办公室文件归档程序 - 快速指南

办公室文件归档程序 - 介绍

办公室文件归档程序是一套明确定义并在整个组织中遵循的文件和重要文件归档实践。一般来说，这些是针对所有员工的指示，说明在某些情况下（无论可能性如何）应该采取哪些行动。办公室文件归档程序可以包括员工职位描述、工作场所礼仪以及某些保密协议。

撰写办公室程序并妥善归档的责任通常落在办公室经理或公司所有者身上。以下章节专为那些开始在依赖文档的部门（如会计、综合或办公室行政和人力资源）工作的专业人士而设计。他们可以学习如何以何种方式归档哪些文件。

根据程序的广泛适用性或应用范围，一些程序归档可以针对整个办公室进行，而另一些则可以针对同一办公室内的个人或合作部门进行。

正式归档的定义

大多数情况下，设计错误的文件会导致组织中工作部门之间的大量误解和差异。有时，会出现一些没有明确提及程序的情况。通常，可能没有关于如何处理走进办公室并对经理发泄怒火的愤怒客户的书面指示。但是，这些场景应该在以后记录下来并进行归档。

例如，在处理特定客户后，公司所有者或经理可能会提交一份**协议**，其中包括**通知直接主管、提供申诉表**，并礼貌而坚定地要求客户保持冷静，以便解决问题。

许多正式文件遵循某种文件归档方法，这被认为是信息归档的通用标准。在这种情况下，会使用一些具有非常特定含义的特殊词语。下面给出了一些这样的词语及其定义：

附件

术语“附件”是指文件中提到的或引用的书面通信的冗长附件。此部分通常作为通信部分添加到文档末尾，以便它不会妨碍文档的流畅阅读。

批注附件

术语“批注附件”是指对文档中关于问题不同方面的给定信息的所有详细信息进行的冗长总结。此类详细信息可能会使要点变得微不足道或使主要信息不必要地冗长。

部门经理

部门经理（即担任助理经理或同等职位的管理人员）负责监督部门，并有权行使权力和控制权，以管理信息的发送和业务流程的维护。工作来自他负责的部门。

案件

案件是指包含当前正在考虑或引用的所有重要文件的档案。它还提到了所有不同的文件和书籍，这些文件和书籍可以用作原始文件的补充，作为补充研究、阅读或参考。

退回案件

退回案件用于定义需要进一步重新审查和起草的文件或报告，因为发现原始文件不完整或有错误。它也是当前问题的总结。

通信

通信是指从组织发送和从不同方收到的所有通信的全面而详细的集合。通信可以用于包括所有三种通信方式，即正式通信、半正式通信和非正式通信。

现行文件

现行文件是指当前正在进行详细记录或修改的文件。它与退回案件的不同之处在于，它是一份新起草的文件，而不是一份正在修订和重新修改的文件。

承办人

承办人可以指任何官员，例如初级职员、高级职员、执行助理等，可以赋予他们最初审查和批注案件的责任。

半正式通信

半正式通信是指在两个经理之间或在组织与公众之间进行的通信，它不遵循通常的通信协议，而是为了获得公众对产品或服务的意见。

部门主管

部门主管是指在经理不在时可以行使相当于经理职权的人员，并负责其所负责部门的顺利运作。

登记

登记是在文件的批注区域上进行序列号记录的行为。这样做是为了以后可以很容易地从标记或识别号识别文件。

草稿

草稿是指当前正在准备的文件的粗略副本。在公司中使用“起草”一词通常意味着撰写所有管理人员的批注或命令的正式通信。这些草稿通常用于反馈和审查。

文件

文件是指关于特定主题的一组文件，通过特定的序列号或文件编号进行识别，并包含许多通信批注和附件。

归档

归档是指以可读且有组织的方式排列一些重要文件，以便可以快速参考并在短时间内找到它们，而无需大量搜索。

新收件

新收件是指添加到当前正在审查的文件中的新信息，以便提高其价值和综合性。

事项

术语“事项”表示草稿在获得批准后经过的不同处理阶段。其中一些阶段可能是将其归档为“机密”或获得经理签字授权。

传阅簿

传阅簿是指用于维护不同通信细节记录并用其收到的回复标记重要通信的簿册。

批注

批注用于记录案件在提交给机构进行快速反馈后所做的备注。批注包括一组先前的原始文件、对其中重要部分提出的问题以及对所需更改的分析和最终发布的命令。

正式通信

正式通信是指根据规定的结构和通信方式与任何公共机构或个人共享的信息，符合公司规定的程序。

待审文件

待审文件（P.U.C.）是当前正在讨论的案件的收件凭证，以便可以对其进行适当的更改和修改建议。

