有效沟通 - 障碍

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正如我们所学，沟通是组织的生命线。沟通顺畅流程的轻微干扰，无论是向下、向上、横向还是纵向，都可能给组织带来巨大的损失。

有效沟通在商业组织中至关重要，以便及时、准确地提供所需信息，培养理解，并在组织内部建立良好的人际关系和部门间关系。因此，可以共同、有效和高效地努力实现组织目标。

什么是障碍？

障碍是指阻止信息在组织内部或外部流动、传播和获取的障碍或阻碍。

在沟通的词汇中，障碍是指可能扭曲或阻止组织内部沟通的特定因素。它影响着思想、想法和信息的有效交流。

简而言之，任何妨碍任何层级沟通过程的因素都是有效沟通的障碍。

障碍可能源于沟通过程中的任何一点。

• 它们可能是由发送者引起的。

• 它们可能存在于消息传输媒体中。

• 它们可能在接收消息时出现。

• 接收者理解消息方面也可能存在问题，等等。

让我们简要讨论一下这些障碍的来源。

发送者造成的障碍

特定内容的沟通成功在很大程度上取决于发送者，因为他是负责起草和最终确定要发送的消息的人。他/她是沟通的发起者。

发送者在起草或执行沟通时需要格外小心，以避免在过程中产生障碍。

发送者产生的障碍如下：

• 缺乏对接收者的了解或想法不足。

• 消极的态度或缺乏对信息的兴趣；不愿沟通。

• 对接收者的负面情绪。

• 发送者在传输信息时选择不恰当的沟通渠道或媒介。

• 发送者沟通技巧差，例如使用不恰当和过于华丽的词语；语法错误、冗长以及不必要地使用习语、短语、行话或俚语等。

• 无法确定沟通信息的最佳时机。

• 在选择要沟通的信息内容方面犹豫不决；这会降低沟通的有效性。

• 偏见，即以偏见或自以为是的态度开始任何沟通，都可能对沟通过程的发展造成相当大的损害。

• 缺乏对接收者反馈的关注；这会阻碍沟通的意图。

消息传输中的障碍

与消息传输相关的障碍如下：

• 妨碍信息顺利传输的事物称为信息传输中的障碍。

由于以下障碍，消息传输受到干扰：

接收问题

现在让我们看看在沟通过程中接收消息时遇到的不同问题。问题如下：

• 当另一端的接收者收到信息、理解信息并向发送者发送所需的反馈时，发送信息的步骤就完成了。

• 如果在接收信息方面存在问题，那么发送信息的全部目的就落空了。

• 信息是发送者分享感受、思想和观点的载体。它是发送者将心理意象传递给接收者的方式。

• 消息可以立即清晰地理解，也可以模棱两可且具有误导性，这取决于沟通过程中所有组成部分是否都得到了考虑和处理。

• 消息的含义是接收者赋予它的。如果发送者对消息的意象和感知与接收者对发送消息的感知不同，则消息的意图就会被扭曲。

• 事实上，沟通的主要挑战之一是确保发送者想要表达的含义与接收者在收到消息时赋予它的含义相同。

造成接收问题的影响因素

• 接收信息所使用的沟通渠道不佳。

• 与沟通媒介相关的技术问题。

• 不使用一些用于沟通问题分析的通用工具。

• 接收者缺乏语言和语义技能。

接收者理解问题

沟通链中的接收者与发送者一样重要。接收者按照发送者的意愿理解信息是发送信息的基本目标。

但是，有时接收者理解信息方面会出现问题。接收者无法理解会导致发送者产生偏见。这是由于以下因素造成的。

处理有效沟通的障碍

沟通障碍不仅会破坏信息的目的，而且从长远来看还会影响组织的平稳运行和发展。人们常说，沟通是商业组织的生命线，无论其规模和影响力如何。

