文件登记流程

登记是指在文件的“备注”部分为“通信”中的每个序号（收件或发件）进行记录，以便识别。类似地，收件将使用红色墨水横跨页面以书面形式登记，内容包括通信的序号、编号和日期以及发件人的职称/姓名。

登记“发件”是指记录序号、发件日期以及收件人的姓名和职称。

分卷文件的登记

在登记过程中，主文件中不得保留任何临时的铅笔记录，所有修改后的记录都应使用红色墨水填写。分卷文件的登记应用铅笔按以下方式进行：

• 序号.............................................（收件）
• 序号.............................................（发件）

参考和使用纸条

参考是指选择和使用相关的记录、先例、规则、法规等，这些记录、先例、规则、法规可能与某个案件具有相似性或关联性。通过使用适当的文件、文件编号和引用正确的页码，可以获得此类参考材料。纸条用作临时安排，以便快速识别页面。它们不应完全依赖于记录保存目的，因此，在讨论中引用的页码应记录在案。

通信的交叉引用

如果同一通信的副本可用，则无需将正在用作参考的书籍或规则等添加到原始文件中。最新参考应始终由经理使用，经理在引用来源时也需要说明适用范围。

对于任何待审文件，经理无需查看所有通信，而应使用铅笔在所有以前的参考边缘进行标记。

文件的关联

如果存在两个或多个相互关联且需要同时采取行动的文件，则应将印有“请参阅关联文件”的纸条附在最顶层文件的封面，并在纸条上注明关联文件的编号。

通常，应通过逻辑和结构化的选择和安排将文件整理成一个方便的文件。文件的关联应出于必要，而不是为了用大量相关信息来给别人留下深刻印象，因此，部门负责人必须在关联文件时谨慎行事，并在不可避免的情况下进行关联。

文件的钉合

当文件中的纸张钉在一起时，必须注意确保图钉的尖端不会突出并刺伤任何想要访问文件的人的手指。为了防止图钉造成伤害，必须将图钉的尖端保持在纸张表面之下。

文件的打孔

每张纸张在被标记到通信或备注之前，都应在左上角打孔到正确的尺寸（距任一侧3/4英寸）。

文件中纸张的标记

如果正在考虑收件，则应附上标有“待审文件” (P.U.C.) 的标记。如果已经发送了收件，但还有其他更改即将到来，则应从旧收件中移除待审文件 (P.U.C.) 纸条，并将其附在新收件上。