收件

收件是指公司或公司任何经理收到的所有不同级别（例如正式、半正式或非正式）的通信记录。

记录

文件的记录是指在对文件采取所有操作且修改过程完成后关闭文件的过程。记录包括原始文档中进行的所有参考、删除和修订。

参考

参考是指与其他相关记录联系以获取先例、不同国家和组织的裁决或与案件有任何关联的任何其他文件的过程。

部门间通信

部门间通信是指将文件或案件从组织的一个部门转发到另一个部门以获取其意见、建议和意见的通信。

文件的组成部分和功能

文件可以分为两部分：**批注**和**通信**。这两者都放在一个文件中；但是，它们在位置上有所不同。批注通常放在左侧，通信分别放在右侧。

批注包含记录在**待审文件**和**新收件**上的记录。同样，通信包含所有传入和传出的正式通信详细信息。

部分文件

部分文件在以下两种情况下是必要的。

如果在主文件暂时无法使用的情况下需要处理新的收件或批注。

（或）
如果主文件变得庞大，并且需要单独的批注纸张来外包仅用于处理要点的一些必要文件。

必须尽快将部分文件与主文件合并，并删除重复文件。如果有多个部分文件，则每个部分文件都应单独编号。处理这些文件的人员应维护一份清单，列出其打开的所有文件。

收集封面

它包含所有其他不被视为主文件一部分的信息。其中一些情况包括：

次要信息的批注
提醒
确认
跟进为了从各种来源收集更多信息而交换的非正式通信

主文件包含在收集封面中收集的必要材料。收集封面上的大多数项目具有临时重要性。

在记录时，部门经理有责任删除所有失去价值的文件。更重要的是，文件必须保留在其所属的部门内。

文件的职能

每个部门/科室/单位都必须有一个**文件登记簿**。它通常以**附件一**的形式维护，并由总务部门用于打印、库存、发放等。每个部门的需求可能不尽相同，因此，每个部门的文件页数也不同。它们被保留为永久记录。

文件登记簿上填写了文件在启用时分配给它的编号和主题。登记簿将列出全年启用所有文件的详细信息。如果页面按年份分配，则下一年的条目将记录在其中，否则将启用一个单独的新文件登记簿。

文件中的条目只能用蓝色墨水填写。确保所有条目都填写正确，并尽可能避免删除或改写。为避免滥用，文件由该部门或科室的助理文员保管。

新文件的启用和编号

每个新主题都创建一个单独的文件。有时文件变得过于笼统或庞大。在这种情况下，处理不同方面的文件会被整合到其中，这样文件就会变得更短，但这会阻碍工作的顺利进行。

在上一章中，我们讨论了为每个部门单独登记新文件以供一般应用，但它们的分类是根据其主题类型进行的。如果主题是主要的，则称为**标准标题**，对其进一步分类将导致**子标题**。

在文件登记过程中，将准备一份内容的字母顺序列表。这将指示**标准标题、子标题**以及分配给它们的页面。这使得在需要时可以轻松地找到这些文件。

每年年初，都会通过适当的检查更新列表。始终尝试将主要主题保持相同的标准——年复一年。如果发现有必要，则经部门负责人批准，可以在该列表中添加任何新的标题。

启用新文件需要经过一系列流程。初始工作从选择其下要启用的标准标题开始。然后，启用人员将为新主题添加合适的标题并进行编码编号。此编号只不过是文件登记簿中找到的序列号。

文件的标题

文件的标题提供了文件主题的概览，并尝试用几个词的组合来表示。第一个词表示文件启用的主题名称。其余的词描述了标题的描述部分。

例如，如果主要主题名称为“组织（招聘和服务条件）规则”，则在其下启用的文件名称可以命名为“组织（招聘和服务条件）规则——授权处罚”。

登记文件

正确命名的目的是为了让读者对主题有一个正确的了解，并使其在其他文件之间易于查找。**其启用前需经部门负责人批准**。主题数量与文件登记簿中显示的数量完全相同。

分配给文件的编号是启用年份、用于识别部门/科室/单位的初始字母、“标准标题”编号以及在其下存在的文件的序列号的组合。

如果我们启用的是政策文件，则应在“标准标题”后加上字母“(P)”。一个单独的文件包含因政策决定而采取的例行行动或处理的事项。

这些文件的处理和归档与该文件所涉及的年份无关。每个文件，备忘录和信函的数量限制为150个。如果数量超过此限，则将启用一个具有相同编号但具有不同卷号的新文件。先前文件目前将重命名为**卷一**，并且应在为先前和后续参考提供的空间中引用。

