管理层批注范围

每个部门都有一个批注范围，超过此范围，他们将无权做出决定。基于此，各部门在对案件进行批注时应遵守以下指示：

• 所有批注都应该清晰易懂，并使用简洁明了的语言撰写；它们应该简明扼要，切中要害。

• 所有批注都应以客观的角度撰写，并应有合理的理由作为支撑，而不是仅仅表达个人观点。所有来自其他部门的意见、批评和反馈都需要以礼貌的态度积极采纳。

• 负责处理案件的经理应该仔细阅读所有“待处理文件”和之前的批注，以便根据需要生成必要的复印件和逐字记录。

• 当原始文件篇幅过长且复杂，难以操作和作为便捷参考时，通常会对单个文件制作一份摘要（概要或摘要）。由于这样的摘要可能导致引用例子脱离上下文的情况，因此未经经理指示不得制作摘要。

• 如果批注中包含任何信息可能会模糊主要问题或使批注不必要地冗长，则应将包含该信息的单独声明或附录放在文件中。

• 在一个案件中，如果有多个要点或指令更方便地分别处理，而不是在连续的批注中处理，则应在部门批注中分别对每个要点进行批注。部门经理和/或高级经理将分别记录他们在每个“部门批注”上的指令，然后将这些批注合并起来，形成文件上的批注，以便发出指令等。

• 批注顺序通常与信函的序号相同，如果批注的连续性有任何中断，则应尽早将文件与主文件合并。

• 除非是例行公事，否则不应在收据上写批注。如果任何经理在待处理文件 (P.U.C.) 上做了任何备注，这些备注必须首先记录在批注中，部门可以使用这些备注作为指示。

• 必须为高级经理的签名和意见留出足够的空间。提交给部门经理或高级经理的批注应放在页面的底部。如果要更正的内容过多，应始终在批注中添加一张新的空白纸。

• 凡是收到部门经理或其他人用小纸片发送的通知或请求，不应直接传递。这样做是为了防止它们在传输过程中丢失。第一个接收部门会在将纸条传递给相关经理或部门处理之前，将其粘贴或夹在白纸上（大张纸），然后放入文件袋中。

相关部门将提出请求，然后发出通知。之后他们将发送消息并等待回执。应尽可能减少在侧栏书写长批注的做法。

二八法则

一个没有正确归档和处理程序列表的办公室就是一个混乱的巢穴。借用二八法则，它指出我们80%的成功只来自于我们20%的行为。简单来说，重要的是要更关注需要采取行动才能取得80%成功的20%。

这就是为什么规划、优先排序和开始着手处理那20%非常重要的原因。在曾经做出的最重要的公司决策之一中，BIM 制造公司停止了所有重要的口头沟通，即使要付出以书面形式记录每一个口头字句的高昂代价，他们也这么做了，以便他们的未来员工能够从丰富的讨论中受益。今天，其他每家公司都在效仿他们。

大多数情况下，设计错误的文件会导致组织内工作部门之间出现大量的沟通不畅和差异。希望本教程能够帮助那些刚开始在行政、会计、人力资源等大量涉及文档的部门工作的年轻专业人士学习如何归档包含敏感信息的重要的文件。