文件的组成部分和功能

一个文件可以分为两个部分，分别是 - **批示** 和 **函件**。这两部分都放在同一个文件中；但是，它们在位置上有所区别。批示通常放在左侧，函件分别放在右侧。

批示包含那些记录在**待审文件** 和 **新收文件** 上的记录。同样，函件包含所有收发官方通信的详细信息。

分卷文件在以下两种情况下是必要的。

必须尽快将分卷文件与主文件合并，并删除重复的文件。如果有多个分卷文件，则每个文件应单独编号。处理这些文件的人员应维护一份清单，列出他所打开的所有文件。

它包含所有其他不属于主文件一部分的信息。其中一些情况包括 -

主文件包含在收集封面上收集的必要材料。收集封面上存在的大多数项目具有临时重要性。

在记录时，部门经理有责任删除所有已失去价值的文件。更重要的是，收集的文件必须保留在其所属的部门。

文件的功能

对于每个部门/科室/单位，都必须有一个**文件登记簿**。它通常以**附件一**的形式维护，并由总务部门用于印刷、库存、发放等。每个部门的需求可能并不相同，因此，每个部门的文件页数也不同。它们被作为永久记录保存。

文件登记簿中填写了文件打开时分配给它的编号和主题。登记簿将列出当年所有已打开的文件的详细信息。如果页面按年分配，则下一年的条目将记录在该页面上，否则将打开一个新的独立文件登记簿。

文件中的条目只能用蓝色墨水填写。确保所有条目都已正确填写，并尽可能避免删除或覆盖。为了避免滥用，文件由该部门或科室的助理文员保管。

每个新的主题都创建一个单独的文件。有时文件变得过于笼统或庞大。在这种情况下，处理不同方面的事项被纳入其中，这样文件就会变得更短，但这会妨碍工作的顺利进行。

在上文中，我们讨论了为每个部门单独登记新文件以供一般应用，但其分类是根据其主题类型进行的。如果主题是主要的，则称为**标准标题**，对其进一步分类将导致**子标题**。

在文件登记过程中，将编制内容的字母顺序列表。这将指示**标准标题、子标题**以及分配给它们的页面。这使得在需要时能够轻松地追踪这些文件。

每年年初，都会对清单进行更新并进行适当的检查。主要主题始终试图保持相同的标准 - 年复一年。如果必要，经部门负责人批准，可以在该清单中添加新的标题。

开立新文件要经历一系列流程。最初的工作是从选择将在此基础上开立的标准标题开始。然后，开立人员将为新主题添加合适的标题并编码一个编号。这个编号就是文件登记簿中找到的序号。

文件的标题概述了文件的主题，并试图用几个词的组合来表达。第一个词表示文件开立的主题名称。其余的词描述标题的描述部分。

例如，如果主要主题名称为“机构（招聘和服务条件）规则”，则在此基础上开立的文件名称可以命名为“机构（招聘和服务条件）规则 - 授权处罚的授权”。

正确命名文件的目的是为了让读者对主题有一个正确的了解，并使其在其他文件之间易于查找。**其批准在开立之前由部门负责人完成**。主题数量与文件登记簿中显示的数量完全相同。

分配给文件的编号是开立年份、用于识别部门/科室/单位的初始字母、“标准标题”编号以及在其下存在的文件的序号的组合。

如果我们正在开立的文件是政策文件，则在“标准标题”之后应带有字母“(P)”。一个单独的文件包含由于政策决定而采取的例行行动或处理的事项。

这些文件的处理和归档与该文件所涉及的年份无关。每个文件，批示和函件的数量限制为 150 个。如果数量超过此数，则将使用相同的编号但具有不同的卷号开立一个新的文件。当前，先前文件将被重命名为**卷一**，并且应在为先前和后续参考提供的空间中引用该文件。

如果文件是届会文件，则在该届会期满后将关闭该文件，委员会文件也是如此，在委员会任期结束时将关闭文件。在上述所有此类情况下，无论文件是否超过 150 页，都将终止该文件。

打印页面