协作写作 - 快速指南

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协作写作 - 简介

协作写作是指多个作者参与写作和完成作品的写作项目。它与共享写作在执行方式上有所不同，即在共享写作中，人们将各自的工作领域分配给自己，并专注于这些领域。

然而，协作写作中，会聘用多位作者来完成任务，而这些作者的责任领域是重叠的。这意味着作者有权查看你撰写的內容，并提出你可能实施也可能不实施的修改建议。

日常生活中的一個例子就是维基百科词条，这些词条由人们撰写，由管理员编辑，读者提出修改建议。在一个真正的协作写作环境中，每位作者都有平等的能力和权限参与写作、编辑、建议修改、删除文本和添加更多内容的任务。

这使得最终能够产出最佳作品，因为在发表书面文本之前，会对其进行多次递归处理。协作写作鼓励对书面文本进行一系列修改，以便就文本的准确性达成共识。

协作写作的范围

专业写作是各种职业、组织和部门中的一种需求。由于高质量任务的快速获得，协作写作现在被广泛应用于从教育到远程学习的许多领域，因为人们已经观察到，**当人们被赋予权力去编辑他们不同意的文本时，他们会更加关注文本**。

这引发了一场健康的辩论，因为要求原作者提供可靠的来源来支持其论点。这种基于相互互动的内容改进使最终产品为所有人所接受。虽然其中一些文件是由单个作者计划、起草、修订和编辑的，但大多数业务报告和重要的较短的沟通内容要么是正式地小组写作，要么是由公司中的关键读者进行审核。

据行业专家报道，**大约 87% 的职场写作者** 通过协作而不是孤立的写作来提交他们的任务。一名专业的协作写作者需要具备语言能力、技能和学科知识，这些能力使他能够参与协作写作。

协作写作 - 劳瑞理论 (Lowry's Theory)

多年来，研究人员和商业专家一直在研究协作写作及其影响。根据这些研究人员的观察，出现了许多理论和工作模型。根据**保罗·本杰明·劳瑞 (Paul Benjamin Lowry)** 的说法，必须概念化一种共同的词汇，以便团队或团队中不同的人可以在协作写作中使用。

他认为，如果没有这种共同的词汇，投入协作流程并让他们自己完成工作的团队将会严重浪费时间、精力和金钱等资源。考虑到这些因素，他提出了五种协作写作策略，它们是：

• 单人作者写作 (Single Author Writing)
• 顺序单人写作 (Sequential Single Writing)
• 并行写作 (Parallel Writing)
• 反应式写作 (Reactive Writing)
• 混合模式写作 (Mixed Mode Writing)

现在让我们详细讨论每种协作写作策略。

单人作者写作 (Single Author Writing)

单人作者写作是指一人代表整个团队进行协作写作。这种写作方式通常在律师事务所实行，律师雇佣团队进行所有研究和文书工作，而他自己则对所述事实的准确性或谬误负责。

顺序单人写作 (Sequential Single Writing)

在顺序单人写作中，一群作者按顺序在一个写作项目的不同领域工作。这意味着写作的责任由团队成员按数字顺序共享。应该首先开始写作的作者将完成他的部分，然后将文档传递给序列中的第二位。

并行写作 (Parallel Writing)

并行写作在方法和实施上与共享写作非常相似，它涉及雇佣一群人，给他们分配文档的不同部分，并要求他们同时处理各自的领域。并行写作有两种类型，一种是将文档分成较小的部分，并让不同的成员负责这些部分的写作。

另一种是让参与写作过程的团队成员承担不同的角色。例如，校对、事实核查、排版校正等。

反应式写作 (Reactive Writing)

反应式写作涉及不同的团队成员或不同的团队查看彼此的输出并通过建议更改、校对、事实核查、编辑等方式“对”内容做出“反应”。这被认为是一种健康的做法，并确保撰写的文档具有可信度。

混合模式写作 (Mixed Mode Writing)

在混合模式写作中，写作过程中会采用部分或全部上述模式。例如，一个团队可能按写作顺序安排其团队成员，因此，当第一个作者正在撰写他的一部分文档时，其余成员可能会对其进行反应式写作。当前几位作者完成任务后，他们反过来也可以成为反应式作者。

协作写作 - 建构理论 (Construction Theory)

Javier Onrubia 和 Anna Engel 对三个学生小组进行了研究，这些小组参与了四到八个书面产品的协作写作。在分析这些团队在准备书面文本时使用的策略后，他们确定了四个不同但相互关联的知识建构过程。这些过程如下：

