟通。

• 为防止项目范围超出最初计划的范围，请确保在项目执行期间不更改范围文档。

• 最后，在定义项目范围和与所有重要利益相关者协商时要花时间，因为一旦确定，就无法更改。

最后的想法

在项目中采用范围管理绝不是一个费力的过程；然而，它确实需要付出努力、时间和耐心。借助范围管理，项目经理只能定义、控制并确保项目交付成果得到满足，并且在项目生命周期中不会出现问题或风险，并且利益相关者对他们的投资感到满意。借助 PMP 认证培训，您可以了解这些动态能力和实践，并掌握所有项目管理知识领域。