商业法 - 公司会议

在法律眼中，公司被视为一个独立于其成员的法人实体。公司的一切事务实际上都由董事会执行。公司董事会在公司章程细则赋予的权力范围内执行这些事务。董事还在获得公司其他成员同意的情况下行使某些自身权力。

公司其他成员的同意是在公司召开的股东大会上获得的。董事会犯下的任何错误都将在公司会议上由股东（也被视为公司所有者）纠正。

股东大会是为了让股东对董事会做出的决定和采取的措施发表意见。
正如1956年公司法所述，会议是公司管理的一个重要组成部分。
会议使股东能够了解公司的正在进行的活动，并允许股东对某些问题进行讨论。
公司会举行各种类型的会议。
召开、召集和进行会议必须满足各种标准。

法定会议

法定会议在公司的一生中只举行一次。通常，它是在公司成立后不久举行的。每一家股份有限公司或担保有限公司，无论其股份是否有限，都必须在公司成立后立即积极召开法定会议。

法定会议应在公司开始营业后一个月至六个月内举行。
一个月内召开的会议不能被视为公司的法定会议。
法定会议的通知应说明将在特定日期举行法定会议。
私营公司和政府公司没有义务举行任何法定会议。
只有股份有限公司有义务在规定的时间内举行法定会议。

法定会议程序

董事会必须将法定报告转发给公司的每一位成员。这份报告必须在会议前至少21天寄出。出席会议的成员可以讨论有关公司组建或与法定报告相关的主题。

在公司的法定会议上不能做出任何决议。
法定会议的主要目的是使成员熟悉有关公司筹办和组建的事项。
股东收到有关认购股份、收到的款项、签订的合同、发生的初步费用等详细信息。
股东还可以有机会讨论商业理念和方法以及公司的未来前景。
如果法定会议没有达成结论，则会召开延期会议。
根据1956年公司法第433条，如果公司未能提交法定报告或未能按上述期限举行法定会议，则可能被责令清算。
但是，法院可以下令公司提交法定报告并举行法定会议，并对造成违规行为的责任人处以罚款，而不是直接对公司进行清算。

法定会议的延期

根据公司法第165(8)条，法定会议可以随时延期。根据公司法规定发布通知的任何决议，无论该决议是在最后一次会议之前还是之后提出，都可以通过。

延期会议与最初的法定会议具有相同的权力。
延期权取决于会议的决定。
主席未经会议成员同意不得延期会议。
如果成员希望延期，主席应延期会议，不得援引公司章程细则赋予主席的任何歧视性权力。
通常，即使大多数成员希望延期，主席也不必延期会议。
法定会议对仅在延期会议上处理原始会议上未完成的事务这一规则构成例外。
成员有权在延期会议上发起新的讨论主题。
延期会议相对于法定会议的优势在于，可以在延期会议上通过决议，而在法定会议上则无法做到。
如果需要根据法定会议上讨论的主题通过任何决议，则必须在延期会议上通过，以符合法律规定。

违规

如果在提交法定报告或举行法定会议方面出现任何违规行为，则相关责任人将根据公司法第165(9)条承担罚款责任。罚款金额最高可达5000印度卢比。

如果法定会议未在规定的时间内举行，法院还可以根据公司法第433(b)条下令强制清算公司。

法定报告

董事会必须将法定报告转发给公司的每一位成员。这份报告必须在会议前至少21天寄出。

报告中应提及的具体事项如下：

已分配股份的总数，包括已全额支付和部分支付的股份，以及部分支付股份的考虑因素和延期原因
股份分配后收到的净现金金额
对报告日期7天内收支情况的简要概述，即摘要，公司在手余额以及对公司初步费用的估算
董事、经理、秘书和审计师的姓名、地址和职位，以及自公司成立之日起进行任何替换时的变更日志
任何需提交会议批准的修改或合同的详细信息
未履行任何承销合同的限额以及未履行上述合同的正当理由
每位经理和董事应缴未缴款项的欠款
有关向任何董事或任何经理支付发行或出售股份或债券佣金或经纪费的详细情况

年度股东大会

顾名思义，年度股东大会是每年举行的一次股东大会。根据公司法第166条，所有公司都必须在规定的时间间隔内举行年度股东大会。年度股东大会的通知必须包含会议的所有具体事项。但是，公司举行第一次年度股东大会的时间放宽至公司成立之日起18个月。

根据公司法第166(1)条，在举行第一次年度股东大会之前，公司没有义务举行任何股东大会。
这种放宽是为了让公司能够在较长的时间内制定最终报告。
公司法第166(1)条提供的另一个放宽是，经注册官同意，可以推迟年度股东大会的日期。
此日期最多可以推迟三个月。
但是，此放宽不适用于第一次年度股东大会。
如果在注册官同意下延期了会议日期，则公司可能一年内不举行年度股东大会。
但是，会议延期的理由必须是真实的，并应得到充分的证明。

两次年度股东大会之间的间隔

根据公司法第166(1)条，两次年度股东大会之间的时间间隔不得超过15个月。根据公司法第210条，公司必须提交一份包含所有损益账户的报告。如果公司不以盈利为目的进行交易，则必须编制收入和支出账户报告。