• 并行建构 (Parallel Construction)
• 顺序累加式建构 (Sequential Summative Construction)
• 顺序整合式建构 (Sequential Integrating Construction)
• 整合式建构 (Integrating Construction)

现在让我们详细讨论这四个过程。

并行建构 (Parallel Construction)

要求每个小组成员处理文档的不同部分，最后，最终文档由这些不同部分并置而成。在另一种情况下，文档被分成不同的部分，并分配给每个队友。在作者提交了他的一部分文档后，从中选择较小的文本部分并并置起来构成最终文档。

顺序累加式建构 (Sequential Summative Construction)

一位团队成员（通常是高级成员）提供一份部分完成的文档，其中包含根据所需的样式、技术、措辞和规范制作和部分完成的不同部分。然后，其余团队负责完成不同部分的写作并提交最终完整的文档。

顺序整合式建构 (Sequential Integrating Construction)

一位团队成员向团队提交一份部分完成或完整的文档，其余团队成员会在该文档上提出更改建议，提供合理的修改，或就他们同意或不同意的部分进行讨论。对文档进行连续贡献。

整合式建构 (Integrating Construction)

顺序整合式建构和整合式建构的区别在于，在后者的情况下，更改和修改是在文档撰写过程中提出的，而不是等到文档提交后才开始贡献过程。

协作写作 - 参与理论 (Engagement Theory)

Stephen M. Ritchie 和 Dona Rigano 采访了一位科学老师，他作为系主任，希望改革学校的教育模式。通过将他的信仰体系与这位老师从其他科学老师那里获得的同意、让步、谈判、权衡和拒绝进行比较，Ritchie 和 Rigano 能够识别出团队成员在实施中的**两个参与级别**。它们是：

• 轮流写作 (Turn Writing)
• 主导写作 (Lead Writing)

轮流写作 (Turn Writing)

这种写作形式更具合作性，作者贡献不同的部分，带来更改和额外的修改，然后由主笔检查、实施和整理。

主导写作 (Lead Writing)

给两个或多个主题专家一段文本进行撰写，他们会表达自己的想法，其他人会对文本进行修改，从而完善和改进文本。最终文本将由另一位团队成员充当抄写员来写下。当主题完成时，其中一位专家将担任抄写员，其他作为当前主题专家的队友将表达他们的想法。

协作写作 - 模式理论 (Pattern Theory)

Lisa Ede 和 Andrea Lunsford 研究了文本受众的重要性。他们提出了一个名为“目标受众与隐含受众”的理论，该理论讨论了任何作者作品都可能存在预先存在的受众，作者将通过其作品来表达，并且在写作时必须牢记这一点。

另一个论点是，作者创造了自己的受众，他们不需要在创作内容时考虑受众。根据他们的观察和学习，他们为协作写作理论化了七种组织模式，其中包括：

第一种模式

在这种模式中，整个团队概述任务并将其分配给团队成员，每个成员然后准备并提交。然后，整个团队编译各个部分并修改整个文档。

第二种模式

团队计划并概述写作任务，但是只有一名成员部分起草文档，其余团队成员则编辑、修改文档并进行最终修订。

第三种模式

在这种工作模式中，团队中只有一名成员撰写最终草稿，然后由团队其余成员进行修订。第三种模式与第二种模式的区别在于，这里成员撰写的是完整的草稿，而不是部分草稿。

第四种模式

一位队友概述并撰写文档。完成后，他会将文档提交给其他队友，其他队友可能会也可能不会就所做的更改或修改咨询原作者。

第五种模式

在第五种模式中，整个团队集体概述并撰写草稿，之后一名或多名成员在不咨询团队其余成员的情况下修改草稿。

第六种模式

第六种模式将团队大致分为三个部分：

• 一位主管成员，负责概述、划分和分配任务给团队成员。
• 第二位主管，负责收集团队成员完成的任务并进行编译。
• 其余团队成员成为作者。

第七种模式

第七种模式也把团队分成三组，第一组负责口述，第二组负责转录，第三组负责编辑最终文档并提交最终草稿。

Ede 和 Lunsford 发现，在不同模式下工作的团队成员的满意度水平有所不同。许多人承认，他们希望参与一个目标清晰明确且透明共享的目标的写作过程。

他们还注意到团队成员之间的**相互尊重程度**、作者对其内容的控制权、他们参与编辑过程的程度、共享信用的方式、冲突管理、对作者的约束以及项目在组织中的重要性。

示例

研究人员发现，与在培训室中教授跨文化课程相比，人们通过相互互动可以更多地了解不同的文化。例如，西班牙文化敏感性课程中的一些常见协作任务是：

协作写作 - 应用

如今，许多写作任务都离不开协作写作团队。例如，一家大型出版公司想出版一本关于西班牙文化的书籍，可能会委托印度的跨文化专家团队撰写，但也会委托西班牙的写作团队进行修订。

