文件快速移动

部门主管发送的文件必须在当天送达相应的部门经理。在一些机构中，存在以下规定：如果文件当天无法送达相关经理，则必须在第二天上午10点前送达。

文件的优先级标记

文件的优先级可以通过标记“今日办理”和“紧急”来判断。“今日办理”标签应仅用于紧急情况。在这种情况下，处理和接收时间总是写在最后批注的页边空白处。“紧急”标签应用于优先级低于标有“今日办理”的其他案件但仍需要当天处理的案件。

处理文件的经理需要检查内容，核对优先级标记，并查看其是否合理。如果优先级分配不合理，则可以相应地更改等级。除非经高于经理权限的授权人士明确说明，否则任何此类文件都不能送交经理住所。

部门的职责包括：

• 查看所有公开事实是否正确。

• 指出任何错误或事实失实之处。

• 必要时，提请注意法定或惯例程序。

• 指出法律和规章及其出处。

• 提供公司中其他相关的资料和数据。

• 提供包含先前政策决定的先例或文件。

• 说明需要考虑的问题。

• 明确指出需要决策的要点。

• 尽可能提出行动方案。

部门主管的行动

部门经理将检查批注，因为他们有权将其意见转达给其部门和下级部门。此类案件通常与以下行动有关：

• 发布临时性质的办公室命令、常规命令和通告。

• 任何其他案件，部门主管有权独立处理。

• 批准事假和补休。

• 发出提醒和确认。

• 文件记录。

在下一章中，我们将讨论授权给部门主管的权力以及如何对其进行认证。