该账户应说明公司自成立之日起所赚取和遭受的所有损益。
该账户应至少更新至上次年度股东大会之日起9个月。
还要求附上资产负债表以及账户。

年度股东大会须遵守以下三项规则：

会议必须每年举行。
两次年度股东大会之间允许的最长间隔为15个月。
会议必须在编制资产负债表后六个月内举行。

如果不遵守上述规则，法律将视为违反公司法，并被视为违规行为，除非注册官批准延期举行会议。

日期、时间和地点

年度股东大会可以在营业时间内的任何时间举行。年度股东大会的日期不得为公众假期。会议可以在公司注册办事处或公司注册办事处所在辖区内的任何预选地点举行。

股份有限公司或作为股份有限公司子公司的私营公司可以根据公司章程细则确定会议时间。
还可以在股东大会上通过决议，以选择后续股东大会的时间。
但是，对于私营公司，会议的时间和地点是通过在任何会议上通过决议来确定的。
私营公司会议的举办地点可能不在公司注册办事处所在辖区内。
《1881年票据法》第25条将公众假日定义为星期日或中央政府宣布的任何其他公众假日。在会议通知发出后，可以宣布某一天为公众假日。为了避免上述情况下可能造成的困难，《公司法》第2(38)条规定：“中央政府宣布的任何公众假日，除非在宣布会议之前已发布了宣布该假日的通知，否则不应视为与该会议相关的假日。”

年度股东大会未举行

根据《公司法》第166条，未按规定举行年度股东大会被视为法律上的严重违法行为。每位违规的公司成员和公司本身都将被视为违规者。

违规者可能被处以最高50,000印度卢比的罚款。
根据《公司法》第168条，如果发现违规行为持续存在，则违规者将每天被处以2,500印度卢比的罚款，直至违规行为停止。

临时股东大会

除法定会议、年度股东大会或任何延期会议外，公司的任何股东大会都被视为临时股东大会。此类会议可以由董事在他们认为合适的时间随时召开。但是，会议必须按照公司章程中规定的指南举行。

这些会议通常是为了处理特殊性质的事务而召开的。公司的各种行政事务，只有通过股东大会通过决议才能处理，都将在这些会议上进行。

公司成员不可能等待下一次年度股东大会来解决此类问题。因此，公司章程规定可以召开临时股东大会来解决此类问题。

临时股东大会可以由以下人员召开：

董事会或股东的请求。
如果董事会未能召集会议，则由请求召集人自行召集。
由公司法委员会。

由董事会

如果某些重要业务需要公司成员的批准，董事会可以召开公司的临时股东大会。根据公司章程，公司董事会可以在他们认为合适的时候召开临时股东大会。

董事召开临时股东大会的权力必须像董事行使的所有权力一样，在董事会会议上行使。

根据章程的规定，如果所有董事成员签署了决议，并且该决议与已通过的决议一样有效，则可以根据该决议召开股东大会。章程还规定，董事人数可能不足以召开股东大会。

因此，如果董事人数不足，任何董事或公司的任何两名成员都可以像董事会一样召集股东大会。

根据股东的请求

公司成员也可以要求召开临时股东大会。成员可以提出召开临时股东大会的请求：

持有公司已缴股本的至少10%，并有权对会议讨论事项进行表决。
如果公司没有股本，则持有成员投票权的10%。
如果拟议决议将影响其利益，优先股股东也可以要求召开股东大会。
如果成员在提出请求后停止撤回，则撤回不会使请求失效。
股份的转让不会影响成员提出请求或在会议上投票的权利。

由请求召集人自行召开

如果董事在收到召开会议的请求后21天内未能召开会议，并且在提交请求后45天内未能召开会议，则可能会出现以下后果：

对于有股本的公司，由代表已缴股本的较大价值或不少于公司总股本十分之一的请求召集人召开。
对于没有股本的公司，由持有至少十分之一总投票权的请求召集人召开。
此类会议必须在提交请求之日起三个月内召开。
此类会议应与董事会会议类似。
请求召集人无需披露在会议上拟议决议的原因。

由公司法委员会

如果由于任何任意原因实际上不可能召开除年度股东大会以外的会议，公司法委员会根据第186条可以自行或根据公司任何董事向公司法委员会提出的申请，命令召开会议。

需要根据《公司法》第186条提起诉讼，才能由公司法委员会召集会议。

董事会会议

董事会召开的会议是公司顺利运作和经营的重要方面。《1956年公司法》纳入了若干法定规定，以确保董事会批准的行动符合公司的利益。

董事会会议的频率

根据《公司法》第285条，董事会会议应每三个月举行一次。董事会可以在1月1日至3月31日之间的任何一天举行会议。因此，下次会议应在4月1日至6月30日之间举行。《公司法》第285条中没有关于倒推计算的规定。

董事会会议通知

根据《公司法》第286条，应向所有董事发出适当的会议通知。只有在发出通知后才能召开会议。通知应送达董事会每位董事。

通知应在会议前至少七天送达。对于居住在印度境外的外国董事，没有义务发出通知。但是，建议向所有董事（无论是在印度境内还是境外）送达通知。

举行会议的日期

通常，董事会会议在工作日的工作时间内举行。但是，董事会会议也可以在公众假日举行。

举行董事会会议的时间

《1956年公司法》对董事会会议的时间没有规定任何限制。它们可以根据董事会的方便在工作时间内或工作时间外举行。

举行董事会会议的地点

董事会会议可以根据董事会的方便在任何地方举行。董事会无需像股东大会和法定会议那样，选择在公司注册地所在的同一城市举行会议。董事会会议也可以在国外举行。

董事会会议的法定人数

根据《公司法》的规定，至少三分之一的董事或两名董事（以较高者为准）必须出席才能举行董事会会议。如果在计算三分之一时出现小数，则将小数计为1。这些规则也适用于私营公司。根据《公司法》第287(2)条，公司可以通过其章程提高法定人数。

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