SharePoint - 列表附加功能

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SharePoint 为列表提供了许多功能。它提供列表数据的存储、自定义列表架构的能力以及查看、添加、编辑和删除列表项等功能。还有更多功能可用，例如在列表数据上创建视图、在字段和列表级别进行简单的验证、内容审批、项目版本控制等。

视图

让我们开始使用列表数据上的视图。这里我们回到了“作者”列表，正如您注意到的，我们只添加了四个项目。只有四个项目，从其数据中获取任何我们需要的信息并不难。

随着项目数量的增加，例如从 4 增加到 50 到 100，甚至到 500，仅仅浏览列表并快速获取所需信息变得越来越困难。为了解决这个问题，SharePoint 使您能够在列表上创建多个视图，以便我们可以过滤掉不需要的信息，例如：

• 我们可以对字段值进行排序。
• 我们可以对信息进行分组。
• 我们可以获取合计值。
• 我们还可以采用不同的方式来呈现信息。

对于大多数列表，当您创建它们时，默认情况下会获得一个视图。它称为所有项目视图，这就是我们在上面给出的示例中看到的视图。

现在让我们看看如何创建自定义视图。与创建列表架构一样，SharePoint 为我们提供了两种不同的方法来创建视图。一种方法是从现有视图开始，并更改不同列的排序和筛选。我们可以按照您希望的方式获取数据，然后将其另存为新视图。

您会注意到，如果我们转到其他列标题，大多数列标题都会提供一个小的下拉菜单，我们可以访问它，如下所示，例如“薪资/费率”标题。

转到另一个列标题 - “个人简介”。它没有下拉列表，因为它包含多行文本。其他列具有此选项。它使我们能够对信息进行排序或筛选。

让我们在这里创建一个筛选器，仅显示“员工”。

添加该筛选器后，请注意列标题中有一个小图标，指示这些字段值已被筛选。让我们按降序对其进行排序。

所以现在我们有了数据的新视图，即降序视图。

现在筛选和排序没有保留。因此，我们需要保存降序视图以供将来使用。

如果我们只是导航回“作者”列表，那么我们将看到“所有项目”。如果我们想要一个仅包含“员工”的视图，并按“薪资/费率”降序排序，请点击“保存此视图”选项。

我们将此视图称为“员工”视图。从给定的选项中选择此视图是否应提供给所有用户或仅提供给我。点击“保存”。

所以现在我们有两个不同的视图，“所有项目”视图和“员工”视图，我们可以使用列表视图顶部的链接在这两个视图之间切换，如下面的屏幕截图所示。

验证

我们将向 SharePoint 列表中的字段和项目添加简单的验证规则。现在，当我们创建“作者”列表时，我们使用不同字段类型的属性添加了一些验证规则。

从“作者”列表中点击“新建项目”。现在，点击“保存”。

当您点击“保存”时，您将收到两个错误。这是因为我们已指示“姓名”和“薪资/费率”是必填字段。

分别输入姓名和薪资/费率为 Aamir Jameel 和 1500。点击“保存”。

正如您所看到的，我们仍然存在“薪资/费率”的问题，因为当我们创建该字段时，我们指示其值应在 0 到 1000 之间，而 1500 不满足该要求。点击“取消”。

转到功能区上的“列表”选项卡，然后点击“列表设置”。点击“姓名”。正如您在下面给出的屏幕截图中看到的，它是一个必填字段。

现在返回，点击“薪资/费率”，然后向下滚动。您将看到它也是一个必填字段。

在这里，我们还设置了有效值范围。因此，如果字段类型具有这些属性，那么一切正常，但如果没有怎么办？好吧，我们可以添加一些简单的自定义验证。因此，如果我们向下滚动到底部，您会看到一个用于列验证的区域。让我们展开它。在这里，我们可以指定一个公式，然后在用户输入的值不满足该公式时提供一条消息。

如果您不熟悉在 SharePoint 中构建公式，则有一个链接可以帮助您了解如何执行此操作。

现在我们要添加的验证是，如果您不是员工，那么您的“薪资/费率”表示您的时薪，我们想说费率的最大值为 50.00 美元。因此，这里的验证取决于“员工”字段和“薪资/费率”字段的值。因此，我们不会向这两个字段中的任何一个添加验证，而是将其添加到项目中，然后我们指示项目验证的方式是转到“列表设置”。

点击“验证设置”并设置如下所示的公式。

因此，条件将非常简单，首先，您是员工吗？因此，如果您是员工，那么我们已经将薪资值的有效范围设置为 0 到 1000。因此，仅返回 True 值。如果您不是员工，那么我们将检查“薪资/费率”是否小于或等于 50。

如果此公式返回 True，则项目被视为有效。如果返回 false，则无效。最后，我们添加错误消息“贡献者的最大费率为 50 美元”。

这完成了“验证设置”。点击“保存”。

现在返回“作者”列表并添加一个新项目。我们将它命名为“测试”，选中“员工”复选框（因为我们正在测试员工），输入“薪资/费率”为 800，然后点击“保存”。

数据已保存。没有错误。现在让我们输入不同的条件。转到“作者”列表。我们将它命名为“测试 2”。

现在不要选中“员工”复选框，因为现在我们假设该人是贡献者。输入“薪资/费率”为 800，然后点击“保存”。

您将看到一条错误消息。因此，让我们将“薪资/费率”更改为有效值。

在“薪资/费率”字段中输入 40。

点击“保存”。

您将看到数据已正确保存，并如以下屏幕截图所示更新到列表中。

查找字段

我们将了解列表关系和查找字段。我们将创建一个新列表来保存有关课程的信息。

步骤 1 - 转到网站内容→“添加应用”→自定义列表。

步骤 2 - 指定列表“课程”，然后点击“创建”。打开“课程”列表。只有一列称为“标题”，它将表示课程的标题。

步骤 3 - 创建第二列，它将保存作者的姓名。转到功能区上的“列表”。点击“创建列”。

步骤 4 - 将此列命名为作者。我们只需要一行文本，用户可以在其中输入作者姓名。但是，我们已经在“作者”列表中有了作者姓名，因此，我们将向用户提供一个下拉列表，他们可以在其中选择作者。因此，我们不会创建“单行文本”字段，而是会创建一个“查找”字段。

步骤 5 - 接下来，我们需要指定将向用户显示哪个列表中的哪个字段。SharePoint 默认设置了适当的值，但如果我们想更改列表，我们可以从下拉列表中选择它。完成后，点击“确定”。

步骤 6 - 此课程是“SharePoint 教程”，您可以看到我们有一个用于“作者”的下拉列表。

列表数据存储

列表的数据存储在行和列中。对于每个内容数据库，都有一个表存储列表的数据。您可以将列表关联在一起，强制实施关系完整性和验证。

人们经常认为关系数据库的许多功能都存在于列表中，并且一组列表几乎就像一个关系数据库，但事实并非如此。

您需要将列表更多地视为一组 Excel 工作表，您可以在其中将一个工作表链接到另一个工作表，并且可以通过某种简单的表单对列或单元格进行验证。因此，SharePoint 中的一组列表不像关系数据库。