处理沟通障碍需要优先考虑，以便在企业内外保持持续、稳定的沟通。

在我们接下来的章节中，我们将了解如何处理不同的沟通障碍。

• 如何处理非语言和语言沟通中的障碍。

• 如何处理书面沟通中的障碍。

如何处理非语言沟通中的障碍？

处理非语言沟通中的障碍并不像看起来那么容易。如果一个人的非语言技能较差，他/她可能会向对方发送错误或负面的信息。

以下是非语言沟通障碍的解决方法：

• 在面对面的交谈中，人们往往认为非语言沟通是理所当然的，但沟通不仅仅是说话和倾听。正是这些非语言的沟通元素可以提供大量信息，并且可以成为一种重要的学习手段。

• 与另一方的人（们）建立直接的眼神交流；这不仅可以提高你的自信心，还可以让其他人感到舒适，从而愿意与你进行沟通。

• 面部表情要像微笑一样；这会在你和听众之间创造一个友好和愉快的环境。

• 重要的是要记住，我们用肢体语言和声音进行沟通。尽量避免做出会分散听众注意力的姿势，例如：

  • 搓手（由于紧张）

  • 把手插在口袋里

  • 紧张地踱步

  • 一动不动

  • 在整个演示过程中都靠在讲台上

  • 不断用手笔或铅笔做手势

  • 习惯于翻动纸张或点击笔

  • 双手交叉抱在胸前（可能表示防御）

  • 不恰当的笑声（可能表现出焦虑）

如何处理语言沟通中的障碍？

现在我们将学习如何处理语言沟通中的障碍。

有效倾听的障碍

障碍是对有效沟通成功的威胁。它们使沟通变得难以接近、难以理解，从而扼杀了其有效性的可能性。

当有人告诉你一些事情时，你的思绪有多少次会开小差？当讨论的话题没有引起你的兴趣时，通常会发生这种情况。有时，谈话可能会过于冗长和乏味。

有时，讨论的话题可能很有趣，但说话者无法吸引你的注意力，或者你可能由于缺乏对主题或说话者词汇或语言的了解而无法理解。

为了能够有效地倾听，必须要有动力和兴趣参与对话。但是，即使有动力和兴趣，也可能存在一些影响我们良好倾听能力的障碍。

我们将在接下来的章节中讨论有效倾听的障碍。

语言/语义障碍

这是倾听中最常见的障碍之一。语言学习者通常会遇到这种障碍。

不熟悉的词汇

说话者使用的词语你可能不熟悉。说话者可能会使用一些难词和行话。因此，你无法理解说话者在说什么。

连贯语音的要素

说话人语速太快。停顿很少，节奏可能不熟悉。由于缩略语、减缩和连读，你无法识别熟悉的单词。例如，说话人说“I scream”，你听到的是“ice-cream”。

无法根据上下文预测、猜测和理解意思

注意语音结构的人会意识到，快速说的“Idrankitfirst”可能表示“I drank it first”或“I’d rank it first”。你应该能够根据上下文识别它是“I drank it first”还是“I’d rank it first”。有时说话人暗示了一些东西，但没有公开表达。“That would be all, thank you”是一种礼貌且间接的方式，告诉某人你不再需要他们的服务，而不是更直接的“You may leave now”。虽然说话人没有公开表达他或她想要什么，但你可以从上下文中猜测意思。

抓住单词却丢失思想

如果你专注于说话人说的每一个单词，尤其是在需要长时间这样做的情况下，你就会失去方向。结果，你可能理解几乎所有单词的意思，但没有抓住要点。你无法区分重要信息和不重要信息。