如果文件是届会的，则在届会结束后将关闭，委员会也是如此，在委员会任期结束时关闭文件。在所有上述情况下，无论文件是否超过150页，都将终止文件。

使用文件管理程序

有时，经理可能会发布与文件任何事项相关的命令。此时，相关人员有责任在截止日期前执行该命令，否则该信息的重要性将降低。

但是，如果由于某些不可抗力的情况而导致延迟，并且相关人员发现自己无法在截止日期前完成任务，则应向相关负责人提出延长时间的请求，并提供充分的理由。

页数

必须在备忘录和信函的每一页右上角从下到上按顺序编号。由于我们希望将P.U.C与附件区分开来，因此每张空白页也应编号。

通常，附件包含多个材料，也相应地进行编号。在文件记录过程中，之前用铅笔标记的页码现在将用墨水标记。

序列号

每个“信函”的通信都用红色墨水在第一页的中心标记一个序列号。列表中第一个通信将被称为“序列号1”，其余依此类推。在确保任何文件的完成或参考任何文件时，此序列号起着重要作用。

信息登记流程

记录是在文件的“备忘录”部分中为“信函”中的每个**序列号（收件或发件）**进行条目以识别其身份的过程。以类似的方式，将使用红色墨水在页面上横向书写收件记录，其中包含通信的序列号、其编号和日期以及发件人的职位/姓名。

记录“发件”是通过输入序列号、发件日期以及收件人的姓名和职位来完成的。

部分文件的记录

在记录过程中，主文件上不应保留任何临时的铅笔条目，所有修改后的条目都应使用红色墨水填写。部分文件的记录应**用铅笔**以以下方式进行：

序列号.............................................（收件）
序列号.............................................（发件）

参考和使用纸条

参考是选择和使用相关记录、先例、规则、法规等的方法，这些方法可能与某个案例具有相似性或关联性。通过使用适当的文件、文件编号和引用正确的页码，可以获得此类参考材料。纸条用作临时安排，以便快速识别页面。它们不应完全依赖于记录保存目的，因此，在讨论中引用的页码应记录在案。

信函的交叉参考

如果相同信函的副本可用，则无需将正在用作参考的书籍或规则等添加到原始文件中。最新参考应始终由经理使用，引用来源的经理也需要在引用来源时提及适用范围。

对于任何P.U.C.，经理无需查看整个信函，而应在所有先前的参考上用铅笔标记页边。

文件的关联

如果存在两个或多个关联的文件并且需要同时采取行动，则应将印有“另请参阅关联文件”的打印纸条附在顶部文件的封面，并在纸条上给出关联文件的编号。

通常，应通过逻辑和结构化的选择和安排将文件整理到一个方便的文件中。文件的关联应出于必要，而不是为了用大量相关信息给别人留下深刻印象，因此，部门负责人必须在关联文件时谨慎行事，并在不可避免的情况下进行关联。

文件的钉合

当文件中的文件钉在一起时，必须注意确保图钉的尖端不会突出并刺伤任何想要访问文件的人的手指。为了防止图钉造成伤害，图钉的尖端必须保持在纸张的表面之下。

文件的打孔

在将每张纸张标记到信函或备忘录之前，应将其左上角打孔到正确的尺寸（距两侧3/4英寸）。

文件中的文件标记

如果正在考虑收件，则应附上印有**正在审阅的文件**（P.U.C.）的标记。如果收到已经发送的收件，但仍有一些其他更改即将发生，则应从旧收件中移除P.U.C.纸条并将其附在新的收件上。

文件的快速传递

由**部门负责人**发送的文件必须在当天送达相应的部门经理。在一些组织中，有一个程序规定：如果文件不能在当天送达相关经理，则必须在第二天上午10:00前送达他。

文件的优先级标记

文件的优先级可以通过标记“今日处理”和“紧急”来判断。“今日处理”标签仅应在紧急情况下使用。在这种情况下，处理和接收的时间始终在最后一条记录的页边空白处注明。“紧急”标签应用于优先级低于标记为“今日处理”的其他案件但仍需在同一天处理的案件。

处理文件的经理需要检查内容并核对优先级标记，查看其是否合理。如果优先级分配不公平，则可以相应地更改评级。除非获得比经理更高的权限的授权人士明确且具体地说明，否则任何此类文件均不得发送到经理的住所。

部门的职责包括：

查看所有公开的事实是否正确。
指出任何错误或事实误述。
在必要时提请注意法定或惯例程序。
指出法律和规则以及发现它们的地方。
提供公司可用的其他相关事实和数据。
提供先例或包含先前政策决定的文件。
陈述需要考虑的问题。
明确指出需要决策的要点。
在可能的情况下，建议行动方案。

