SAP MM - 采购流程

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每个组织都会采购材料或服务来满足其业务需求。从供应商或经销商处购买材料和获取服务的流程称为采购。采购应以正确数量、适当价值和适当时间订购材料的方式进行。它细分为以下几个部分：

• 基本采购
• 特殊采购

基本采购

基本采购是指以正确的数量、正确的价格和正确的时机获取商品或服务的过程。但是，在数量、价格和时间之间保持正确的平衡至关重要。考虑以下示例：

• 由于高库存水平相关的价格，组织试图将库存水平保持在最低限度；同时，由于原材料短缺而停止生产也可能是有害的。

• 获得产品的最低价格或服务通常是必要的，但是同样重要的是在产品可用性、质量和供应商（卖家）关系之间保持平衡。

采购生命周期

大多数现代组织的采购都遵循以下一些顺序步骤：

需求和信息收集

采购流程始于收集有关产品及其数量的信息。然后，对于所需的产品和服务，有必要寻找能够满足这些要求的供应商。

供应商联系

收集需求后，寻找能够满足这些需求的供应商。在此基础上，向供应商发送报价请求或信息请求，或直接与他们联系。

背景审查

一旦确定了供应商，就检查产品/服务的质量，并调查任何必要的服务，例如安装、保修和维护参数。可以获得一些产品样品以进行质量检查。

谈判

与供应商就产品/服务的价格、可用性和交付时间表进行一些谈判。此后，签订合同，这是供应商和订购方之间具有约束力的法律文件。合同将包含所有必要的信息，例如材料的价格和数量、交货日期等。

订单履行

订购的材料发货，交付给订购方，并相应地向供应商付款。还可能包括产品的培训和安装。

消耗、维护和处置

随着产品/服务的消耗，评估产品或服务的性能，并分析任何所需的后续服务支持。

合同续订

一旦产品或服务被消耗或合同到期需要续订，或者需要重新订购产品或服务，就审查与供应商和服务提供商的经验。如果要重新订购产品或服务，公司将决定是从之前的供应商订购还是考虑新的供应商。

基本采购活动

下图说明了基本采购活动的流程：

以下是基本采购活动的简要介绍：

基本采购类型

基本采购有两种类型：

• 库存采购与消耗采购

• 外部采购与内部采购

库存采购与消耗采购

以下几点说明了库存采购与消耗采购的区别：

• 库存采购 - 库存材料是指储备的材料。这些材料从供应商处收到后储存在库存中。这种材料的库存会根据收到的或发出的数量而增加或减少。要订购库存材料，材料必须在系统中具有主记录。

• 直接消耗采购 - 当采购用于直接消耗时，即收到后立即消耗，用户应指定消耗用途。要订购用于消耗的材料，材料可以在系统中具有主记录。

外部采购与内部采购

以下几点说明了外部采购与内部采购的区别：

• 外部采购 - 这是从外部供应商采购商品或服务的流程。IT 系统的采购组件通常支持三种基本形式的外部采购。

• 一次性订单通常用于不定期订购的材料和服务。

• 与后续释放订单的长期合同 - 对于定期且大量订购的材料，我们可以与供应商（卖家）协商价格或条件，然后记录在合同中。在合同中，您还指定有效期。

• 长期调度协议和交付计划 - 如果每天订购材料，并且需要根据确切的时间表交付，则设置调度协议。

• 内部采购 - 大型企业组织可能拥有多个独立的业务或公司。内部采购是从相同公司内部获取材料和服务的流程。因此，这些公司中的每一个都维护着一个完整的簿记系统，其中包含单独的资产负债表、损益表，以便当它们之间发生交易时，可以进行记录。

特殊采购

特殊库存是指管理方式不同的库存，因为这些库存不属于公司。特殊库存保存在特定位置。特殊采购和特殊库存类型分为以下几类：

寄售库存

寄售库存是指在我们门店场所可用的材料，但它仍然属于材料的供应商（卖家）。如果您使用寄售库存中的材料，则必须向供应商付款。

第三方加工

在第三方加工中，公司将销售订单转交给关联的外部供应商（卖家），后者将货物直接发送给客户。销售订单不是由公司处理，而是由供应商（卖家）处理。第三方项目可以输入采购申请、采购订单和销售订单。

管道处理

在管道处理中，公司不需要订购或存储所涉及的材料。它可以根据需要通过管道（例如石油或水）或其他类型的电缆（例如电力）获得。消耗的材料定期与供应商（卖家）结算。

可退运送库存

公司从供应商（卖家）处订购商品。货物随附可退回的运输包装（托盘、集装箱），这些包装属于供应商（卖家），并存储在客户处，直到将其退回公司。

分包

供应商（分包商）收到来自订购方的组件，利用这些组件生产产品。产品通过采购订单由贵公司订购。供应商（卖家）制造订购产品所需的组件列在采购订单中，并提供给分包商。

使用库存转运订单进行库存转移

商品在公司内部采购和供应。一个工厂从另一个工厂（收货工厂/发货工厂）内部订购商品。商品使用特殊类型的采购订单（库存转运订单）进行采购。您可以使用库存转运订单请求和监控商品的转移。