社会文化障碍

社会文化障碍也会阻碍有效聆听。

不同的文化背景

由于你和说话人之间的文化差异，说话人的口音和单词发音对你来说并不熟悉。

不熟悉的话题

你可能不熟悉这个话题，因为你不熟悉某种文化，或者不知道某个特定社会的生活方式。

心理障碍

在本节中，我们将讨论有效聆听的不同心理障碍。

在聆听之前形成意见和得出结论

了解聆听的目的并不是一个坏主意。但你可能甚至在说话人说话之前就对他或她形成了意见。

你可能会在说话人说话之前就对要谈论的话题做出假设并得出结论。这可能会阻碍你的思维，结果你将无法聆听。

对主题缺乏兴趣

如果你对说话人的话题没有任何兴趣，你可能不会去听。

无法集中注意力

白日梦和胡思乱想可能会阻止你聆听。

偏见

你可能拒绝听一些与你的想法和信念相违背的东西。你只听到你想听到的东西。

物理障碍

身体障碍也会阻碍有效聆听。让我们看看这些身体障碍是什么。

嘈杂的环境

环境可能过于嘈杂，这可能会影响聆听。

身体距离

你可能离说话人太远或太近，无法清楚地听到。

如何应对书面沟通中的障碍

无效的书面沟通可能会颠覆信息内容中所有公平的意图。它可能阻止申请人获得其梦想的工作、晋升，可能取消交易，并可能损害组织的形象。

书面沟通中的障碍完全扭曲了发送的信息内容，导致沟通中断。

因此，必须应对书面沟通中的障碍，以确保建立有效的沟通。

以下是处理此类障碍的必要方法。

合适的人员

• 在任何组织的招聘过程中，都应优先考虑口语和书面语言能力强的人员。

• 应定期确保对新员工和现有员工进行适当的培训，以提高其有效的沟通技巧。

• 起草沟通内容的人员应精通口语和书面语言。

合适的语言

• 在所有组织的书面沟通中，都应强调简洁、清晰和准确。

合适的呈现方式

• 使你的演示文稿或写作几乎没有错误。

• 避免在信息中充斥诸如“loose”代替“lose”；“there”代替“their”；“too”代替“to”等愚蠢的错误。在内容最终确定之前，始终对其进行编辑和拼写检查。

合适的内容

• 专注于信息真正想要传达的内容；避免在信件主题上拖泥带水。

• 内容需要准确、简洁且有意义。

合适的顺序

• 书面信息应按顺序编写，表示其中呈现的事项的正确含义和顺序。

合适的渠道

• 考虑到信息的内容和时间，沟通者应选择最合适的渠道来传递信息。

• 如果信息是机密的或包含任何敏感信息，则应通过提供更高安全性的媒介发送，例如加密电子邮件。

合适的反馈

• 不恰当或错误的反馈会违背发送信息的目的。它会导致沟通中断。

• 因此，信息应以所需的方式编写并通过适当的渠道发送，以便确保及时收到收件人的反馈。

有效沟通——沟通不佳的因素

业务组织内部和外部缺乏有效的沟通被称为沟通不佳。它影响着思想的自由流动、员工的生产力、员工的合作、创新，并最终扰乱了组织人力资源的整体效率。

沟通不佳的因素在所有类型的沟通中都存在。我们在前面的章节中学习了这些障碍。

沟通不佳的原因

下图显示了沟通不佳的不同原因：

此外，员工之间缺乏承诺、员工缺乏经验、恐惧和不满情绪、员工和管理人员无意识的不称职也会导致沟通不佳。

沟通不佳的后果

沟通不佳会对员工以及组织的整体生产力和效率产生灾难性的影响。

以下是一些业务组织中沟通不佳的后果。

• 接收者无法理解信息会导致混乱和误解。

• 沟通不佳会影响听众在口头沟通中的注意力，从而违背信息的意思。

• 沟通不佳会导致歧义，从而扭曲信息或口语内容。

• 沟通不佳会导致歧义，从而扭曲信息或口语内容。

• 它会导致行动不完整，因为发送或口语信息的内容没有被接收者理解。

• 企业与客户之间的沟通不佳会影响销售，最终阻碍企业的增长。

• 管理层与员工之间的沟通不佳会导致士气低落并影响整体生产力。员工不愿意与沟通不佳的管理人员一起工作。

• 管理层与员工之间的沟通不佳会导致士气低落并影响整体生产力。员工不愿意与沟通能力差的管理人员一起工作。

• 工作时间损失，因为提供的指示和发送的信息超出了接收者或员工的理解范围。

• 沟通不佳常常会导致组织中员工的沮丧。

• 如果沟通不开放且无效，人们可能会感到被排除在外。

• 沟通不佳会导致多种类型的冲突，从而扼杀组织发展和繁荣的前景。

总结

• 正如我们所学，沟通是组织的生命线。沟通顺畅流程的轻微干扰，无论是向下、向上、横向还是纵向，都可能给组织带来巨大的损失。

• 障碍是指阻止信息在组织内部或外部流动、传播和获取的障碍或阻碍。

• 障碍有不同的来源：

  • 发送者造成的障碍

  • 消息传输中的障碍

  • 接收问题

• 有效聆听的障碍包括：

  • 语言/语义障碍

  • 社会文化障碍

  • 心理障碍

  • 物理障碍

• 处理书面沟通障碍的方法：

  • 合适的人员

  • 合适的语言

  • 合适的呈现方式

  • 合适的内容

  • 合适的顺序

  • 合适的渠道

  • 合适的反馈

• 业务组织内部和外部缺乏有效的沟通被称为沟通不佳。

• 沟通不佳会对员工以及组织的整体生产力和效率产生灾难性的影响。