部门负责人采取的行动

部门经理将检查记录，因为他们有权将其意见传达给其部门和下级部门。此类案件通常与以下行动有关：

发布临时性质的办公令、例行命令和通知。
任何其他案件，部门负责人均有权独立处理。
批准事假和补休。
发出提醒和确认。
文件记录。

在下一章中，我们将讨论关于授权给部门负责人的权力以及如何对其进行认证。

命令的认证

授权给部门负责人的权力使他们能够在自己的职责范围内处理尽可能多的案件。通常，这些案件与性质足够重要的命令或政策事项有关。在案件数量过多的情况下，他们可以将其下发给同一部门的助理经理。

即使在需要提出建议或发布重要命令的案件中，也必须将记录限制在需要传达的实际要点上，而不是重复先前记录中已有的要点。完成所有建议和意见后，将在原始文件上签字，并签署对该提案的同意。

在经理批准了记录并将其发送给另一位经理或部门以供评论或审查的情况下，经理本人应审查该记录并提出建议。审查经理可以要求发送部门提供他需要的所有事实信息。这需要遵循单独的沟通程序，以便部门经理可以在档案中记录此记录。

部门经理发布的记录和命令

部门经理应通常自行负责处理大部分提交给他的案件。对于更重要的案件，无论口头还是提交文件，都应酌情征求联合秘书/副秘书/秘书/秘书长的指示。

应尽可能采用口头方式。通常应发送给秘书长的工作事项已纳入题为“提交给秘书长的事项”的小册子中。

在经理撰写并批准记录并将其发送给另一位经理或部门以供评论或审查提案或出于类似目的的情况下，文件标记到的经理应始终亲自撰写记录。接收经理可以要求其部门审查此事或提供事实信息。

在这种情况下，各部门应提交一份单独的例行记录，供部门经理参考，部门经理最终将在档案中记录其记录。部门不应在经理层级处理的文件上撰写记录。

管理层批注的范围

每个部门都有一个“记录范围”，超出该范围，他们将不被授权做出决定。基于此，各部门在对案件进行记录时应遵守以下指示：

所有记录都应清晰易懂，并使用简单的语言撰写；应简洁明了，切中要害。
所有记录都应以客观的角度撰写，并且应该有合理的理由支撑，而不是仅仅表达个人意见。需要以礼貌的态度积极接受来自其他部门的所有意见、批评和反馈。
负责处理案件的经理应仔细阅读所有“正在审议的文件”和之前的记录，以便根据需要生成必要的复制和逐字记录。
当原始文件篇幅过长且复杂，使其难以使用和作为便捷的参考时，通常会对单个文件进行“摘要”（总结或摘要）。由于这种摘要可能导致断章取义的错误，因此未经经理指示，不会准备此类摘要。
如果记录中包含任何信息可能会模糊主要问题或使记录不必要地冗长，则应将包含该信息的单独声明或附录放在档案中。
当一个案件中有多个要点或命令，这些要点或命令可以更方便地单独处理，而不是在连续的记录中处理时，每个要点都应在“部门记录”中分别进行记录。部门经理和/或高级经理将分别在其每个“部门记录”上记录其命令，然后将这些记录合并起来，形成档案中的记录，以用于发布命令等目的。
记录的顺序通常遵循与信函序列号相同的顺序，如果记录的连续性有任何中断，则应尽早将文件与主文件合并。
除非是例行事务，否则不应在收件记录上撰写任何记录。如果任何经理在待处理文件上做出了任何批注，则必须先在记录中做出这些批注，然后部门可以使用这些批注作为指示。
必须为高级经理的签名和意见留出足够的空间。提交给部门经理或高级经理的记录应放在页面底部。如果要更正的内容过多，则应始终在记录中添加一张新的空白纸。
无论何时收到部门经理或其他人员在小纸片上的通知或请求，都不要按原样传递。这样做是为了防止它们在运输过程中丢失。第一个接收部门将收到的小纸片粘贴或夹在白纸上，然后将其放在文件套中传递给经理或相关部门以供处理。

相关部门将提出请求，然后发布通知。之后，他们将发送消息并等待回执。需要尽可能减少在侧栏撰写长记录的做法。

80/20法则

一个没有正确归档和处理的程序清单的办公室是一个混乱的巢穴。借鉴“80/20法则”，该法则指出，我们80%的成功来自我们仅20%的行动。简单来说，重要的是要更多地关注需要采取行动以获得80%成功的20%。

这就是为什么计划、确定优先级并开始着手20%非常重要的原因。在有史以来最重要的企业决策之一中，**BIM 制造**已停止所有重要的沟通以口头形式进行，即使要付出将每个口头词都记录在纸上的高昂代价，他们也这样做是为了让未来的员工能够从丰富的讨论中受益。如今，其他每家公司都在效仿他们。

通常，设计错误的文件会导致组织中工作部门之间的大量误解和差异。希望本教程专为那些刚开始在与大量文档相关的部门（如行政、财务、人力资源等）工作的年轻职场人士而设计，让他们学习如何归档包含敏感信息的重要的文件。

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