MS Project - 创建新计划

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使用 MS Project 时，您需要指定开始日期或结束日期。因为一旦您输入两者之一，以及其他项目任务、约束和依赖关系，MS Project 将计算另一个日期。即使您知道项目的截止日期，最好也使用开始日期。

启动 MS Project

• Windows 7 − 点击“开始”菜单，指向“所有程序”，点击“Microsoft Office”，然后点击“Project 2013”。

• Windows 8 − 在“开始”屏幕上，点击“Project 2013”。

• Windows 10 − 点击“开始”菜单 → “所有应用” → “Microsoft Office” → “Project 2013”。

创建空白项目

MS Project 2013 将显示一个选项列表。在可用的模板列表中，点击空白项目。

项目将计划的开始日期设置为当前日期，甘特图视图图表部分中的一条细绿色垂直线指示此当前日期。

项目信息

让我们更改项目开始日期并添加更多信息。

步骤 1：开始日期

点击“项目”选项卡 → “属性”组 → “项目信息”。

将出现一个对话框。在开始日期框中，输入 11/5/15，或点击向下箭头显示日历，选择 2015 年 11 月 5 日（或您选择的任何日期）。

点击“确定”以接受开始日期。

步骤 2：设置日历

点击“项目”选项卡 → “属性”组 → “项目信息”。

点击“当前日期”下拉框上的箭头。将出现一个包含三个基本日历的列表。

• 24 小时 − 没有非工作时间的日历。

• 夜班 − 涵盖晚上 11 点到早上 8 点，周一到周五晚上都有夜班，休息一小时。

• 标准 − 标准工作时间，周一到周五上午 8 点到下午 5 点，休息一小时。

选择“标准日历”作为您的项目日历。点击“取消”或“确定”关闭对话框。

现在让我们添加例外。

步骤 3：向日历添加例外

例外用于修改项目日历，使其具有非标准工作日或非工作日。您还可以为特定资源分配独特的工作时间。

这是一个创建非工作日的示例，这可能是由于假期、办公室庆祝活动或除标准办公室工作之外的其他活动。

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

出现“更改工作时间”对话框。在“例外”选项卡下，点击“名称”字段，输入事件为“办公室周年纪念日”。在“开始”字段中输入 11/22/15，然后在“结束”字段中输入相同的日期。此日期现在被计划为项目的非工作日。您还可以验证对话框中日历中指示的更改颜色，如下所示。点击“确定”关闭。

步骤 4：设置资源日历

就像您可以更改标准基本日历一样，您也可以更改每个资源的工作时间和非工作时间。您可以修改资源日历以适应弹性时间、假期、培训时间等。

另请记住，资源日历只能应用于工作资源，而不能应用于物料和成本资源。

默认情况下，当我们在计划中创建资源时，资源日历与标准基本日历匹配。您对项目日历所做的任何更改都会自动反映在资源日历中，除非您在资源日历中创建例外。在这种情况下，即使您更新项目日历，资源日历中的例外也不会受到影响。

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

在“例外”选项卡下，点击“名称”字段，输入事件为“个人假期”。在“开始”字段中输入日期（例如 9/15/2015），然后在“结束”字段中输入相同的日期。

步骤 5：更改每个资源的工作时间

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

步骤 6：创建非工作日

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

更改文件属性

在 Microsoft Windows 操作系统中，右键单击文件并选择“属性”将调出文件属性对话框，其中包含版本、安全性和其他文件详细信息。您也可以为 .mpp 项目文件记录一些顶级信息。这可以通过以下方式完成：

步骤 1：启动 MS Project

• Windows 7 − 点击“开始”菜单，指向“所有程序”，点击“Microsoft Office”，然后点击“Project 2013”。

• Windows 8 − 在“开始”屏幕上，点击“Project 2013”。

• Windows 10 − 点击“开始”菜单 → “所有应用” → “Microsoft Office” → “Project 2013”。

步骤 2：保存属性

点击“文件”选项卡。在“信息”选项卡下转到“项目信息”。点击“项目信息”附近的箭头以点击“高级属性”。将打开一个对话框，您可以根据需要键入更改。点击“确定”，并且不要忘记通过点击“保存”来保存。

构建任务列表

在我们开始之前，让我们假设您已经拥有工作分解结构 (WBS)。在 WBS 的上下文中，“工作”指的是“可交付成果”，而不是工作量。

WBS 将最低级别的可交付成果识别为工作包。此工作包分解成更小的任务/活动，这是完成工作包所需的工作量。因此，任务是面向行动的，而工作包是可交付成果或执行一项或多项任务的结果。

项目管理社区对构成活动和构成任务的内容存在大量混淆。但对于 MS Project 而言，任务是产生特定项目可交付成果所需的工作量和行动。MS Project 不使用术语“活动”。