协作写作和同行评审是不同的活动，因为同行评审基本上是一个纠正、编辑和批评导向的过程，它发生在协作写作之后。但是，两者是相关的，并且经常一起进行，因此同行评审已成为协作写作的一部分。

同行评价

在处理协作写作任务时，重要的是要确定团队成员可以评价其他团队成员成果的范围。这个决定通常由团队领导在与团队成员协商后做出。

一些最常见的评价领域包括检查完成情况、合作程度和对作者的依赖程度、作者投入的工作量以及其成果的质量。其中最重要的因素是其是否遵守截止日期。

作为团队领导，这个人应该能够快速概述项目，并将不同的责任分配给不同的团队成员，或者在团队中的不同作者之间分配写作责任。

他应该能够激励作者在写作过程变得单调乏味时继续写作，并且应该能够解决同行评审过程中经常出现的冲突。

在协作写作中，小组作业的设计方式使得整个团队都参与写作。这提高了团队成员的领导力、规划能力、分工和责任共担能力。

规划尤为重要，因为作者倾向于独立工作，这意味着他们可能不喜欢频繁的交流和信息更新。为了有效地管理协作写作任务，需要考虑以下几个因素：

• 项目的描述
• 成功标准
• 项目大纲
• 平均分配任务
• 责任均摊
• 遵守进度安排
• 适当的编辑和
• 及时分享反馈

协作能力 (Collaborative Competency)

协作能力不仅对学习者很重要，对雇佣他们的公司也很重要。经营公司的核心思想是确保产品能够销售出去。协作作者有望通过他们的作品创造销售、营销、关系建设和可靠性的机会。

考虑到这一点，职场作者需要通过他们的书面文本磨练精湛的沟通技巧。对协作写作的需求也基于某些实际因素。例如，对于任何单一作者来说，写一封充满冗长、复杂条款和条件的商务信函都可能极具挑战性。

即使这个人是一位经验丰富的撰稿人，他也无法概括出文档中需要的所有要点，如果他做到了，那么他将花费额外的时间来考虑所有因素和要素。为了避免这种想法和时间的拥堵，如今的公司招聘协作团队来经济高效地解决这些限制。

商业环境常常决定协作过程。例如，作者通常会被指示在写作时牢记公众情绪和产品收到的总体评价。

协作写作的好处

协作过程也用于政治进程中，两个国家达成协议，他们决定并同意的一切都达成共识。在这种敏感的情况下，任何一个国家的任何个人或任何一个国家都不希望独自负责起草如此重要的文件。

在这种情况下，协作写作过程涉及两国最好的起草团队。这确保了一个公平的竞争环境，任何国家都不能在以后利用文本的任何次要解释。这就是为什么如今所有条约都是由一个以协作写作原则工作的委员会起草的。协作写作的更多好处如下：

• 更高的输出质量，因为来自众多作者的不同视角、技能和投入。
• 在一个团队中工作，参与者试图超越彼此，这是非常有激励作用的。
• 共同作者作为批评者，在起草过程中提供宝贵的反馈。
• 经验较少的作者获得了行业经验以及与资深作者一起工作的经验。
• 团队成员之间更好的工作关系和协调。
• 由于成员之间的协作和反馈，最终稿件得到了一致的认可。

正如你所看到的，协作写作在多种情况下不仅提高了效率和可靠性，而且是不可或缺的必要条件。

协作写作的陷阱

与任何创作过程一样，有时高技能的人也会有意见分歧。当出现这种情况时，协作团队会很快分裂成子团队，如果团队领导没有迅速应对这种情况，事情就会失控。协作写作的一些陷阱如下：

• 在政治和社会挑战面前，协作写作几乎总是举步维艰。
• 由于作者众多，协作过程的协调对管理者来说非常复杂。
• 在政治进程和物流文件中，协作写作非常耗时。
• 如果团队中的所有作者都缺乏经验，则文档的质量不一定更高。
• 文化差异和冲突的写作风格可能难以融合成一个声音。
• 关于权力、工作风格和资历的个人冲突有时是不可避免的。

