Excel 数据透视表 - 报表

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数据透视表的主要用途是报表。创建数据透视表后，通过排列和重新排列其行和列中的字段来探索数据，您就可以准备好将数据呈现给广泛的受众。通过筛选器、不同的汇总方式以及关注特定数据，您可以根据单个数据透视表生成多个所需的报表。

由于数据透视表报表是交互式的，因此您可以在演示时快速进行必要的更改以突出显示特定结果，例如数据趋势、数据汇总等。您还可以向接收者提供诸如报表筛选器、切片器、时间轴、数据透视图表等视觉线索，以便他们可以可视化他们想要查看的详细信息。

在本节中，您将学习通过启用快速数据探索的视觉线索使数据透视表报表更具吸引力的不同方法。

层次结构

您已在本教程的“数据透视表中的嵌套”章节中学习了如何嵌套字段以形成层次结构。您还在“使用数据透视表工具”章节中学习了如何在数据透视表中分组/取消分组数据。我们将通过一些示例向您展示如何使用层次结构创建交互式数据透视表报表。

如果您的数据中字段具有内置结构，例如年份-季度-月份，则嵌套字段以形成层次结构将使您能够快速展开/折叠字段以查看所需级别的汇总值。

例如，假设您有如下所示的 2015-16 财年的东西南北四个地区的销售数据。

创建如下所示的数据透视表。

您可以看到，这是使用嵌套字段作为层次结构来报告数据的一种全面方法。如果您只想显示季度级别的结果，可以快速折叠季度字段。

假设您的数据中有一个日期字段，如下所示。

在这种情况下，您可以按日期字段对数据进行分组，如下所示：

创建一个数据透视表。

您可以看到，此数据透视表并不方便突出显示重要数据。

• 按日期字段对数据透视表进行分组。（您已在本教程的“使用数据透视表工具探索数据”章节中学习了分组）。

• 将“销售人员”字段放在筛选器区域。

• 将列标签筛选到东部地区。

报表筛选器

假设您需要每个销售人员的单独报表。您可以按照以下步骤操作：

• 确保“销售人员”字段位于筛选器区域。
• 单击数据透视表。
• 单击功能区上的“分析”选项卡。
• 单击数据透视表组中“选项”旁边的箭头。
• 从下拉列表中选择“显示报表筛选器页”。

将出现“**显示报表筛选器页**”对话框。选择“销售人员”字段，然后单击“确定”。

将为“销售人员”字段的每个值创建一个单独的工作表，其中数据透视表已过滤到该值。

工作表将以字段的值命名，该值在工作表选项卡上可见。

切片器

数据透视表中的另一个高级功能是切片器，可用于直观地筛选字段。

• 单击数据透视表。

• 单击“分析”选项卡。

• 单击“筛选器”组中的“插入切片器”。

• 在“插入切片器”对话框中单击“**订单日期、季度和年份**”。将创建三个切片器：订单日期、季度和年份。

• 调整切片器的大小，为切片器上的按钮添加更多列。

• 也为“销售人员”和“地区”字段创建切片器。

• 选择切片器样式，以便日期字段分组为一种颜色，而其他两个字段使用不同的颜色。

• 取消选中网格线。

您可以看到，您不仅拥有交互式报表，而且拥有易于理解的吸引人的报表。

数据透视表中的时间轴

当您的数据透视表中包含日期字段时，插入时间轴也是生成美观报表的选项。

• 创建一个数据透视表，其中“销售人员”位于“行”区域，“地区”位于“列”区域。
• 为“订单日期”字段插入时间轴。
• 筛选时间轴以显示 5 个月的数据，从 2015 年 11 月到 2016 年 3 月。

设计命令

功能区上的“**数据透视表工具 - 设计**”命令为您提供格式化数据透视表的选项，包括以下内容：

• 布局
• 数据透视表样式选项
• 数据透视表样式

布局

您可以根据以下内容的偏好设置数据透视表布局：

• 小计
• 总计
• 报表布局
• 空行

数据透视表布局 - 小计

您可以选择是否显示**小计**。默认情况下，小计显示在组的顶部。

您可以看到突出显示的组 - 东部，小计位于组的顶部。您可以按如下方式更改小计的位置：

• 单击数据透视表。
• 单击功能区上的“设计”选项卡。
• 单击“布局选项”组中的“小计”。
• 单击“在组底部显示所有小计”。

现在，小计将显示在每个组的底部。

如果您不需要报告小计，可以选择 - 不显示小计。

总计

您可以选择显示或不显示总计。您有四种可能的组合：

• 行和列关闭
• 行和列打开
• 仅行打开
• 仅列打开

默认情况下，它是第二种组合 - 行和列打开。

报表布局

您可以从几种报表布局中选择最适合您数据的布局。

• 紧凑格式。
• 大纲格式。
• 表格格式。

在多次出现的情况下，您还可以选择是否重复所有项目标签。

默认报表布局是您熟悉的紧凑格式。

紧凑格式

紧凑格式优化了数据透视表的可读性。其他两种格式还显示字段标题。

单击“在大纲格式中显示”。

单击“在表格格式中显示”。

考虑以下数据透视表布局，其中“月份”字段嵌套在“地区”字段下：

您可以看到，月份标签是重复的，这是默认设置。

单击“不重复项目标签”。月份标签将只显示一次，数据透视表看起来更清晰。

空行

为了使您的数据透视表报表更清晰，您可以在每个项目后插入一条空行。您可以随时删除这些空行。

单击“在每个项目后插入空行”。

数据透视表样式选项

您有以下数据透视表样式选项：

• 行标题
• 列标题
• 带状行
• 带状列

默认情况下，行标题和列标题的复选框已选中。这些选项分别用于显示第一行和第一列的特殊格式。选中“带状行”复选框。

选中“带状列”复选框。

数据透视表样式

您可以选择多种数据透视表样式。选择适合您报表的样式。例如，如果您选择数据透视表样式深色 5，则将获得以下数据透视表样式。

数据透视表中的条件格式

您可以根据值设置数据透视表单元格的条件格式。

数据透视图表

数据透视图表为您的数据透视表报表增加了视觉重点。您可以插入一个与数据透视表数据绑定的数据透视图表，方法如下：

• 单击数据透视表。
• 单击功能区上的“分析”选项卡。
• 单击数据透视图表。

将出现“插入图表”对话框。

单击左侧窗格中的“柱形图”，然后选择“堆叠柱形图”。单击“确定”。

将显示堆叠柱形图。

• 单击数据透视图表上的“月份”。
• 筛选到 2 月，然后单击“确定”。

您可以看到，数据透视表也根据数据透视图表进行了筛选。