输入任务

这很简单。在甘特图视图中，只需点击“任务名称”列正下方的单元格即可。输入任务名称。在下面的屏幕中，我们输入了 5 个不同的任务。

输入工期

任务的工期是完成任务所需时间的估计量。作为项目经理，您可以使用专家判断、历史信息、类似物估算或参数估算来估计任务工期。

您可以根据不同的时间维度单位输入任务工期，即分钟、小时、天、周和月。您可以使用缩写来简化和方便，如下表所示。

请记住，Project 的默认值取决于您的工作时间。因此，1 天不等同于 24 小时，而是一天有 8 小时的工作时间。当然，您可以随时更改这些默认值。

更改默认时间维度

点击“项目”选项卡 → “属性”组 → 点击“更改工作时间” → 点击“选项”。

您可以将此应用于所有项目或您当前正在处理的特定项目。

MS Project 的一个巧妙技巧是，它以工作日意义上的任务工期来考虑。因此，如果您中间有非工作日，它会适应这一点并确保一个需要 16 小时才能完成的任务在第三天结束。换句话说，如果您有一个需要 16 小时才能完成的任务，从星期一上午 8:00 开始（如果这是您的工作日开始时间，并且一天的总工作时间为 8 小时），而星期二是假日，则该任务将逻辑地结束在星期三晚上。

提示 − 使用手动计划的任务，如果您不确定任务工期，您可以只输入诸如“与经理/工程师核实”之类的文本，以便稍后再回来处理。

输入任务工期

这在甘特图视图中很简单，点击“工期”列标题下方的单元格。输入工期。（以下屏幕截图中的任务 1）

您也可以输入开始日期和结束日期，MS Project 将自行计算工期。（以下屏幕截图中的任务 2）

当您目前没有工期指标时，您也可以输入文本。（以下屏幕截图中的任务 3 和任务 4）

注意 − 在上面的屏幕截图中，任务 6 计划于星期日（非工作日）开始，并在星期三结束。因此，从本质上讲，人们会认为，在这三天（星期一、星期二、星期三）中，计算出的工期将为 3 天。但 MS Project 2013 将其计算为 4 天。因此，在选择任务的开始日期时，需要小心。因为对于任何后续操作，MS Project 2013 都认为任务 6 将需要 4 天。下次您更改开始日期时，结束日期将更改以反映这 4 天的工期。

已用工期

已用工期是指某些事件发生时经过的时间，不需要任何资源。任务的已用工期可用于任务将全天候持续进行而没有任何停止的情况。一个正常的 workday 有 8 小时，一个已用日工期将有 24 小时。任务还会持续进行非工作日（节假日和假期）和工作日。

您可以通过在任何工期缩写前加上“e”来输入已用工期。因此，1ew 是七个 24 小时。

例如，当您“等待油漆变干”时。这需要 4 天时间。它不需要资源或工作量，您所做的只是等待它变干。您可以使用 4ed 作为时间长度，这表示 4 个已用日，油漆可以在周末或节假日变干。在此示例中，干燥发生在周末的 24 小时内。

创建里程碑

在项目管理中，里程碑是项目时间表中的特定点。它们被用作管理项目成功和利益相关者期望的主要进度点。它们主要用于审查、投入和预算。

在数学上，里程碑是持续时间为零的任务。它们可以放在工作阶段的逻辑结论处，或放在项目计划规定的截止日期处。

您可以插入里程碑的两种方法。

方法 1：插入里程碑

点击您要插入里程碑的任务的名称

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project 将新任务命名为<新里程碑>，持续时间为零天。

Click on <New Milestone> to change its name.

您可以看到里程碑在右侧的甘特图视图中显示为菱形符号。

方法 2：将任务转换为里程碑

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project 将其转换为里程碑。

方法 3：将任务转换为里程碑

在方法2中，一个任务被转换为持续时间为零的里程碑。但是，也可以将持续时间不为零的任务转换为里程碑。这种情况很少使用，并且容易造成混淆。

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

显示项目摘要任务

项目摘要任务总结了您的整个项目。

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

创建摘要任务

项目进度表中可能包含大量任务，因此，将一组相关的任务汇总到一个摘要任务中是一个好主意，这有助于您更好地组织计划。它有助于您将计划组织成不同的阶段。

在MS Project 2013中，任何更高级别的任务下都可以包含多个子任务。这些更高级别的任务称为摘要任务。在更高级别，它们被称为阶段。计划纲要结构的最高级别称为项目摘要任务，它包含整个项目进度表。

请记住，因为摘要任务不是一个单独的任务实体，而是项目的一个阶段，其中包含多个子任务，所以摘要任务的持续时间是从第一个子任务开始到最后一个子任务结束。这将由MS Project自动计算。

当然，您也可以手动输入摘要任务的持续时间，这可能与自动计算的持续时间不同。MS Project将同时跟踪两者，但这可能会造成很大的混淆。

在大多数情况下，您应该确保您将用作摘要任务的任何任务都没有手动输入的持续时间。

让我们以以下屏幕截图为例。如果您想将任务4和任务5分组到摘要任务1中，您可以通过两种方法来实现。

方法1

选择任务4和任务5的名称。

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project将创建一个<新建摘要任务>。

Rename it to Summary Task 1.