协作团队失败的一些最常见原因是团队中最年轻成员在掌握概念和正确方法方面的薄弱。人们可能会质疑雇用初级员工的原因，如果他们证明效率低下，但他们的任命取决于后勤和预算方面的考虑。

除此之外，沟通问题，如简报不当和作者之间的物理距离，团队频繁的编辑也会减慢进程并导致团队失败。

职场协作写作 (Collaborative Writing at Workplace)

在对在知名组织工作的员工进行采访时，他们承认他们的大部分个人工作也是他们经常与同事合作的结果。研究表明，协作作者最常进行以下操作：

• 概述计划并选择一人起草文件。
• 审查、修改和提供对同事作品的反馈。
• 参与具有共享作者身份的团队。
• 为资深同事代笔。

专家们还提到了作者需要具备的一些技能，才能与其他团队进行适当的合作。最重要的技能是积极倾听和自我反省，在这种情况下，这将被理解为自我审查。

其他技能包括可靠性、建立信任、能够接受批评而不过度防御、拥有独特的观点但同时承认不同的观点、能够管理冲突和管理错误的假设并将其引导到正确的方向。

研究人员还建议作者制定一些切实可行的策略来处理写作过程的不同阶段，例如概念化、起草、审查等，或处理特定活动，例如冲突处理等。

协作写作如何鼓励思想共享

协作写作应该被作者用作一个机会，将不同的观点、目的和认知融入到文档过程中。他们可以通过使用技术，例如互相发送电子邮件或共享和合并文档来做到这一点。

例如，Microsoft Office Word 有一个非常好的功能“修订”，它记录了各个作者对文档所做的更改，以及编辑者或审阅者的姓名。

大多数协作写作专家都承认，现有的协作写作模型是在考虑学术教育的基础上建立的。因此，为了修改技术和基础设施以适应和满足业务需求，工作中的作者需要与学术界保持联系，与他们分享他们的需求和反馈，以便开发人员在开发最佳交互工具时能够考虑所有不同的改进建议。

寻找共同的声音

对写作团队的研究表明，团队非常重视概述协作的实际应用，并最终确定最佳实践，例如写作、阅读、团队管理等。面向目标受众的概念根深蒂固。

未来协作实践中最重要的概念是理解文章将获得的受众。重要的是要了解团队如何看待和应对他们的受众。

现在，受众可以分为内部受众（团队成员）和外部受众（将阅读文档的非组织人员）。即使外部受众有不同的期望，作者是否会倾向于迎合内部受众以获得他们文档的认可？

随着协作写作过程的进一步普及和接受，这些问题将被更频繁地提出。作者将这种现象称为寻找一致的声音。这种声音需要与商业场景或政治合规性相一致。组织通过分发备忘录、召开会议和安排会议来传播他们的声音。

协作写作 - 方法论

在处理一项重要的协作任务时，写作团队首先应该学习如何协调他们的任务，方法是概述一个工作模型。最常见的策略是为每个团队成员分配至少两个角色，一个可以与写作相关，另一个角色与后期制作相关，例如编辑、安排、监控等。

这需要团队中每个人都具备高度的职业素养和思想的互联互通。最重要的是要注意，即使写作的角色可以明确地规划出来，另一个角色也可以灵活地重叠。

在协作写作结构中，没有人可以成为任何责任的唯一承担者。一个完整的团队也可以分成子团队，承担特定的角色，例如：

• 作者——这个团队的所有成员都负责写作和完成文档。

• 组长——这个小组负责团队的协调、行动的安排和组织。

• 编辑——这个小组将负责编辑、插入样式和校对文档，无论是定期进行还是在最终文档提交后进行。

• 图形设计师 − 此团队负责设计插图以及文档的纸质和网络印刷版面。

• 主题专家 − 此团队负责研究主题并解答团队的疑问。他们校对文档的技术部分以确保准确性。

• 网站管理员 − 此团队负责将文档内容发布到网站并维护网站。

确定哪个团队成员适合哪个工作是任何协作写作的初步阶段。在第一次会议上，团队成员聚在一起，讨论他们的背景以及他们最擅长工作的领域。团队负责人会记录成员的技术写作技能、背景、编辑流程和经验。

