项目范围管理中的常见错误

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当组织管理项目时，可能会遇到一些不希望发生的错误。项目管理的主要目标是降低风险。每个项目负责人必须关注项目对齐方面。这篇博文重点介绍了组织在执行任何项目时可能面临的常见错误。

常见的项目范围管理错误

查看列出的常见错误，并看看您是否可以通过避免这些错误来启动更好的项目范围管理实践。

目标不明确

许多项目在开始时目标不明确，导致项目失败。虽然利益相关者可能心中有某个目标，但这个目标往往不够清晰。在工作开始之前，讨论有用的关键绩效指标 (KPI) 或确定项目交付成果的外观，是确定模糊目标的两种最佳方法。

没有培训或先验经验就开始工作

许多人，其中许多人进入新角色时几乎没有先前的经验，默认情况下是实践型学习者，而不是出于选择。工作场所学习有时可能会取得成功。这不仅包括项目管理的基础知识，还包括对他们正在使用的管理软件的所有功能和能力的透彻理解。

对于更复杂的项目，需要那些擅长管理风险和交付项目需求的项目经理。一位称职的项目经理还必须具备项目中所需任何技术的专业知识。

资源计划不佳

资源利用不当往往会严重影响成功的可能性。在一些企业中，人员招聘是基于需求而不是他们的资格和专业知识。如果选择的团队成员不合适，整个项目就会面临危险。

这就是为什么与一位能够胜任的项目负责人合作至关重要的原因，他可以仔细选择能够满足期望并帮助项目顺利完成的团队成员。有时，拥有六名熟练的团队成员比拥有十二名不熟练的团队成员更好。

不部署项目管理工具

聪明的 PM（项目经理）总是知道如何最大限度地利用可用的工具和技术。令人难以置信的是，许多成功的企业已经使用了一种或多种管理解决方案来更快地完成任务。

为项目使用管理工具的主要目标是帮助经理规划、执行和控制项目管理过程的每个部分。如果正确使用这些工具，无论项目是简单还是复杂，资源效率和跟踪都将得到改善。

需求收集不佳

许多项目一开始只是有一个标题列表作为标准，后来才发现客户的需求没有被很好地理解。如果没有更多的解释，这些标准往往存在差距、死胡同或缺乏连贯性的请求。编写需求说明书是一种解决此问题的方法。一旦您起草了需求说明书，请确保客户和其他利益相关者同意并认可您承诺的范围。

过于自信的截止日期

除了没有考虑时间安排问题外，项目经理可能会设定过于乐观的期限。过于紧张的截止日期往往会忽略完成截止日期所需的工作量。随着截止日期的临近，它会给员工带来压力，这可能导致冷漠的情况，每个人看起来都在工作，但实际上并没有取得任何进展。为了解决这个问题，项目负责人应设定合理的时间范围，鼓励团队成员发挥最大潜能，同时仍能考虑到时间安排问题或其他延迟。

将任务设置为非常大的项目

另一方面，即使您可能不希望同时开始太多任务，也必须注意过于庞大的项目。有时需要将更大的项目分解成更小的项目。当只有一个项目规模过大时，团队中的每个人都可能会发现整个项目过于庞大和不清楚。可能会错过一些细节。此外，虽然某些项目组件可能看起来无关紧要，但未能按时完成或忘记它们可能会导致整个项目的失败。

省略报告必要数据

有效且有见地的报告通常是项目管理成功的先决条件。经理可能将创建项目报告视为例行公事，因此他们并不总是完整地填写它们。经常跳过项目报告最终会以被忽视的任务或后来出现的未解决的障碍的形式困扰项目经理。

例如，如果一项工作由于分销商未能及时提供原材料而延迟，利益相关者将不会被告知，从而延迟了已经遇到困难的项目。

忽视团队错误

项目经理可能会因犯下忽视负责项目的团队所犯错误的新手错误而失去工作。团队成员可能会犯错，因为他们是人。然而，任由错误失控可能会导致灾难，因为团队成员会隐瞒他们的错误。从长远来看，如果被忽视的问题蔓延到其他项目领域并导致失败，项目经理应对此负责。

未能控制范围蔓延

项目失败的主要原因之一是范围蔓延。通常，首先会提出一个小的调整请求，然后是另一个请求。另一个接踵而至，依此类推。作为 PM，您有责任确保交付成果符合预算和时间范围。

让赞助商参与范围规划过程是一种防止范围蔓延的策略。也请提供您的见解，并询问他们的想法和建议。如果项目进行任何新的调整，请让他们知悉。在执行任何项目时，重要的是要管理时间并采取措施限制干扰。为此，您可以部署计时器并为您的任务设置优先级。您还可以做的是将任务分解成更小的任务。

结论

通常，在每个项目中，并非每个错误都是有意发生的。有时由于任务管理不善，项目中可能会发生错误或失误。因此，有必要就任务流程进行清晰的沟通。如果所有团队成员或成员都能明智地利用时间，那么犯错的可能性就会降低。此外，为了成功执行项目，项目经理应该能够识别特定团队成员所犯的错误，并及时以建设性和礼貌的方式解决这些错误。