方法2

您可以点击任务4行。

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

您可以重命名任务。这里将其重命名为摘要任务1。不要为此任务输入任何持续时间。

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

链接任务

一旦您准备好了一系列任务来实现您的项目目标，您就需要将它们与其任务关系（称为依赖关系）链接起来。例如，任务2可以在任务1完成后开始。这些依赖关系称为链接。项目管理知识体系指南（PMBOK指南）没有定义“依赖关系”一词，而是将其称为逻辑关系，而逻辑关系又被定义为两个活动之间，或一个活动和一个里程碑之间的依赖关系。

在MS Project中，第一个任务称为前驱任务，因为它先于依赖它的任务。接下来的任务称为后续任务，因为它继任或跟随它所依赖的任务。任何任务都可以是一个或多个后续任务的前驱任务。同样，任何任务都可以是一个或多个前驱任务的后续任务。

任务依赖关系只有四种类型，这里我们以示例的形式进行介绍。

• 完成到开始 (FS) − 在开始建造二楼之前，先完成一楼的建造。最常用。

• 完成到完成 (FF) − 烹饪所有晚餐菜肴以便按时完成。

• 开始到开始 (SS) − 在进行调查时，我们会寻求调查回复，但也会同时开始整理回复。不需要在开始整理回复之前完成收集调查回复。

• 开始到完成 (SF) − 考试准备将在考试开始时结束。最少使用。

在MS Project中，您可以识别任务链接 −

• 甘特图 − 在甘特图和网络图视图中，任务关系显示为连接任务的链接。

• 表格 − 在表格中，前驱任务的任务 ID 号出现在后续任务的前驱字段中。

方法1

选择您要链接的两个任务。在以下屏幕截图中，我们以任务1和任务2为例。

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

任务1和任务2通过完成到开始的关系链接。

注意 − 任务2的开始日期将是任务1完成日期的下一个工作日。

方法2

Double click a successor task you would like to link.

我点击了任务4

任务信息对话框打开

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

出现一个下拉框，其中包含项目中定义的所有任务。

Choose the predecessor task. Click OK.

我选择了任务3。

方法3

在这种方法中，您将选择一组任务，并将它们全部链接到完成到开始的关系。

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

所有任务都已链接。要选择不相邻的任务，请按住Ctrl键并分别选择每个任务。

尊重链接

如果您处于手动计划模式，则前驱任务持续时间的任何更改都不会反映在任务4的开始日期上。例如，任务4于9/3/15开始，这是任务3完成日期的第二天。

现在，当我们将任务3的持续时间从5天更改为7天时，在手动计划中，任务4的开始日期不会自动更新。

您可以强制MS Project尊重链接（依赖关系），方法如下 −

• 选择任务4。
• 点击“任务”选项卡→“计划”组→“尊重链接”。

切换任务 – 手动到自动

MS Project默认将新任务设置为手动计划。计划通过两种方式控制。

手动计划 − 这是为了快速捕获一些细节，而无需实际计划任务。如果您还不了解某些任务的持续时间、开始日期和结束日期等详细信息，您可以将其省略。

自动计划 − 这使用MS Project中的计划引擎。它自动计算任务持续时间、开始日期和结束日期等值。它考虑了所有约束、链接和日历。

例如，在卢塞恩出版社，新的图书发布计划已由将执行工作的资源和其他项目干系人审核。尽管您预计计划会在您了解更多关于图书发布的信息时发生一些变化，但您现在对整体计划已经有足够的信心，可以从手动任务计划切换到自动任务计划。

将任务转换为自动计划

我们有三种不同的方法可以将任务转换为自动计划。

方法1

如果您想更改特定任务的模式，例如以下示例中的任务5。单击同一行中的任务模式单元格。然后，单击向下箭头打开下拉框，您可以选择“自动计划”。

方法2

单击“任务”→“任务”组→“自动计划”。

方法3

要完全切换到自动计划模式 −

单击“新建任务”状态栏（左下角），然后选择“自动计划”模式，以切换计划的计划模式。

您还可以更改Project应用于所有新计划的默认计划模式。

转到“文件”选项卡并单击“选项”。然后单击“计划”选项卡，在该项目的计划选项下，从下拉框中选择“所有新项目”。在新创建的任务下，从下拉框中选择“自动计划”。