在随后的会议中，团队概述项目，分配责任，并要求从下一次会议开始提交每周非正式进度报告。团队成员可以在随后的会议中轮流记笔记。

协作写作 - 编辑策略

在审查和修改最终稿件时，团队应制定策略来帮助他们评估和编辑团队的写作，例如实施质量控制措施、定期审查和分享反馈。反馈应关注写作是否：

• 实现了其主要目标，即满足读者的需求。
• 识别并解决了所有版权和编辑问题。
• 审查和编辑了文档的所有最终部分。

由于这些会议是在文档的部分内容设计完成后举行的，因此团队必须预测写作过程中可能出现的许多问题，例如校对、语法使用、内容检查等。

之后，他们必须提及项目状态，记录与初始计划的任何偏差，以及导致第一行动计划与当前计划之间差异的行动清单。此过程分为以下两个部分：

• 审查草稿
• 非正式进度报告

让我们详细讨论这两个部分。

审查草稿

在这个部分，团队将展示他们的文档，承认未完成的部分，并在项目中为它们留出空间。

在演示的后期阶段，他们将描述这些空间中将要提及的内容。

每个团队成员都应该有权审查和评估其他团队成员。

反馈应简短、准确和具体，以便成员能够快速行动。

非正式进度报告

非正式进度报告可以像每周备忘录一样，清晰地说明团队的进度。团队成员应该在最初签署彼此的进度报告。

备忘录应解决以下问题：

• 谁参加了会议？
• 谁缺席了会议，为什么？
• 议程上的项目清单是否已讨论？
• 下一个行动计划序列是什么？
• 每个参与者的参与和进展情况如何？

这些进度报告应包括所有团队成员的姓名、联系方式，即电话号码和电子邮件地址，以便于联系。

协作写作 - 软件

目前世界上所有最好的编辑文章撰写者都使用协作写作软件。这有助于他们即时编辑作品，并使他们的想法以比以往更有影响力的文字表达出来。

通过各个级别的编辑过程不断改进他们的作品，使创作过程更加无误且更全面。它也增加了作品的魅力和娱乐价值。考虑到这一因素，许多公司都推出了创新的在线平台，如Editorially，用于协作写作。

它帮助作者为他们的文档添加朋友标签，这有助于他们的朋友提供文档反馈。然而，“Editorially”有一个很大的缺陷——它不允许两个协作作者同时在线编辑同一个文档，这实际上违背了协作写作的概念，尤其是在处理技术文章时，其中多个章节将专门用于数字和公式。

一旦作者克服了Editorially的缺点，就产生了对新型协作写作软件的需求。该领域的专家们已经确定了一些需要在任何好的协作写作软件中解决的重要问题，其中一些包括：

• 免受干扰
• 交互式支持
• 注释和讨论
• 文档处理
• 导入和导出

现在让我们详细讨论这些策略。

免受干扰

当作者失去思路时，写作会变得困难。事实上，作者以长时间不活动而闻名。因此，当作者对某个想法很感兴趣时，不应因烦人的弹出窗口、通知、注释等而被打扰。黄金法则是：在他需要帮助时才提供帮助。

交互式支持

软件应尽可能减少作者与用户界面的交互。这意味着应该有很多键盘快捷键和两键组合命令。

例如，用连字符（-this-）括起来的单词可以使文本以斜体粗体显示，例如this。字体也应该更容易阅读。

注释和讨论

真正的协作写作工具不仅应在写作过程中提供帮助，还应帮助共享和编辑内容，同时支持文本的讨论和审查。协作团队必须具备突出显示或替换文本并跟踪这些更改的功能。在与多个贡献者合作时，每个人的评论都应该易于发现。

文档处理

文档可能会经过多次修订，因此每个更改都应可追溯到原始草稿。当以协作方式编写文档时，恢复旧文本、格式或更改非常重要。

导入和导出

最后，软件应该足够通用和兼容，允许作者导入他们想要整合的任何附加扩展。它还应允许使用文件共享软件，如Dropbox等。

结论

学习以团队协作方式编写项目的能力，在当今世界被认为是一项宝贵的财富。许多雇主已经开始优先考虑那些能够处理协作写作任务的员工。

组织的未来在于制作共享作者身份的文档。他们需要相互信任，处理敏感的专有材料，以便将来能够一起工作。协作写作的独特性质将确保他们培养更大的文化敏感性和起草文档的多种观点。

总而言之，每个人成功参与协作团队工作才是最符合大家利益的，因为这是商业写作的未来发展方向。