办公室文件管理流程 - 简介

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办公室文件管理流程是一套明确定义并在整个组织中遵循的，用于归档文件和重要文件的实践。总的来说，这些是针对所有员工的指示，说明在某些可能或不可能出现的情况下应采取哪些行动。办公室文件管理流程可以包括员工职位描述、职场礼仪以及某些保密协议。

撰写办公室规程并妥善归档的责任通常在于办公室经理或公司所有者。以下章节是为那些在依赖文档的部门（如会计、行政管理和人力资源）工作的专业人士设计的。他们可以学习如何以何种方式归档哪些文件。

根据规程的广泛适用性，一些规程归档可以针对整个办公室进行，而另一些则可以针对同一个办公室内的个人或合作部门进行。

正式归档的定义

大多数情况下，设计错误的文档会在组织的工作部门之间传播大量的误解和差异。有时，会发生一些没有明确说明流程的情况。通常，可能没有书面指示说明如何处理一位愤怒的客户走进办公室并在经理身上发泄怒气的情况。但是，这些场景应该稍后记录下来并进行归档。

例如，在处理特定客户后，公司所有者或经理可能会提交一份**协议**，其中包括**通知直接主管、提供申诉表**以及礼貌而坚定地要求客户保持冷静，以便解决问题。

许多正式文件遵循某种文件归档方法，这被认为是信息归档的通用标准。在这种情况下，会使用一些具有特定含义的特殊词语。下面给出其中一些词语及其定义：

函件附件

“函件附件”一词是指文件中提到的或引用的书面通信的长篇附件。这部分通常作为通信部分添加到文档末尾，以免影响文档的流畅阅读。

笔记附件

“笔记附件”一词是指对文档中关于问题不同方面的所提供信息的详细总结。这些细节可能会使要点变得琐碎，或使主要信息不必要地冗长。

部门经理

部门经理（即担任助理经理或同等职务的人）负责监督部门，并有权行使权力和控制信息分发和业务流程维护。工作来自他负责的部门。

案件

“案件”指的是目前正在考虑或参考的所有重要文件的档案。它还提到所有不同的文件和书籍，可以用作原始文件的补充材料，作为补充研究、阅读或参考。

退回案件

“退回案件”用于定义需要进一步重新审查和起草的文档或报告，因为发现原始文档不完整或有缺陷。它也是当前问题的摘要。

函件

函件是组织发送和从不同方收到的所有通信的全面而详细的集合。函件可以包括所有三种类型的函件，即正式函件、半正式函件和非正式函件。

当前文件

当前文件是指当前正在进行详细记录或修改的文件。它与退回案件的不同之处在于，它是一份新起草的文件，而不是正在修改和重新编写的文件。

经办人

经办人可以指任何官员，例如初级职员、高级职员、行政助理等，他们可以承担初步审查和记录案件的责任。

半正式函件

半正式函件是指在两个经理之间或组织与公众之间进行的函件，它不遵循通常的沟通协议，而是为了获得公众对产品或服务的意见。

部门经理

部门经理是指在经理不在时可以行使与经理同等职务权力的人，并负责其所负责部门的顺利运作。

登录

登录是指在文件的笔记区域上输入序列号的操作。这样做是为了方便以后根据标记或识别号轻松识别文件。

草稿

草稿是指当前正在准备的文档的草稿。在公司中使用“起草”一词通常意味着撰写所有经理的笔记或命令的正式通信。这些草稿通常用于反馈和审查。

文件

文件是指关于特定主题的论文集合，通过特定的序列号或文件编号识别，并包含许多通信笔记和函件附件。

归档

归档是指以可读且有条理的方式整理一些重要文件，以便可以在很短的时间内快速查阅和定位，而无需大量搜索。

新收件

新收件是指添加到当前正在审查的文档中的新信息，以便提高其价值和全面性。

事项

“事项”一词表示草稿批准后经历的各个行动阶段。其中一些阶段可能是将其归档为“机密”或获得经理签字授权。

信使簿

信使簿是指用于记录不同通信细节并用其收到的回复标记重要通信的簿册。

笔记

笔记用于记录案件提交给机构以获得快速反馈后所作的备注。笔记包括一套之前的原始文件、对其中重要部分提出的问题以及对所需更改的分析和最终通过的命令。

正式函件

正式函件是根据公司规定的结构和沟通方式与任何公共机构或个人分享的信息。

待审文件

待审文件 (P.U.C.) 是当前正在讨论的案件的收据，以便可以对其提出适当的更改和修改建议。

收据

收据是公司或公司任何经理在不同级别（例如正式、半正式或非正式）收到的所有通信记录。

记录

文件的记录是在完成所有操作并完成修改过程后关闭文件的过程。记录包括对原始文档中进行的所有引用、删除和修订的包含。

参考

参考是连接其他相关记录以获取先例、不同国家和组织的裁决或任何可能与案件有关的其他文档的过程。

部门间函件

部门间函件是指将文件或案件从组织的一个部门转发到另一个部门以获得其意见、建议和备注的函件。